Оператор комисиониране и изпращане
Отдел: Склад и логистика
Ниво: Оперативно
Основна цел: Подготовка и изпращане на клиентски поръчки — от всеки канал — с пълна документация и правилно намалени наличности
Какво прави тази роля
Операторът за комисиониране и изпращане превръща поръчките (от Продажби или OMS) в физически пратки: взема поръчката от системата, събира артикулите от склада (комисиониране), проверява с скенер, опакова, създава доставна бележка и списък за пакетиране, и изпраща. Той е връзката между клиентската поръчка, физическите наличности и транспортния документ.
Редовно използвани модули
| Модул | Където се намира | За какво го използвате |
|---|---|---|
| OMS поръчки | OmniSales → Поръчки | Опашка от поръчки от външни канали (WooCommerce, marketplace) |
| Поръчки за продажба | Продажби → Поръчки | Поръчки от вътрешния екип по продажби |
| Доставни бележки | Склад → Доставни бележки | Транспортният документ, придружаващ пратката |
| Списъци за пакетиране | Склад → Списъци за пакетиране | Консолидиране на множество доставни бележки в един манифест |
| Стоки | Склад → Стоки | Проверка на наличните наличности преди комисиониране |
| Връщания от доставка | Склад → Връщания доставка | Обработка на връщания от клиенти |
| История на склада | Склад → История | Пълна проследимост на всяко изходящо движение |
| OMS Одит на синхронизацията | OmniSales → Одит синхронизация | Проверка дали поръчките са синхронизирани правилно |
Баркод скенер при комисиониране
По време на комисионирането скенерът елиминира грешките при взимане на грешен артикул — най-честата причина за връщания и рекламации.
Процес на комисиониране с скенер:
- Отворете Доставната бележка, създадена за тази поръчка
- Отидете физически на местоположението в склада
- Сканирайте баркода на артикула на рафта / пакета
- Платформата потвърждава: сканираният артикул = артикула в доставната бележка? ✓ или ✗
- Ако ✓ → въведете комисионираното количество (или сканирайте многократно)
- Ако ✗ → взели сте грешен артикул → върнете се на правилното местоположение
- Сканирайте всеки ред → комисионирането е завършено
При пакетиране/финална проверка:
- Преди запечатване на кутията: сканирайте всеки артикул в пакета
- Системата валидира, че всичко в кутията съответства на Доставната бележка
- Генериране на Списък за пакетиране → прикачване към пакета
Опашка за поръчки — откъде комисионирате
Поръчки от вътрешни Продажби
→ Продажби → Поръчки за продажба — филтриране по статус „Потвърдена" или „За изпращане"
Поръчки от OMS (WooCommerce, marketplace, B2B портал)
→ OmniSales → Поръчки — всички външни канали централизирани
OMS статуси, които наблюдавате:
| Статус | Вашето действие |
|---|---|
| Нова | Пристигнала поръчка — проверете наличните наличности |
| Потвърдена | Можете да започнете комисионирането |
| При комисиониране | Взели сте поръчката — актуализирайте статуса |
| Опакована | Комисионирането и проверката са завършени |
| Изпратена | Доставната бележка е издадена, куриерът е взел пакета |
| Доставена | Потвърдена доставка на дестинацията |
Актуализирайте статуса на OMS поръчката при напредъка — клиентът може да вижда статуса в своя портал.
