Специалист по заплати

Отдел: ЧР и Човешки ресурси (в сътрудничество с Финанси)
Ниво: Оперативно
Основна цел: Изчисляване и обработка на заплатите месечно — правилно, навреме, с всички интегрирани компоненти

Какво прави тази роля

Специалистът по заплати събира всички компоненти на заплатите от CRMconnect (одобрени работни листи, търговски комисионни, бонуси по KPI, разходи, удръжки), изчислява нетната заплата на всеки служител, генерира фишове за заплата и предава данните на счетоводството. Той е точката на сближаване на данни от ЧР, Продажби и Финанси.

Важно: Ведомостта в CRMconnect не се изпълнява автоматично. Всеки фиш за заплата се създава и одобрява ръчно от специалиста по заплати.

Месечно използвани модули

Какво влиза в изчислението на заплатата

Брутната заплата на служител се състои от:

Месечна рутина за заплатите (препоръчителен график)

Дни 1–3 на новия месец (за предходния месец)

Стъпка 1 — Събиране на данни

1. Работни листи → филтриране по предходния месец → всички работни листи „Одобрени" ли са?

   • Ако има неодобрени → ескалирайте до специалиста ЧР или прекия ръководител
   • Ако има неоправдани отсъствия → уведомете ръководителя → решете: без заплащане или друго третиране

2. Търговска комисионна → проверете, че всички комисионни за месеца са одобрени от Мениджъра продажби

   • Продажби → Комисионна → филтриране по месец → сума по агент

3. ЧР Профил → проверка на активни договори:

   • Всички активни служители имат ли договор с contract_status = 'valid' за текущия месец?
   • Изтекли договори → предупредете специалиста ЧР → не може да се генерира фиш без валиден договор

Стъпка 2 — Бонус KPI (ако е приложимо)

4. Мениджърът/ЧР представят бонуси по KPI за служителя (от оценката на представянето)
5. Заплати ЧР → Бонус KPI → въведете ръчно стойностите:
   • Служител, месец, сума на бонуса
   • При генериране на фиша, бонусът се включва автоматично

Стъпка 3 — Генериране на фишове за заплата

6. Заплати ЧР → Фишове за заплата → Нов фиш за всеки служител:

   • Изберете служителя
   • Изберете месеца
   • Системата предварително попълва: основна заплата + отработени дни от работен лист + комисионна + бонус KPI
   • Проверете дали сумите са правилни
   • Добавете ръчно допълнителни добавки, ако е приложимо
   • Системата изчислява: брутно → вноски → данък → нетно
   • Запазете като чернова

7. Прегледайте всички фишове в чернова → проверете, че нетната сума е разумна

8. Одобряване на фишовете → статусът преминава в „Одобрен"

Стъпка 4 — Разпределение и експорт

9. Разпределете фишовете на служителите (имейл или достъп за самообслужване в портала)
10. Експортирайте отчета за ведомостта → предайте на счетоводство (SAGA/WinMentor)
11. Архивирайте фишовете на месеца в системата

Основни работни процеси

Работен процес 1 — Генериране на стандартен фиш за заплата

Одобрен работен лист + Одобрени комисионни + Въведен бонус KPI
       ↓
Заплати ЧР → Нов фиш
  → Избран служител
  → Избран месец
  → Системата автоматично изчислява:
     Брутно = Основна + Отработени дни + Извънредни часове + Комисионна + Бонус KPI + Добавки
     Удръжки = Пенсионна вноска (25%) + Здравна (10%) + Данък върху доходите (10%)
     НЕТНО = Брутно − Удръжки
       ↓
Проверка на сумата → Одобряване на фиша
→ Служителят получава фиша
→ Счетоводство получава експорта за осчетоводяване

Работен процес 2 — Служител с извънредни часове

Одобрен работен лист: служител X има 168 ч отработени (спрямо 160 ч месечен стандарт)
→ Идентифицирани 8 ч извънреден труд
→ Заплати ЧР: добавяне на компонент Извънреден труд:
  - Вид: Извънредни часове
  - Количество: 8 ч
  - Ставка: конфигурирана по политика (напр. 175% от почасовата ставка)
→ Сумата се изчислява автоматично
→ Включване в фиша за месеца

Работен процес 3 — Нов служител — първи фиш

Нов служител нает на 15-ти на месеца
→ Пропорционална заплата: 15 дни от 22 работни дни в месеца
→ Проверете, че ЧР Профилът има:
  - Договор с правилна начална дата
  - Попълнена основна заплата
  - Специфични удръжки (ако имат издръжвани лица и т.н.)
→ Работен лист за 15 дни → одобрен
→ Генериране на фиш → системата изчислява пропорцията автоматично

Работен процес 4 — Служител, напускащ в средата на месеца

Служителят напуска на 10-ти
→ Работен лист за 10 дни → одобрен
→ Изчислете неизползвани дни отпуск: парично обезщетение
→ Генериране на окончателен фиш:
  - Пропорционална заплата (10 дни)
  - + Обезщетение за неизползван отпуск
  - + Всякакви дължими суми (комисионни, бонуси)
→ Одобряване → Разпределение → архивиране на досието на служителя (не изтривайте)

Конфигурация на ведомостта — еднократна настройка

Къде: /admin/hr_payroll

Показатели за проследяване

Практически съвети

Не генерирайте фишове без одобрени работни листи. Фиш, генериран върху непотвърдени данни от работен лист, може да е неправилен — и коригирането му е по-сложно от изчакването за одобрение.

Проверявайте комисионните преди ведомостта, а не след. Ако Мениджърът продажби не е одобрил комисионните до датата на обработка → ескалирайте → изчакайте. Фиш с неправилна комисионна генерира спорове.

Експортирайте отчета за ведомостта в деня на одобрение. Счетоводството се нуждае от точни данни — не след ретроактивни промени.

Архивирайте одобрените фишове — никога не ги изтривайте. Фишовете за заплата са документи с правна стойност. Могат да бъдат изискани от служителя, данъчния орган или съдилищата години по-късно.