Workflow: Asset Lifecycle — Viața unui Activ

Module implicate: Assets (Groups · Locations · Allocation · Actions · Depreciation) · Staff · Clients (portal)
Cine îl folosește: IT/Admin · HR · Financiar · Management
Durata tipică: Continuu — de la achiziție la casare

Overview

Modulul Assets gestionează inventarul de active fizice al companiei (laptopuri, telefoane, echipamente, mobilier etc.) pe tot parcursul ciclului de viață: achiziție, alocare la angajați, raportare stricăciuni, reparații în garanție, pierderi și casare. Deprecierea este calculată în timp real la vizualizare — nu există job programat.

Nu există flux de aprobare. Toate acțiunile (alocare, revocare, pierdere, casare) se execută imediat la POST — fără stări pending sau aprobare de manager.

Nu există legătură cu modulul Fleet și nici cu modulul Expenses/Purchase Orders. Costul de achiziție este stocat direct pe fișa activului (unit_price), nu genereaza automat o cheltuială sau o factură de achiziție.

Statusul activului nu este un câmp explicit — este derivat din contoare (total_allocation, total_lost, total_damages etc.). Tab-urile din interfață filtrează pe baza acestor contoare.

Diagrama fluxului

[SETUP — admin, o singură dată]
  │
  ├── Asset Groups (categorii: IT, Mobilier, Vehicule etc.)
  ├── Unit Types (unități de măsură: bucată, set, kg)
  └── Asset Locations (locații fizice — admin only)
  │
  ↓
[1. ACHIZIȚIE / CREARE ACTIV]
  │
  ├── Assets → New Asset
  ├── Câmpuri: assets_code, assets_name, amount (cantitate), unit_price, date_buy
  │     warranty_period (luni), depreciation (luni), asset_group, asset_location
  ├── Furnizor: supplier_name, supplier_address, supplier_phone
  ├── Atașamente (facturi, certificate, poze)
  └── inventory_history: acction='add_new', begin=0, end=amount
  │
  ↓
[2. STOC SUPLIMENTAR (opțional, dacă se achiziționează unități adiționale)]
  │
  ├── acction_2: type='additional'
  ├── amount += unități adăugate
  └── inventory_history: acction='additional'
  │
  ↓
[3. ALOCARE LA ANGAJAT]
  │
  ├── acction_1: type='allocation', acction_to=staffid
  ├── Câmpuri: amount (cantitate), acction_location (locul predării), acction_reason
  ├── total_allocation += amount
  ├── Stoc disponibil = amount - total_allocation
  └── inventory_history: acction='allocation'
  │
  ↓
[4. ÎN FOLOSINȚĂ — activ alocat]
  │
  ├── Tab "In Use": total_allocation > 0
  ├── Staff vede activele proprii (dacă permisiunile permit)
  └── Client poate vedea activele proprii în portal (dacă visible_to_client=1 + belongs_to)
  │
  ↓
[5. EVENTS ÎN TIMP (oricare, în orice ordine)]
  │
  ├── [A] STRICAT: type='broken' → total_damages += amount (cantitatea NU scade)
  │
  ├── [B] GARANȚIE/REPARAȚIE (din stricăciuni):
  │     type='warranty' → total_warranty += amount, total_damages -= amount
  │     cost = costul reparației
  │     Max = total_damages - total_warranty (piese nerepamate net)
  │
  ├── [C] PIERDUT: type='lost' → amount -= amount, total_lost += amount
  │     (eliminare permanentă din inventar)
  │
  └── [D] REVOCARE (returnare de la angajat):
        type='revoke', acction_to=staffid
        total_allocation -= amount
        Sistem verifică net allocation per staff înainte de revocare
  │
  ↓
[6. CASARE (end-of-life)]
  │
  ├── type='liquidation'
  ├── amount -= cantitate casată, total_liquidation += cantitate
  ├── cost = valoarea de recuperare/vânzare la casare
  └── inventory_history: acction='liquidation'
  │
  ↓
[RAPORT DEPRECIERE]
  │
  ├── Assets → Reports → Depreciation
  ├── Calcul PHP în timp real (nu există tabel de depreciere):
  │     luni_scurse = (azi - date_buy) / 31 zile
  │     depreciere_lunară = (unit_price × amount) / depreciation_luni
  │     depreciere_cumulată = luni_scurse × depreciere_lunară
  │     valoare_reziduală = (unit_price × amount) - depreciere_cumulată
  └── Filtrabil per grup de active sau activ individual

