Departament Financiar

Roluri acoperite: Contabil · Responsabil Facturare · Casier · CFO / Director Financiar
Module principale: Invoices · Payments · Credit Notes · Proformas · Expenses · Bank Statement · Cash Statement · Chart of Accounts · Taxes · Currencies · Account Balances · eTransport · SAGA · WinMentor · Reports

Cine sunt utilizatorii acestui ghid

Harta modulelor financiare

VENITURI                         CHELTUIELI
────────                         ──────────
Invoices (Facturi clienți)       Expenses (Cheltuieli)
Proformas                        Vendor Invoices (Facturi furnizori)
Recurring Invoices               Debit Notes (Note debit furnizori)
Payments (Încasări)              Account Balances (Retrageri)
Credit Notes (Storno)

CONTABILITATE BANCARĂ            CONFIGURARE
─────────────────────            ───────────
Bank Statement (Extras bancar)   Taxes (TVA)
Cash Statement (Casierie)        Currencies (Cursuri valutare)
Account Balances                 Payment Modes (Metode plată)
Chart of Accounts (Plan conturi) Billing Config (Serii facturi)

RAPORTARE & EXPORT               CONFORMITATE
──────────────────               ────────────
Financial Reports                eTransport (ANAF)
Expenses vs Income               SAGA Export
Tax Summary                      WinMentor Sync
Sales by Period                  eFactura

Rutina zilnică recomandată

Dimineața (20–30 min)

1. Facturi scadente azi și restante
/admin/invoices/list_invoices?status=4 — Facturi Întârziate (overdue)
/admin/invoices/list_invoices?status=1 — Facturi Neîncasate cu scadența azi

Contactezi clienții restanți sau trimiți email automat de reminder.

2. Plăți de confirmat
Verifici extrasele bancare primite (email bancă) față de plățile înregistrate în CRM.
/admin/bank_statement — Reconciliere tranzacții bancă vs. facturi CRM.

3. Facturi furnizori scadente
/admin/purchase/myinvoices?payment_status=unpaid — Filtrezi după due_date ≤ azi
Aprobi plăți sau anunți managerul pentru fonduri.

Cursul zilei

• Emiți facturi pentru comenzile livrate sau serviciile prestate
• Înregistrezi plăți primite (virament, cash, card, online)
• Procesezi cheltuieli cu bonuri atașate
• Reconciliezi extrasul bancar — potrivești tranzacțiile cu facturile

Săptămânal

• Raport Venituri vs. Cheltuieli — /admin/reports/expenses_vs_income
• Raport TVA — sume TVA colectată și deductibilă pe perioadă
• Export SAGA / WinMentor — dacă contabilitatea externă folosește aceste softuri
• Verificare sold conturi — Account Balances per cont bancar și casierie

Lunar

• Închidere lună: reconciliere completă bancă + casierie
• Generare rapoarte pentru contabilitate (export date)
• Verificare facturi recurente generate automat
• Export eTransport pentru declarațiile ANAF la transport
• Actualizare curs valutar pentru facturare în valută

Facturi client — emitere și urmărire

Unde: /admin/invoices

Creare factură

Serii de facturi (Billing Series)

Fiecare companie are serii de numerotare configurate la /admin/billing/config:

Format număr factură: [prefix]-[număr] (ex: CRM-001, F-2026-001).

Statusurile facturii — ce faci la fiecare

Data scadenței

Calculată automat: data_factură + invoice_due_after_days (default: 30 zile, configurabil la /admin/billing/config).

Facturi recurente

Unde: /admin/invoices/recurring

Pentru abonamente, chirii, retainer-e:

• Stabilești suma, frecvența (lunar/trimestrial/anual), data de start și numărul de cicluri
• Sistemul generează factura automat la fiecare ciclu (via cron job)
• Opțional: factura e trimisă automat la generare

→ Recurring Invoices

Proformate

Unde: /admin/proformas

Proforma = document neoficial de plată în avans sau de confirmare comandă înainte de livrare. Nu are regim fiscal, dar clientul plătește pe baza ei.

