Comptable Clients — Comptes Clients (AR)
Département : Finances
Niveau : Opérationnel
Objectif principal : Encaisser les paiements clients — suivre les factures, enregistrer les paiements, réconcilier les relevés bancaires, gérer la conformité e-facture
Ce que fait ce rôle
Le Comptable Clients est responsable de tous les encaissements clients : émet ou vérifie les factures, relance les paiements en retard, enregistre les paiements entrants, réconcilie les relevés bancaires et s'assure que les factures B2B sont correctement soumises à l'ANAF via la facturation électronique. Il est le premier à savoir qu'un client est en retard de paiement et le premier à agir.
Modules utilisés quotidiennement
| Module | Où le trouver | Utilisation |
|---|---|---|
| Factures | Ventes → Factures | File principale — factures envoyées, en retard, partiellement payées |
| Paiements | Ventes → Paiements | Enregistrer chaque paiement entrant reçu |
| Relevé bancaire | Finances → Relevé bancaire | Réconcilier les paiements reçus avec le relevé bancaire |
| e-Facture | Finances → e-Facture | Soumettre les factures B2B à l'ANAF et surveiller le statut |
| Avoirs | Ventes → Avoirs | Traiter les annulations et retours clients |
| Soldes de comptes | Finances → Soldes de comptes | Voir la position de trésorerie interne |
| Clients | CRM → Clients | Vérifier les données fiscales et l'historique de paiement |
Routine quotidienne
Matin — statut des encaissements
- Factures → filtrer statut « En retard » (date d'échéance dépassée) + « Partiellement payée »
- Trier par jours de retard décroissants — les plus anciennes d'abord
- Factures en retard > 7 jours → envoyer un rappel (email depuis la plateforme ou appel téléphonique)
- Factures en retard > 30 jours → escalader au Directeur Commercial / CFO
Enregistrement des paiements reçus
- Ouvrir le relevé bancaire reçu de la banque (MT940 ou CSV)
- Relevé bancaire → importer le relevé ou ajouter manuellement chaque transaction reçue
- Pour chaque ligne bancaire → associer la facture correspondante → le statut de la facture passe à « Payée » ou « Partiellement payée »
- Paiements non identifiés (référence client incorrecte) → mettre en attente et investiguer
e-Facture ANAF (clients B2B avec numéro de TVA)
- e-Facture → vérifier la liste des factures avec statut « En attente » ou « Erreur de validation »
- Factures rejetées par l'ANAF → identifier le champ incorrect → corriger la facture → resoumettre
- Factures validées → télécharger l'archive signée si vous avez besoin du PDF ANAF
Fin de journée — réconciliation
- Vérifier que tous les paiements reçus aujourd'hui sont enregistrés dans la plateforme
- Le solde dans Relevé bancaire correspond-il aux paiements enregistrés dans Paiements ? Sinon → identifier l'écart
Workflows clés
Workflow 1 — Enregistrer un paiement complet d'un client
Le client vire le montant total
→ Recevoir la notification bancaire (email ou relevé)
→ Ventes → Paiements → Ajouter
→ Client : sélectionner dans la liste
→ Facture : sélectionner la facture correspondante
→ Montant, date, mode de paiement (virement bancaire)
→ Enregistrer → la Facture passe automatiquement au statut « Payée »
→ Réconciliation Relevé bancaire : associer la ligne bancaire au paiement enregistré
Workflow 2 — Paiement partiel
Le client vire partiellement (ex. 60% de la facture)
→ Ventes → Paiements → Ajouter
→ Montant : le montant réellement reçu (pas la valeur totale de la facture)
→ La Facture passe au statut « Partiellement payée »
→ Le solde restant est visible sur la facture
→ Au deuxième versement → ajouter un autre paiement pour la différence
→ À 100% → la facture passe à « Payée »
Workflow 3 — Client qui ne paie pas — relance des impayés
Facture en retard > 7 jours
→ Ouvrir la facture → bouton « Envoyer un rappel » (email automatique avec lien de paiement)
→ Enregistrer une activité (note dans la fiche client)
> 14 jours sans paiement
→ Appel téléphonique + email de notification formelle
→ Enregistrer l'activité
> 30 jours sans paiement
→ Rapport au Directeur Commercial et CFO
→ Les nouvelles livraisons peuvent être suspendues jusqu'à régularisation
> 60 jours sans paiement → décision de la direction : plan de paiement ou recouvrement
Workflow 4 — e-Facture pour client B2B
Facture émise pour client avec numéro de TVA valide
→ Finances → e-Facture → bouton « Soumettre à l'ANAF » sur la facture
OU
→ Soumission automatique (si Auto-envoi = ON, après X jours)
L'ANAF traite → 3 statuts possibles :
├── Validée (OK) → télécharger l'archive signée si nécessaire
├── Erreur de validation → identifier le champ incorrect (adresse, TVA, taux) → corriger → resoumettre
└── Doublon → la facture avait déjà été soumise → vérifier l'archive existante
e-Facture — ce que vous devez savoir en tant que Comptable AR
Erreurs de validation ANAF courantes
| Erreur | Cause | Solution |
|---|---|---|
| TVA client invalide | TVA incorrecte ou format erroné | Vérifier le numéro de TVA → mettre à jour dans la fiche client |
| Adresse manquante | Client sans adresse complète | Remplir l'adresse dans CRM → Clients |
| Taux de TVA incorrect | Taux non reconnu par l'ANAF | Vérifier avec le Comptable Général les taux configurés |
| Facture en double | Même facture soumise deux fois | Vérifier l'archive existante |
Indicateurs à suivre
| Indicateur | Signification | Objectif |
|---|---|---|
| DSO (Days Sales Outstanding) | Jours moyens de facturation à encaissement | Benchmark B2B : 30–45 jours |
| % factures payées à temps | Factures encaissées avant ou à l'échéance | > 80% |
| Valeur AR > 30 jours | Créances à risque plus élevé | Rapport hebdomadaire au CFO |
| Taux de conformité e-facture | % factures B2B soumises avec succès à l'ANAF | 100% des éligibles |
| Paiements non réconciliés | Paiements reçus non associés à une facture | 0 en fin de journée |
Conseils pratiques
Réconciliez le relevé bancaire le même jour. Un paiement non enregistré signifie que la facture continue d'apparaître en retard — le client reçoit un rappel alors qu'il a déjà payé. Cela nuit à la relation.
Vérifiez le numéro de TVA du client avant de soumettre à l'ANAF. Une TVA incorrecte = erreur de validation = la facture n'atteint pas l'ANAF = amende potentielle. 30 secondes sur anaf.ro économisent beaucoup de temps perdu.
N'émettez pas un Avoir sans savoir si la facture originale a été envoyée à l'ANAF. Si c'est le cas, l'avoir doit aussi être envoyé à l'ANAF. Un avoir non enregistré crée un écart.
Documentez chaque contact avec un client en retard. Une note ajoutée à la fiche client avec la date, la personne contactée et ce qui a été convenu protège l'entreprise en cas de litige.