[ACTIV CASAT ✓ · INVENTAR ACTUALIZAT ✓]

Pas cu pas

1. Configurare inițială

1a. Asset Groups

Unde: /admin/assets → Settings → Asset Group → Add Group

Categorii de active (ex: „Echipamente IT", „Mobilier", „Vehicule"). Obligatoriu cel puțin un grup.

1b. Unit Types

Unde: /admin/assets → Settings → Unit Types

Unitățile de măsură pentru cantitate (ex: „Bucată", „Set", „Kg"). Se pot adăuga unități personalizate cu unit_code, unit_name, unit_symbol.

1c. Asset Locations

Unde: /admin/assets → Settings → Asset Locations (admin only — is_admin())

Locații fizice ale activelor (ex: „Birou București", „Depozit", „Sediu Cluj"). Accesibil exclusiv adminilor.

2. Creare activ

Unde: /admin/assets → New Asset

Câmpuri obligatorii:

Câmpuri financiare:

Câmpuri furnizor: supplier_name, supplier_address, supplier_phone — stocate inline, fără legătură cu modulul Purchase/Vendors.

Portal client:

• visible_to_client = 1 — activul apare în portalul client
• belongs_to — IDs clienți care văd activul (CSV)
• Contact trebuie să aibă permisiunea asset (permission_id = 7)

3. Acțiuni pe activ (tab-uri în interfață)

3a. Alocare (Allocation)

Unde: fișa activului → butonul Allocation

Stoc disponibil după alocare = amount - total_allocation.

3b. Revocare (Revoke)

Unde: fișa activului → butonul Revoke

Sistem verifică AJAX cantitatea net alocată pentru staffid-ul selectat. Nu poți revoca mai mult decât are angajatul alocat.

3c. Stricat (Broken)

Unde: fișa activului → butonul Broken

Marchează unități ca deteriorate. Cantitatea totală NU scade — unitățile stricate rămân în inventar până la reparare sau casare.

total_damages += amount → activul apare în tab-ul „Broken".

3d. Garanție/Reparație (Warranty)

Unde: fișa activului → butonul Warranty

Conversie unități stricate → reparate.

total_warranty += amount, total_damages -= amount.

3e. Pierdut (Lost)

Unde: fișa activului → butonul Lost

Eliminare permanentă din inventar. amount -= amount, total_lost += amount.

3f. Casare (Liquidation)

Unde: fișa activului → butonul Liquidation

amount -= amount, total_liquidation += amount.

3g. Adăugare stoc (Additional)

Unde: fișa activului → butonul Additional

Crește inventarul cu unități noi (ex: achiziție suplimentară din același tip). amount += amount, cost = unit_price × added_amount.

4. Tab-uri de filtrare (derivate din contoare)

5. Raport depreciere

Unde: /admin/assets/depreciation

Filtrabil per grup și per activ individual. Calcul în timp real:

luni_scurse      = (azi - date_buy) / (60×60×24×31)
depreciere_lunară = (unit_price × amount) / depreciation
depreciere_totală = luni_scurse × depreciere_lunară
valoare_reziduală = (unit_price × amount) - depreciere_totală

Nu se generează înregistrări contabile automate — raportul este informativ.

Permisiuni necesare

Gotchas

Referințe module

• Fleet Management — vehicule (modul separat, fără legătură cu Assets)
• Expenses — cheltuieli (nu se generează automat din Assets)
• HR — Staff — angajații cărora li se alocă active