Statusuri proformă

Conversie Proformă → Factură Fiscală

La primirea plății sau la livrarea produsului:

1. Deschizi proforma → buton Convertește în Factură
2. Se creează factură cu aceleași linii și sume
3. Proforma rămâne arhivată cu referința facturii

Înregistrarea plăților (Încasări)

Unde: /admin/payments sau direct din factură → Înregistrează Plată

Câmpuri plată

Plăți parțiale

Înregistrezi oricât de multe plăți parțiale pe aceeași factură. La suma totală acoperită → statusul devine automat Plătită.

Plăți în avans pe contul clientului

Dacă clientul plătește înainte de emiterea facturii:

1. Mergi la fișa clientului → tab Credits
2. Adaugi suma ca credit pe cont client
3. La emiterea facturii → aplici creditul disponibil → reduce suma de plată

Note de credit (Storno / Credit Notes)

Unde: /admin/credit_notes

Când emiți o notă de credit

• Factură emisă eronat (sumă greșită, client greșit)
• Returnare marfă de la client
• Discount acordat post-factură
• Anulare serviciu parțial livrat

Statusuri notă de credit

Aplicarea unui credit

Metoda 1 — Aplicare pe o factură:
Din nota de credit → Apply to Invoice → selectezi factura → introduci suma aplicată.
Efectul: tblcredits.amount scade soldul facturii respective.

Metoda 2 — Rambursare cash:
Din nota de credit → Refund → suma returnată clientului înregistrată în tblcreditnote_refunds.

Balanța unei note de credit

Total credit = Suma din nota de credit
Aplicat = SUM(tblcredits.amount) pe facturi
Rambursat = SUM(tblcreditnote_refunds.amount)
Disponibil = Total - Aplicat - Rambursat

Cheltuieli (Expenses)

Unde: /admin/expenses

Creare cheltuială

Câmpuri cheie:

TVA pe cheltuieli

Calculul automat: total = sumă + (tax1% × sumă) + (tax2% × sumă)

Exemplu: 500 RON cheltuială + TVA 19%:

• amount = 500
• tax_amount = 95
• total = 595

Cheltuieli recurente

Configurezi o cheltuială ca recurentă (chirie, abonament software, asigurare):

• recurring = 1, repeat_every, recurring_type (monthly/quarterly/annual)
• Cron job generează cheltuiala automat la fiecare ciclu
• Fiecare recurență → înregistrare nouă cu aceleași date

Cheltuieli refacturabile (Billable)

Cheltuieli cu billable = 1 apar disponibile la facturarea clientului sau proiectului:

1. Creezi cheltuiala + bifezi Billable + asociezi clientul
2. La emiterea facturii clientului → secțiunea Unbilled Expenses → selectezi cheltuielile de inclus
3. Cheltuiala devine Invoiced — nu mai apare la facturările viitoare

Extras Bancar (Bank Statement)

Unde: /admin/bank_statement

Structura unui extras bancar

CONT BANCAR (tblbilling_bank)
  │  IBAN, bancă, monedă, cont GL asociat
  │
  └── EXTRAS (tblbank_statements)
        │  perioadă, sold inițial, sold final
        │
        └── TRANZACȚII (tblbank_statement_transactions)
              │  descriere, sumă, dată, cod tranzacție
              │
              └── RECONCILIERE (tblbank_statement_transaction_reconciles)
                    legătură la factură / cheltuială / notă de credit

Procesul de reconciliere

1. Primești extrasul bancar (PDF / CSV de la bancă)
   ↓
2. Importezi sau introduci tranzacțiile manual în CRM
   ↓
3. Per tranzacție: sistem caută automat factura potrivită
   (după descriere, sumă, referință OP)
   ↓
4. Confirmi potrivirea sau alegi manual factura
   ↓
5. Tranzacție marcată reconciliată
   ↓
6. Sold verificat: sold_inițial + intrări − ieșiri = sold_final ✓

