Responsable Entrepôt — WMS

Département : Entrepôt & Logistique
Niveau : Management
Objectif principal : Efficacité opérationnelle de l'entrepôt, précision du stock, flux entrant/sortant ininterrompu et intégration OMS

Ce que fait ce rôle

Le Responsable Entrepôt supervise l'ensemble de l'opération physique et numérique — configure la structure de l'entrepôt, gère le catalogue de marchandises, coordonne l'équipe, surveille les KPIs, investigate les écarts et administre l'intégration OMS pour les commandes des canaux externes. Il est responsable de s'assurer que CRMconnect reflète toujours la réalité physique de l'entrepôt.

Modules gérés

Configurations que vous gérez

Structure de l'entrepôt

Entrepôt → Liste des entrepôts — créer autant d'emplacements que nécessaire :

Chaque entrepôt a un stock séparé ; les transferts entre eux sont enregistrés via des Bons de transfert interne.

Catalogue de marchandises

Vous êtes responsable de s'assurer que chaque référence a :

• Point de réapprovisionnement configuré → déclenche une alerte automatique quand le stock passe en dessous du niveau
• Entrepôt de stockage par défaut → les opérateurs savent où ranger les marchandises à la réception
• Unité de mesure correcte → évite les erreurs de commande
• Méthode de valorisation (FIFO / coût moyen) → reporting financier correct

Intégration OMS — configuration des canaux

OmniSales → Canaux de vente — configurer chaque canal externe :

WooCommerce :
  → URL du site, identifiants API
  → Fréquence de sync (ex. toutes les 15 minutes)
  → Mapping produits : référence WooCommerce ↔ référence interne CRMconnect
  → Mapping entrepôt : quel entrepôt se décrémente pour les commandes de ce canal

Marketplace (eMag, Amazon etc.) :
  → Identifiants API marketplace
  → Mapping catégories et prix
  → Stock publié sur marketplace = stock disponible de l'entrepôt sélectionné

Portail B2B Distributeur :
  → Configuré séparément dans Portails → Portail Distributeur
  → Les commandes entrent dans OMS → même flux d'expédition

Routine hebdomadaire

Lundi — contrôle santé entrepôt

1. Rapports → Stock disponible — vue d'ensemble générale
2. Rapports → Point de réapprovisionnement — références en dessous du niveau minimum → envoyer la liste aux Achats
3. Commandes OMS — filtrer statut « Nouveau » sans bon de livraison émis > 24h → investiguer le blocage

Mercredi — audit et écarts

4. Ajustements & Pertes — réviser les ajustements de la semaine → identifier les patterns (même référence, même opérateur, même cause)
5. Audit sync OMS — vérifier les erreurs de sync répétées → si oui → escalader à l'IT
6. Réviser les inventaires tournants planifiés → confirmer qu'ils ont été réalisés

Vendredi — reporting management

7. Rapports → Valorisation de l'inventaire → valeur du stock en fin de semaine
8. Rapports → Rotation de stock → références à faible rotation (candidates à la promotion ou liquidation)
9. Consolider les KPIs de la semaine pour le reporting

Workflows clés

Workflow 1 — Ajouter un nouveau canal OMS

Décision : ouverture d'un nouveau magasin WooCommerce
→ OmniSales → Canaux → Ajouter nouveau canal
→ Remplir : nom, type de canal (WooCommerce/Shopify/autre), identifiants API
→ Configurer la fréquence de sync (recommandé : 15 min pour commandes, 1h pour stock)
→ Mapper les produits : référence interne ↔ référence/ID canal externe
→ Sélectionner l'entrepôt source pour le stock
→ Tester : passer une commande test depuis le canal → vérifier qu'elle apparaît dans OmniSales → Commandes
→ Vérifier que le stock se décrémente correctement à la confirmation de commande
→ Activer le canal → l'opérateur de picking voit les commandes dans OMS

Workflow 2 — Investiguer un écart de stock

Rapport d'inventaire tournant indique : référence X = 80 unités physiques, 95 unités en système
Différence : 15 unités manquantes
→ Entrepôt → Historique entrepôt → filtrer référence X, 30 derniers jours
→ Analyser tous les mouvements :
   - Entrées (bons de réception) : les quantités correspondent-elles ?
   - Sorties (bons de livraison) : tous les bons de livraison ont-ils des commandes associées ?
   - Bons de sortie internes : quelqu'un a-t-il consommé sans document ?
   - Ajustements : ajustements sans justification claire ?
→ Si cause identifiée → corriger le document problématique
→ Si non trouvé → enregistrer un Ajustement avec motif « Écart inexpliqué » + note d'investigation
→ Si les patterns se répètent → action : formation, changement de procédure, investigation interne

Workflow 3 — Préparation de l'inventaire annuel

2 semaines avant :
→ Créer des sessions d'Inventaire physique par zone/catégorie
→ Communiquer à l'équipe : plan de comptage, zones de responsabilité, date
→ Si inventaire complet : bloquer les réceptions et expéditions le jour du comptage

Jour du comptage :
→ Chaque opérateur reçoit sa zone + scanner
→ Compter physiquement → saisir dans les sessions de la plateforme
→ Ne pas consulter le stock système pendant le comptage

Post-comptage :
→ La plateforme génère la liste des écarts
→ Effectuer un second comptage pour les articles avec des différences significatives
→ Valider les différences confirmées → enregistrer les ajustements
→ Sauvegarder le rapport d'inventaire → remettre aux Finances pour le bilan

Indicateurs de performance entrepôt

Conseils pratiques

Le stock en quarantaine n'est pas du stock disponible. Configurez un entrepôt quarantaine séparé — n'acceptez pas que les marchandises non conformes ou retournées se trouvent dans le même « entrepôt » que le stock actif. La confusion génère des expéditions de produits défectueux.

Échec de sync OMS la nuit = commandes perdues le matin. Vérifiez les audits de sync en premier. Une erreur API non détectée pendant 24h = commandes qui n'ont jamais atteint le picking.

Les points de réapprovisionnement sont vivants, pas statiques. Révisez-les trimestriellement ou après chaque saison — un seuil défini il y a 2 ans sur le volume de l'époque peut être complètement erroné aujourd'hui.

L'Historique entrepôt est la meilleure réponse à toute réclamation. Quand un client dit qu'il a reçu le mauvais article, quand un fournisseur conteste une note de débit, quand les Finances ne comprennent pas une valeur de bilan — ouvrez l'Historique, filtrez, et la réponse est là en 2 minutes.