Opérateur de Picking & Expédition
Département : Entrepôt & Logistique
Niveau : Opérationnel
Objectif principal : Préparer et expédier les commandes clients — de tout canal — avec une documentation complète et un stock correctement décrémenté
Ce que fait ce rôle
L'Opérateur de Picking & Expédition transforme les commandes (de Ventes ou OMS) en expéditions physiques : il prélève la commande depuis le système, collecte les articles en entrepôt (picking), vérifie avec un scanner, emballe, crée le bon de livraison et la liste de colisage, et expédie. Il est le lien entre la commande client, le stock physique et le document de transport.
Modules utilisés quotidiennement
| Module | Où le trouver | Utilisation |
|---|---|---|
| Commandes OMS | OmniSales → Commandes | File des commandes des canaux externes (WooCommerce, marketplace) |
| Bons de commande ventes | Ventes → Commandes | Commandes de l'équipe commerciale interne |
| Bons de livraison | Entrepôt → Bons de livraison | Document d'expédition accompagnant l'envoi |
| Listes de colisage | Entrepôt → Listes de colisage | Consolider plusieurs bons de livraison en un manifeste |
| Marchandises | Entrepôt → Marchandises | Vérifier le stock disponible avant le picking |
| Retours livraison | Entrepôt → Retours livraison | Traiter les retours clients |
| Historique entrepôt | Entrepôt → Historique | Traçabilité complète de tout mouvement sortant |
| Audit sync OMS | OmniSales → Audit sync | Vérifier si les commandes ont bien synchronisé |
Scanner de codes-barres au picking
Lors du picking, le scanner élimine les erreurs d'article mal prélevé — la cause la plus fréquente de retours et de réclamations.
Flux de picking avec scanner :
- Ouvrir le bon de livraison créé pour cette commande
- Se rendre à l'emplacement physique en entrepôt
- Scanner le code-barres sur l'article en rayon / colis
- La plateforme confirme : article scanné = article sur le bon de livraison ? ✓ ou ✗
- Si ✓ → saisir la quantité prélevée (ou scanner plusieurs fois)
- Si ✗ → vous avez prélevé le mauvais article → retourner au bon emplacement
- Scanner chaque ligne → compléter le picking
À l'emballage / vérification finale :
- Avant de fermer le carton : scanner chaque article dans le colis
- Le système valide que tout dans le carton correspond au bon de livraison
- Générer la liste de colisage → joindre au colis
File des commandes — d'où vous prélevez
Commandes des Ventes internes
→ Ventes → Bons de commande — filtrer par statut « Confirmé » ou « À expédier »
Commandes OMS (WooCommerce, marketplace, portail B2B)
→ OmniSales → Commandes — tous les canaux externes centralisés
Statuts OMS que vous surveillez :
| Statut | Votre action |
|---|---|
| Nouveau | Commande arrivée — vérifier le stock disponible |
| Confirmé | Vous pouvez commencer le picking |
| En picking | Vous avez pris la commande — mettre à jour le statut |
| Emballé | Picking et vérification terminés |
| Expédié | Bon de livraison émis, transporteur collecté |
| Livré | Confirmation de livraison à destination |
Mettez à jour le statut de la commande OMS au fur et à mesure — le client peut voir le statut dans son propre portail.