Importul extrasului bancar

Format suportat: CSV sau DBF (importul via /bank_statement/import_dbf)

Tipurile de tranzacții din extras:

Balanța contului bancar

Sold = sold_inițial (opening_balance)
     + SUM(plăți facturi client)
     + SUM(transferuri intrare)
     + SUM(venituri diverse)
     − SUM(cheltuieli)
     − SUM(transferuri ieșire)
     − SUM(retrageri)

Extras Casierie (Cash Statement)

Unde: /admin/cash_statement

Identic cu extrasul bancar, dar pentru registrul de casă (cash fizic).

Diferența tehnică: contul de casierie are cash = 1 în tblpayment_modes.

Operații specifice casieriei:

Planul de Conturi (Chart of Accounts)

Unde: /admin/chart_of_accounts

Structura conturilor

Format cod: XXXX.NNNN (ex: 4111.0001 = Client 1, 401.0001 = Furnizor 1)

Tipuri principale:

Utilizare practică

Planul de conturi este utilizat în:

• Reconciliere bancară — fiecare tranzacție poate fi asociată unui cont GL
• Cheltuieli — câmpul id_chart_of_account alocă cheltuiala la un cont
• Clienți — câmpul coa_input pe fișa clientului linkează clientul la contul de creanțe
• Export SAGA/WinMentor — codurile de conturi sunt mapate în exportul contabil

Generare automată de conturi

Metoda generate_next_account_code() atribuie automat codul următor disponibil în secvența unui prefix. Codurile generate nu se duplică în cadrul aceleiași companii.

Taxe și TVA

Unde: /admin/taxes

Cotele TVA configurate în România

Multi-taxă per linie de factură

Fiecare linie dintr-o factură / cheltuială poate avea două taxe simultane (tax și tax2):

• Util pentru accize + TVA
• Sau pentru split-uri fiscale specifice

Raport TVA

Lunar, extragi din Reports suma TVA colectată (pe vânzări) și deductibilă (pe achiziții):

• TVA colectată = SUM(tax_amount) din facturi emise
• TVA deductibilă = SUM(tax_amount) din cheltuieli și facturi furnizori
• TVA de plată = TVA colectată − TVA deductibilă

Multi-valută și cursuri de schimb

Unde: /admin/currencies

Configurare

Actualizare curs valutar

Automat (BNR): Funcția daily_bnr() preia cursurile zilnice de la Banca Națională a României — rulează via cron job zilnic.

Manual: Din /admin/currencies → editezi cursul direct.

Facturare în valută

La emiterea unei facturi în EUR:

1. Selectezi moneda EUR pe factură
2. Sistemul aplică cursul curent stocate în tblcurrencies.rate
3. Suma este afișată în EUR pe PDF și stocată cu cursul de la data emiterii
4. Rapoartele pot consolida în moneda implicită (RON) la cursul din zi

Important: Cursul de schimb este fixat la data emiterii facturii. Variațiile ulterioare de curs nu afectează factura deja emisă.

Moduri de Plată (Payment Modes)

Unde: /admin/paymentmodes

Configurare conturi de plată

Fiecare mod de plată reprezintă un cont bancar sau de casierie distinct:

Control acces per staff: Câmpul active_staff (JSON cu IDs) restricționează care angajați văd un anumit cont — util pentru separarea accesului la conturi sensibile.

Transferuri între conturi

Unde: Din Account Balances → Transfer

Exemplu: transferi RON din casierie în contul bancar:

• Sursă: Casierie RON (cash = 1)
• Destinație: BRD — IBAN
• Sumă transfer
• Data

Efectul: sold casierie − X, sold bancă + X. Înregistrat în tblpayment_modes_transfer.

Account Balances — soldul financiar în timp real

Unde: /admin/account_balances

Modulul oferă o vizualizare consolidată a tuturor conturilor de plată cu soldul curent calculat din toate tranzacțiile.

