Contabil AR — Accounts Receivable

Departament: Financiar
Nivel: Operațional
Obiectiv principal: Încasează banii de la clienți — urmărește facturile, înregistrează plățile, reconciliază banca, gestionează conformitatea eFactura

Ce face acest rol

Contabilul AR este responsabil cu toate încasările de la clienți: emite sau verifică facturile, urmărește plățile restante, înregistrează încasările primite, reconciliază extrasul bancar și se asigură că facturile B2B sunt trimise corect la ANAF prin eFactura. Este primul care știe că un client întârzie la plată și primul care acționează.

Module utilizate zilnic

Rutina zilnică

Dimineața — starea încasărilor

1. Facturi → filtrezi status „Restantă" (întârziate peste scadență) + „Parțial Plătită"
2. Sortezi după zile de întârziere descrescător — cele mai vechi primele
3. Facturile restante > 7 zile → trimiți reminder (email din platformă sau telefon)
4. Facturile restante > 30 zile → escaladare la Manager Vânzări / CFO

Înregistrare plăți primite

5. Deschizi extrasul bancar primit de la bancă (MT940 sau CSV)
6. Extras Bancar → importezi extrasul sau adaugi manual fiecare tranzacție primită
7. Pentru fiecare intrare bancară → asociezi factura corespunzătoare → statul facturii trece la „Plătită" sau „Parțial Plătită"
8. Plățile neidentificate (client nescris corect în referință) → pui în așteptare și investighezi

eFactura ANAF (clienți B2B cu CIF)

9. eFactura → verifici lista facturilor cu status „În așteptare" sau „Eroare validare"
10. Facturile respinse de ANAF → identifici câmpul greșit → corectezi factura → retrimiți
11. Facturile validate → descărci arhiva semnată dacă ai nevoie de PDF-ul ANAF

Finalul zilei — reconciliere

12. Verifici că toate plățile primite azi sunt înregistrate în platformă
13. Soldul din Extras Bancar corespunde cu plățile înregistrate în Plăți? Dacă nu → identifici discrepanța

Fluxuri de lucru principale

Flux 1 — Înregistrare plată completă de la client

Clientul virează suma integral
→ Primești notificarea de la bancă (email sau extras)
→ Vânzări → Plăți → Adaugă
  → Client: selectezi din listă
  → Factură: selectezi factura corespunzătoare
  → Sumă, dată, modalitate de plată (transfer bancar)
→ Salvezi → Factura trece automat la status „Plătită"
→ Reconciliere Extras Bancar: asociezi linia bancară cu plata înregistrată

Flux 2 — Plată parțială

Clientul virează parțial (ex: 60% din factură)
→ Vânzări → Plăți → Adaugă
  → Suma: valoarea efectiv primită (nu valoarea totală a facturii)
→ Factura trece la status „Parțial Plătită"
→ Soldul rămas vizibil pe factură
→ La a doua tranșă → adaugi o altă plată pentru diferență
→ La completarea 100% → factura trece la „Plătită"

Flux 3 — Client nu plătește — urmărire restanță

Factură restantă > 7 zile
→ Deschizi factura → buton „Trimite Reminder" (email automat cu link de plată)
→ Înregistrezi activitatea (notă în fișa clientului)

> 14 zile fără plată
→ Apel telefonic + email formal de notificare
→ Înregistrezi activitatea

> 30 zile fără plată
→ Raportezi la Manager Vânzări și CFO
→ Se poate suspenda livrarea de noi comenzi până la regularizare

> 60 zile fără plată → decizie management: acord de eșalonare sau recuperare creanță

Flux 4 — eFactura pentru client B2B

Factură emisă pentru client cu CIF valid
→ Finanțe → eFactura → buton „Trimite la ANAF" pe factură
  SAU
→ Trimitere automată (dacă Auto-send = ON, după X zile)

ANAF procesează → 3 statusuri posibile:
├── Validată (OK) → descărci arhiva semnată dacă e necesar
├── Eroare validare → identifici câmpul greșit (adresă, CIF, TVA) → corectezi factura → retrimiți
└── Duplicat → factura a mai fost trimisă anterior → verifici arhiva existentă

Import facturi furnizori (invers):
→ eFactura → Importă din eFactura → facturile furnizorilor tăi din SPV intră automat
→ Reconciliere cu Comenzile de Achiziție (pasezi Contabilului AP)

Flux 5 — Stornare / Notă de Credit

Client returnează marfă sau solicită corecție factură
→ Vânzări → Note de Credit → Adaugă
  → Asociezi factura originală
  → Completezi articolele și valorile de stornat
→ Nota de Credit reduce automat soldul clientului
→ Dacă nota de credit acoperă o factură restantă → factura e considerată „plătită" parțial
→ Dacă clientul are drept la rambursare → înregistrezi plata inversă
→ Nota de Credit trebuie trimisă și la ANAF dacă factura originală a fost trimisă prin eFactura

eFactura — ce trebuie să știi ca Contabil AR

Condiții pentru ca o factură să fie eligibilă eFactura

Erori frecvente la validare ANAF

Metrici de urmărit

Sfaturi practice

Reconciliază extrasul bancar în aceeași zi. O plată neînregistrată înseamnă că factura apare în continuare ca restantă — clientul primește reminder deși a plătit. Situație care dăunează relației.

Verifică CIF-ul clientului înainte să trimiți la ANAF. Un CIF greșit = eroare de validare = factura nu ajunge la ANAF = amendă potențială. 30 de secunde pe anaf.ro te scutesc de mult timp pierdut.

Nu emite Notă de Credit fără să știi dacă factura originală a fost trimisă la ANAF. Dacă da, nota de credit trebuie și ea trimisă la ANAF. Un credit neînregistrat la ANAF creează discrepanță.

Documentează fiecare contact cu clientul restant. O notă adăugată în fișa clientului cu data, persoana contactată și ce s-a convenit protejează firma dacă ajungeți la litigiu.