Routine quotidienne
Matin — file du jour
- Ouvrir OmniSales → Commandes + Ventes → Commandes → filtrer les commandes avec statut « Confirmé » / « À expédier »
- Trier par priorité : date de livraison promise la plus proche d'abord
- Vérifier Marchandises — avez-vous le stock disponible pour chaque commande ? Sinon → informer immédiatement le Responsable entrepôt et les Ventes
En journée — picking et expédition
- Pour chaque commande : créer un Bon de livraison associé à la commande
- Faire le picking avec scanner — vérifier chaque article
- Emballer → scanner vérification finale → générer une Liste de colisage (si plusieurs bons de livraison par tournée)
- Imprimer le bon de livraison → joindre au colis
- Remettre le colis au transporteur ou placer dans la zone d'expédition
- Mettre à jour le statut de la commande dans le système → « Expédié »
Fin de poste
- Vérifier Audit sync OMS pour les commandes avec erreurs de synchronisation (commandes venues de WooCommerce non visibles dans le système)
Workflows clés
Workflow 1 — Commande standard (1 article, 1 destination)
Bon de commande ventes confirmé (ou OMS statut : Confirmé)
→ Vérifier le stock dans Marchandises → disponible ✓
→ Créer un Bon de livraison → associer la commande
→ Remplir les lignes : article + quantité (avec scanner ou manuellement)
→ Le stock se décrémente automatiquement à la finalisation du bon de livraison
→ Imprimer le bon de livraison → joindre au colis
→ Remettre au transporteur → mettre à jour le statut → « Expédié »
→ Facture générée automatiquement depuis le bon de livraison (dans Ventes)
Workflow 2 — Commande OMS de WooCommerce ou marketplace
Commande entre automatiquement depuis le canal → apparaît dans OmniSales → Commandes
→ Vérifier que toutes les données sont complètes (adresse de livraison, articles, quantités)
→ Vérifier le stock → disponible ✓
→ Mettre à jour le statut → « En picking »
→ Créer un Bon de livraison → picking avec scanner
→ Emballer → Liste de colisage si nécessaire
→ Mettre à jour le statut → « Expédié » + ajouter numéro de suivi transporteur
→ Le client voit le statut mis à jour dans son portail s'il en a un
Workflow 3 — Consolider plusieurs commandes en une expédition
5 commandes pour la même ville, même transporteur, même jour
→ Créer un Bon de livraison pour chaque commande séparément
→ Entrepôt → Listes de colisage → Ajouter
→ Associer les 5 bons de livraison → la Liste de colisage les consolide
→ Imprimer la Liste de colisage → le chauffeur/transporteur a le manifeste complet de tournée
→ Chaque commande reste individuellement traçable via son propre bon de livraison
Workflow 4 — Stock insuffisant au moment du picking
Commande confirmée → au picking : stock manquant ou insuffisant
→ NE PAS créer un bon de livraison incomplet
→ Informer immédiatement : Ventes (client à informer), Achats (BC urgent ?)
→ Vérifier Historique entrepôt : le stock existe-t-il mais pas à l'emplacement habituel ?
→ Si le stock arrive dans la journée → mettre la commande en attente et expédier à l'arrivée
→ Si le client ne peut pas attendre → Ventes gère une alternative avec le client
Workflow 5 — Retour client
Le client retourne des marchandises (défaut, mauvaise commande, changement d'avis)
→ Entrepôt → Retours livraison → Ajouter
→ Associer le bon de livraison original (ou commande OMS)
→ Saisir les articles et quantités retournés
→ Sélectionner l'entrepôt de destination : stock actif ou quarantaine (pour contrôle qualité)
→ Le stock s'incrémente dans l'entrepôt sélectionné
→ Informer les Ventes : retour traité → ils émettent un Avoir au client
→ Si les marchandises sont défectueuses : envoyer en quarantaine, pas en stock actif
Traçabilité complète d'une expédition
Chaque Bon de livraison créé relie automatiquement :
Commande client (Ventes ou OMS)
↓
Bon de livraison #[numéro]
→ Client, adresse de livraison, articles, quantités, date d'expédition
↓
Stock décrémenté dans Marchandises (référence + quantité + entrepôt source)
↓
Historique entrepôt : mouvement sortant enregistré avec opérateur + horodatage
↓
(optionnel) Liste de colisage : manifeste de tournée
↓
Facture générée depuis le Bon de livraison (dans Ventes → Factures)
Indicateurs clés
| Indicateur | Signification | Objectif |
|---|---|---|
| Commandes expédiées à temps | % commandes livrées dans les délais promis | > 95% |
| Erreurs de picking | Bons de livraison corrigés après émission (mauvais article) | < 0,5% du total des lignes |
| Commandes OMS non synchronisées | Commandes dans le canal externe non importées | 0 |
| Retours dus à une erreur entrepôt | Retours causés par mauvais article / article manquant | < 1% des commandes |
| Délai moyen commande → bon de livraison émis | De la confirmation au bon de livraison finalisé | < 4h |
Conseils pratiques
Mettez à jour le statut OMS immédiatement après l'expédition. Un client qui a acheté sur WooCommerce ou marketplace voit le statut — un statut non mis à jour génère des appels support inutiles.
Vérifiez la sync OMS en premier le matin. Si la sync nocturne a échoué, les commandes ne sont pas arrivées — vérifiez dans Audit sync et alertez l'IT si nécessaire.
N'expédiez pas sans bon de livraison finalisé. Le stock ne se décrémente pas sans bon de livraison — un colis qui part sans en avoir un signifie du stock « fantôme » dans le système.
Pour les commandes volumineuses ou palettisées, créez une Liste de colisage. Le chauffeur a besoin d'un manifeste, la douane a besoin d'un manifeste, le client B2B a besoin d'un manifeste. Un bon de livraison par colis + une Liste de colisage pour l'envoi = documentation complète.