Formula sold per cont

Sold curent =
  + Sold inițial (opening_balance)
  + Plăți facturi client primite
  + Transferuri intrate
  + Venituri diverse (income)
  − Cheltuieli plătite
  − Transferuri ieșite
  − Retrageri

Operații din Account Balances

eTransport (Declarație transport ANAF)

Unde: /admin/etransport

Ce este eTransport

Sistem de raportare obligatoriu pentru transportul rutier de mărfuri pe teritoriul României — conform cerințelor ANAF. Generezi declarația electronic înainte de expedierea fizică.

Structura documentului eTransport

Flux eTransport

1. Emiți factura client / aviz de livrare
   ↓
2. Creezi document eTransport legat de factura/avizul respectiv
3. Completezi: tipul operației, traseu, vehicul, transportator
   ↓
4. Generezi XML → încarci pe portalul ANAF sau prin API
5. Primești `upload_index` de confirmare
   ↓
6. Marfa poate fi expediată fizic (documentul eTransport e activ)

→ eTransport

Export Contabil — SAGA și WinMentor

SAGA Integration

Unde: /admin/saga

Ce se exportă:

• Clienți (cu CUI, adresă, date bancare)
• Furnizori
• Articole (catalog produse/servicii)
• Facturi emise (cu linii, TVA, status plată)
• Facturi furnizori (cu linii, TVA)

Format: XML sau format proprietar SAGA.

Trigger: Manual din modulul SAGA sau periodic via cron.

Utilizare tipică: Contabilul extern lucrează în SAGA — primește periodic exportul din CRM pentru înregistrarea în contabilitate.

→ SAGA Integration

WinMentor Integration

Unde: /admin/winmentor

Ce se sincronizează:

• Nomenclatorul de parteneri (clienți + furnizori)
• Câmpuri mapate: Denumire, CodFiscal, CodExtern, Sedii (sediu principal + puncte de lucru), Conturi (IBAN-uri cu flag implicit)
• Format date: DD.MM.YYYY (convertit automat)

Tip sincronizare: Upsert pe perechea (denumire, CUI) — actualizează partenerii existenți, adaugă pe cei noi.

Utilizare tipică: Contabilul intern lucrează în WinMentor — CRM-ul este sursa de adevăr pentru fișele de parteneri.

→ WinMentor Integration

Rapoarte Financiare

Unde: /admin/reports

Rapoarte disponibile

Raportul Venituri vs. Cheltuieli — cel mai important lunar

Afișează per lună:

• Venituri = SUM(invoice totals) pentru facturile din perioada selectată
• Cheltuieli = SUM(expense totals cu TVA) pentru aceeași perioadă
• Profit = Venituri − Cheltuieli
• Grafic trend lunar (Highcharts)

Filtru important: Selectezi dacă vrei venituri pe data facturii sau pe data plății — diferența contează pentru raportarea pe cash basis vs. accrual.

Export rapoarte

Fiecare raport are buton Export Excel (dacă show_table_export_button e activ în setări). Exportul include toate coloanele cu filtrele aplicate.

Configurare Facturare (Billing Config)

Unde: /admin/billing/config

Setări esențiale

Câmpuri vizibile pe PDF (configurabile)

view_phone, view_fax, view_email, view_website, view_logo, view_signature, view_send_date, view_client_code, use_product_code, view_product_code, use_description

Automatizări utile pentru Financiar

Configurabile în Workflow Automation (/admin/workflow_automation):

Permisiuni comune pentru echipa Financiar

Solicită administratorului la /admin/roles:

Referințe rapide

Workflow-uri: Lead → Cash · Purchase to Pay · Full Commercial Cycle

Module: Invoices · Recurring Invoices · Proformas · Payments · Credit Notes · Expenses · Bank Statement · Cash Statement · Chart of Accounts · Billing · Taxes · Payment Modes · Currencies · Account Balances · eTransport · SAGA Integration · WinMentor Integration

← Înapoi la Department Guides