Счетоводител АП — Задължения към доставчици
Отдел: Доставки (тясно сътрудничество с Финанси)
Ниво: Оперативно
Основна цел: Валидиране на доставчически фактури и координиране на плащания — правилно, навреме, без надплащания
Какво прави тази роля
Счетоводителят АП е контролен портал за плащания към доставчици. Той не купува и не договаря — проверява дали всяка получена фактура съответства на реална поръчка и реална доставка (3-посочно съпоставяне: ПО + Приемане + Фактура), одобрява за плащане, управлява корекции чрез дебитни известия и подготвя платежния пакет за касата.
Използвани ежедневно модули
| Модул | Къде се намира | За какво го използвате |
|---|---|---|
| Фактури на доставчици | Доставки → Фактури на доставчици | Основна опашка — фактури за валидиране |
| Поръчки за покупка | Доставки → Поръчки | Проверка дали фактурата има съответно ПО |
| Дебитни известия | Доставки → Дебитни известия | Корекция на грешни фактури или частични доставки |
| Фискални бележки | Доставки → Бележки | Валидиране на документи за малки разходи |
| Доставчици | Доставки → Доставчици | Проверка на данни за плащане (IBAN, условия) |
| Портал за доставчици | — | Преглед на фактури, издадени директно от доставчика в портала |
Ежедневна рутина
Сутрин — нова опашка от фактури
- Фактури на доставчици → филтриране по статус „Получена" или „Невалидирана"
- За всяка нова фактура → проверка на 3-посочно съпоставяне:
- Съществува ли съответното ПО? → търсене на номера на ПО от фактурата в Поръчки за покупка
- Записано ли е приемането от склада? → потвърдете със склада при съмнение
- Съответстват ли стойностите? → цена, количество, ДДС идентични с ПО
- Ако и трите съвпадат → одобрете фактурата за плащане
- Ако има несъответствие → обработете по случай (вижте работни процеси)
Следобед — падежи и подготовка на плащания
- Филтрирайте одобрените фактури по Падежна дата → идентифицирайте дължимите в 3-5 дни
- Консолидирайте списъка на плащанията за касата (експорт или отчет)
- Проверете дали данните за плащане на доставчика са пълни в Доставчици (IBAN, банка)
Седмично
- Фактури с просрочие > 7 дни след падежа → ескалирайте до Мениджъра за решение
- Съгласувайте натрупаните фискални бележки — всичко, което екипът е донесъл през текущата седмица
3-посочно съпоставяне — как работи
Основният принцип на контрол в АП: не плащайте за това, което не сте поръчали и не сте получили.
Фактура на доставчик
↓
[1] Съществува ли ПО за тази фактура?
→ Проверете номера на ПО от фактурата в Поръчки за покупка
→ Цените и количествата от фактурата = тези в ПО?
↓ ДА
[2] Записано ли е приемането?
→ Количеството от фактурата ≤ полученото количество?
↓ ДА
[3] Правилно ли е изчислено ДДС-то?
→ Прилаганата ставка на ДДС съответства ли на категорията на артикула?
↓ ДА
Одобрете за плащане ✓
Ако някоя стъпка не успее → не одобрявайте → обработете несъответствието (вижте работни процеси).
