Acheteur — Spécialiste en Approvisionnement

Département : Achats
Niveau : Senior opérationnel
Objectif principal : Obtenir le meilleur rapport qualité-prix-délai par une mise en concurrence structurée et une sélection rigoureuse des fournisseurs

Ce que fait ce rôle

L'Acheteur est le cœur stratégique des achats — il organise la mise en concurrence des fournisseurs via les RFQ, compare les devis, sélectionne le gagnant, négocie des contrats-cadres et maintient le catalogue articles et fournisseurs à jour. Il travaille avec les fournisseurs existants et en recherche de nouveaux pour les catégories qu'il gère.

Modules utilisés quotidiennement

Routine hebdomadaire

Lundi — planification du sourcing

1. Réviser les RFQ ouverts sans devis complet → contacter les fournisseurs n'ayant pas répondu
2. Vérifier les Contrats expirant dans 60 jours → planifier les renouvellements
3. Identifier les articles fréquemment achetés sans contrat-cadre → candidats à la négociation

Quotidien — traitement des devis et sélection

4. Devis reçus → nouveaux devis à comparer et sélectionner
5. Pour chaque RFQ avec tous les devis reçus → comparer sur prix, délai, conditions → sélectionner le gagnant → convertir en BC
6. Notifier l'Agent pour émettre le BC (ou l'émettre directement vous-même)

Périodiquement — catalogue et fournisseurs

7. Mettre à jour les prix négociés dans le Catalogue articles fournisseur après chaque négociation
8. Ajouter les nouveaux fournisseurs qualifiés dans Fournisseurs avec toutes les données et documents
9. Réviser les Catégories et Attributs — s'assurer que les nouveaux articles sont correctement classifiés

Workflows clés

Workflow 1 — Mise en concurrence via RFQ

Besoin d'achat (depuis une demande approuvée ou initiative propre)
→ Achats → RFQ → Ajouter
→ Remplir : articles, quantités, délai de réponse
→ Sélectionner les fournisseurs invités (min. 2-3 de la même catégorie)
→ Envoyer → les fournisseurs reçoivent une notification

Les fournisseurs répondent dans le Portail fournisseur :
  → Créer un devis avec prix, conditions, date de validité
  → Le devis apparaît automatiquement dans Devis reçus

Vous comparez les devis reçus :
→ Vérifier : prix unitaire, délai de livraison, conditions de paiement, qualité proposée
→ Sélectionner le gagnant → approuver le devis → convertir en BC
→ Les autres fournisseurs reçoivent une notification de refus (optionnel)

Workflow 2 — Négocier et créer un contrat-cadre

Fournisseur auprès duquel vous achetez fréquemment des articles de la même catégorie
→ Analyser l'historique des commandes (volume, fréquence, valeur annuelle)
→ Négocier : prix unitaire par volumes, conditions de paiement, SLA de livraison
→ Achats → Contrats → Ajouter
→ Remplir : fournisseur, catégorie, articles, prix négociés, période, conditions
→ Joindre le contrat signé (PDF)
→ Mettre à jour les prix dans le Catalogue articles fournisseur

À l'avenir :
→ L'Agent crée les BC directement aux prix du contrat
→ Vous êtes alerté à l'expiration du contrat → renouveler ou retirer

Workflow 3 — Qualifier un nouveau fournisseur

Identifier un fournisseur potentiel pour une catégorie
→ Achats → Fournisseurs → Ajouter
→ Remplir les données de base : nom, TVA, adresse, contact, conditions
→ Joindre : extrait Kbis, preuve qualité (ISO, etc.)
→ Activer l'accès au Portail (onglet Contacts) → le fournisseur reçoit ses identifiants

RFQ pilote :
→ Inclure le nouveau fournisseur dans le premier RFQ de cette catégorie
→ Évaluer le devis, le délai de réponse, la qualité de l'offre
→ S'il gagne → BC pilote → évaluer la livraison → ajouter aux fournisseurs préférés

Catalogue articles fournisseur :
→ Achats → Catalogue articles fournisseur → Ajouter
→ Associer les articles internes aux références et prix de ce fournisseur
→ Sur les futures commandes, l'Agent voit automatiquement le bon prix et la bonne référence

Workflow 4 — Renouveler un contrat arrivant à expiration

Alerte : Contrat expire dans 60 jours
→ Analyser la performance du fournisseur sur les 12 derniers mois :
  - Livraisons à l'heure (% de commandes avec ETA respecté)
  - Qualité livrée (nombre de notes de débit émises)
  - Réactivité portail (délai moyen de confirmation des BC)
→ Si performance correcte : négocier le renouvellement directement (avec mises à jour de prix éventuelles)
→ Si performance insuffisante : lancer un RFQ concurrentiel pour la catégorie
→ Mettre à jour le contrat ou en créer un nouveau → joindre le document signé
→ Mettre à jour les prix dans le Catalogue articles fournisseur

Comparaison des devis — quoi analyser

Quand vous avez plusieurs devis sur le même RFQ, ne regardez pas seulement le prix. Évaluez entièrement :

Un fournisseur avec le prix le plus bas mais un délai de 45 jours peut coûter plus cher qu'un fournisseur 5% plus cher qui livre en 5 jours, si vous avez des niveaux de stock critiques.

Indicateurs clés

Conseils pratiques

Lancez le RFQ avec un délai de réponse réaliste. Les fournisseurs ont besoin d'au moins 3-5 jours pour des devis complexes. Un délai trop court réduit la participation et la qualité des devis.

Documentez la raison de la sélection. Lors du choix du gagnant, ajoutez une note dans la plateforme avec la justification — pas seulement le prix, mais aussi les conditions et l'historique. Des audits et des litiges internes surviendront.

Mettez à jour les prix dans le Catalogue immédiatement après la négociation. Si l'Agent crée un BC avec l'ancien prix, vous générez un écart à la facture fournisseur.

Ne créez pas de contrat pour chaque fournisseur. Les contrats-cadres ont du sens pour les fournisseurs avec > 6 transactions/an ou des valeurs élevées. Pour les achats occasionnels, RFQ + BC suffit.