Дневен режим
Сутрин — опашката за деня
- Отваряне на OmniSales → Поръчки + Продажби → Поръчки → филтриране на поръчки със статус „Потвърдена" / „За изпращане"
- Сортиране по приоритет: първо с най-близката обещана дата за доставка
- Проверете Стоки — имате ли налични наличности за всяка поръчка? Ако не → незабавно уведомете Мениджъра на склада и Продажбите
През деня — комисиониране и изпращане
- За всяка поръчка: създайте Доставна бележка, свързана с поръчката
- Комисиониране с скенер — проверете всеки артикул
- Опаковане → финална сканираща проверка → генериране на Списък за пакетиране (ако имате множество доставни бележки за едно изпращане)
- Отпечатване на доставна бележка → прикачване към пакета
- Предаване на пакета на куриера или поставяне в зоната за изпращане
- Актуализиране на статуса на поръчката в системата → „Изпратена"
Край на смяната
- Проверете OMS Одит на синхронизацията за поръчки с грешки при синхронизация
Основни работни потоци
Работен поток 1 — Стандартна поръчка (1 артикул, 1 дестинация)
Потвърдена поръчка за продажба (или OMS статус: Потвърдена)
→ Проверка на наличностите в Стоки → налично ✓
→ Създаване на Доставна бележка → свързване с поръчката
→ Попълване на редове: артикул + количество (с скенер или ръчно)
→ Наличностите намаляват автоматично при финализиране на доставната бележка
→ Отпечатване на доставна бележка → прикачване към пакета
→ Предаване на куриера → актуализиране на статуса → „Изпратена"
→ Фактурата се генерира автоматично от доставната бележка (в Продажби)
Работен поток 2 — OMS поръчка от WooCommerce или marketplace
Поръчката влиза автоматично от канала → появява се в OmniSales → Поръчки
→ Проверка дали всички данни са пълни (адрес за доставка, артикули, количества)
→ Проверка на наличностите → налично ✓
→ Актуализиране на статуса → „При комисиониране"
→ Създаване на Доставна бележка → комисиониране с скенер
→ Опаковане → Списък за пакетиране при нужда
→ Актуализиране на статуса → „Изпратена" + добавяне на номер за проследяване на куриера
→ Клиентът вижда актуализирания статус в своя портал, ако го има
Работен поток 3 — Консолидиране на множество поръчки в една пратка
5 поръчки за един и същ град, един и същ куриер, същия ден
→ Създаване на Доставна бележка за всяка поръчка поотделно
→ Склад → Списъци за пакетиране → Добавяне
→ Свързване на 5-те доставни бележки → Списъкът за пакетиране ги консолидира
→ Отпечатване на Списъка за пакетиране → шофьорът/куриерът има пълен манифест
→ Всяка поръчка остава индивидуално проследима чрез собствената си доставна бележка
Работен поток 4 — Недостатъчни наличности при комисиониране
Потвърдена поръчка → при комисиониране: наличностите липсват или са недостатъчни
→ НЕ създавайте непълна доставна бележка
→ Незабавно уведомете: Продажбите (клиентът трябва да бъде информиран), Доставките (спешна ПП?)
→ Проверете История на склада: съществуват ли наличности, но не на обичайното място?
→ Ако наличностите пристигнат в рамките на деня → задържете поръчката „Изчакване на наличности" и я изпратете при пристигане
→ Ако клиентът не може да чака → Продажбите намират алтернатива с клиента
Работен поток 5 — Връщане от клиент
Клиентът връща стоки (дефект, грешна поръчка, промяна на решение)
→ Склад → Връщания от доставка → Добавяне
→ Свързване с оригиналната доставна бележка (или OMS поръчка)
→ Въвеждане на върнатите артикули и количества
→ Избор на целеви склад: активни наличности или карантина (за проверка на качеството)
→ Наличностите се увеличават автоматично в избрания склад
→ Уведомяване на Продажбите: върнатото е обработено → те издават Кредитно известие на клиента
→ Ако стоките са дефектни: изпратете в карантинния склад, не в активните наличности
Основни показатели
| Показател | Какво означава | Цел |
|---|---|---|
| Поръчки, изпратени навреме | % поръчки, доставени в обещания срок | > 95% |
| Грешки при комисиониране | Доставни бележки, коригирани след издаване (грешен артикул) | < 0,5% от общите редове |
| Несинхронизирани OMS поръчки | Поръчки в외部 канала, невнесени в системата | 0 |
| Връщания поради грешка в склада | Връщания, причинени от грешен/липсващ артикул | < 1% от поръчките |
| Средно време поръчка → издадена доставна бележка | От потвърждение до финализирана доставна бележка | < 4 часа |
Практически съвети
Актуализирайте OMS статуса незабавно при изпращане. Клиент, купил от WooCommerce или marketplace вижда статуса — неактуализираният статус генерира ненужни обаждания към поддръжката.
Проверете OMS синхронизацията първо сутринта. Ако нощната синхронизация е неуспешна, поръчките не са влезли — проверете в Одит на синхронизацията и предупредете IT при необходимост.
Не изпращайте без финализирана доставна бележка. Наличностите не намаляват без доставна бележка — пакет, напуснал склада без такава, означава „призрачни" наличности в системата.
За големи или палетизирани поръчки създайте Списък за пакетиране. Шофьорът се нуждае от манифест, митницата се нуждае от манифест, B2B клиентът се нуждае от манифест. Една доставна бележка на пакет + един Списък за пакетиране за пратката = пълна документация.