Основни работни процеси
Работен процес 1 — Правилна фактура → Одобрение за плащане
Фактурата пристига (физически, по имейл или от Портала за доставчици)
→ Създайте/запишете фактурата в Фактури на доставчици
→ Попълнете: доставчик, номер на фактура, дата, артикули, стойности, ДДС
→ Асоциирайте съответното ПО
→ Проверете 3-посочното съпоставяне ✓
→ Променете статуса на „Одобрена за плащане"
→ Добавете към списъка за плащане на периода
→ Касата извършва плащането → запишете плащането в системата
Работен процес 2 — Фактура с различна цена от ПО
Цена от фактурата > Цена от ПО (доставчикът е начислил повече)
→ НЕ одобрявайте фактурата
→ Свържете се с доставчика → поискайте коригирана фактура или обяснение
→ Ако разликата е основателна (договорени допълнителни разходи): вземете одобрение от Мениджъра → коригирайте ПО или създайте допълнително ПО → одобрете
→ Ако доставчикът е направил грешка: върнете фактурата → доставчикът издава сторниране + коригирана фактура
→ Запишете коригираната фактура → одобрете → плащане
Работен процес 3 — Частична доставка, фактура за пълна сума
ПО = 100 единици / Приемане в склада = 60 единици / Фактура = 100 единици
→ 3-посочното съпоставяне не успява по количество
→ Вариант А: Одобрете фактурата частично (за 60 единици) + създайте Дебитно известие за 40 единици
→ Вариант Б: Отхвърлете фактурата → доставчикът издава фактура за 60 единици
Дебитно известие:
→ Доставки → Дебитни известия → Добавяне
→ Асоциирайте оригиналната фактура
→ Попълнете оспорваните артикули и количества
→ Стойността на дебитното известие автоматично намалява дължимото салдо към доставчика
Работен процес 4 — Дублирана фактура
Фактура със същия номер / доставчик / стойност вече е записана
→ Платформата може да предупреди за дубликати — проверете дали вече съществува
→ НЕ записвайте втори път
→ Архивирайте дубликата с бележка
→ Ако вече е платено → поискайте сторниране от доставчика + кредит по следващата фактура
Работен процес 5 — Фактура получена от Портала за доставчици
Доставчикът издава фактура директно в Портала → появява се автоматично в Фактури на доставчици (източник: портал)
→ Процесът е идентичен с ръчно записана фактура
→ Предимство: данните са предварително попълнени от доставчика → вие проверявате, не въвеждате
→ Прикачете свой PDF, ако доставчикът не е прикачил
→ Валидирайте съпоставянето → одобрете → плащане
Дебитни известия — кога и как да ги използвате
Дебитното известие намалява дължимата сума на доставчик, без доставчикът да издава кредитно известие. Използвайте го когато:
| Ситуация | Действие |
|---|---|
| Непълна доставка — получено по-малко | Дебитно известие за разлика в количеството |
| Цена от фактурата по-висока от договорената | Дебитно известие за ценова разлика |
| Дефектни стоки частично върнати | Дебитно известие за върнатата стойност |
| Приложена неустойка за закъснение на доставчика | Дебитно известие по договорна клауза |
Важно: Дебитното известие НЕ замества комуникацията с доставчика. Преди издаването му уведомете доставчика — някои предпочитат сами да издадат кредитно известие или фактура за сторниране.
Ключови показатели
| Показател | Какво означава | Цел |
|---|---|---|
| Невалидирани фактури > 3 дни | Получени фактури без одобрение | 0 |
| Просрочени плащания | Плащания, извършени след падежа | < 5% от общия брой |
| % фактури с несъответствие | Фактури, не преминали първото съпоставяне | < 8% |
| Издадени дебитни известия месечно | Индикатор за качество на доставките от доставчика | Проследявани и отчитани на Мениджъра |
| Открити дубликати | Блокирани дублирани фактури | Индикатор за цялост |
Практически съвети
Винаги асоциирайте фактурата с ПО. Фактура, записана без ПО, не може да бъде валидирана чрез 3-посочно съпоставяне и се губи в системата без проследимост.
Не одобрявайте фактури с неправилно ДДС. Неправилно изчисленото ДДС създава проблеми в декларациите ви. Върнете фактурата — не я коригирайте сами в системата.
Дебитните известия трябва да се издават възможно най-бързо. Частична доставка от миналия месец, за която доставчикът разбира едва сега, създава напрежение в отношенията. Обработвайте в деня на рекламацията.
Експортирайте седмично списъка с падежи. Касата се нуждае от предвидимост — експорт на фактури с падеж в следващите 7-14 дни позволява планиране на ликвидността.