Оператор приемане на стоки — GRN (NIR)

Отдел: Склад и логистика
Ниво: Оперативно
Основна цел: Физическо приемане на стоки от доставчици, записване на GRN в системата и актуализиране на наличностите в реално време

Какво прави тази роля

Операторът за приемане на стоки е първото звено в гаранционния складов процес. Приема стоки, доставени от доставчици, проверява спрямо Поръчката за покупка, записва GRN (Nota de Intrare-Recepție / NIR) в CRMconnect — с или без баркод скенер — и отбелязва всяко несъответствие преди стоките да влязат в активните наличности.

Редовно използвани модули

Баркод скенер — как да го използвате

CRMconnect поддържа баркод скенер в модула GRN. Свържете скенера (USB HID или Bluetooth) — платформата го разпознава автоматично като входно устройство.

Приемане с скенер:

1. Отворете създадения GRN (или създайте нов)
2. Фокусирайте полето за баркод в реда с артикула
3. Сканирайте баркод етикета на пакета/продукта
4. Платформата автоматично търси SKU в Стоки и попълва реда
5. Въведете полученото количество → потвърдете реда
6. Повторете за всеки артикул в доставката

Предимства на скенера пред ръчно въвеждане:

• Елиминира грешките в SKU (грешен артикул, записан в наличностите)
• Ускорява приемането с ~60% спрямо въвеждане
• Създава пълна одитна следа: оператор + времева марка + SKU + количество

Без скенер: можете да търсите артикула по код или наименование в полето за артикул в GRN. Операцията е идентична, само по-бавна.

Дневен режим

При пристигане на транспорт

1. Получаване на документи от шофьора: товарителница/CMR на доставчика + фактура (ако е изпратена физически)
2. Отваряне на Поръчки за покупка → намиране на свързаната ПП (по номер или доставчик)
3. Визуална проверка, че доставчикът и артикулите в товарителницата/фактурата съответстват на ПП
4. Създаване на нов GRN → свързване с съответната ПП

Физическо приемане и записване

5. Преброяване/претегляне на всеки получен артикул
6. Попълване на GRN ред по ред (с скенер или ръчно):
   • Артикул (SKU)
   • Получено количество
   • Целеви склад
   • Партида / сериен номер (ако продуктът се проследява по партиди)
7. При несъответствие спрямо ПП → обработка по случай (вижте работни потоци)
8. Финализиране на GRN → наличностите се актуализират автоматично в Стоки

В края на смяната

9. Проверете в Стоки дали нивата на наличностите отразяват днешните приемания
10. Предаване на физическите документи (подписан GRN, товарителница на доставчика) на счетоводителя АС

Основни работни потоци

Работен поток 1 — Пълно съответстващо приемане

Доставчикът доставя точно това, което е в ПП
→ Създаване на GRN → свързване с ПП
→ Сканиране/въвеждане на всеки артикул и количество
→ Всички редове съответстват на ПП ✓
→ Финализиране на GRN
→ Наличностите автоматично нарастват в Стоки
→ ПП преминава в статус „Получена"
→ Уведомяване на счетоводителя АС: GRN финализиран, може да валидира фактурата на доставчика

Работен поток 2 — Частична доставка

Доставчикът доставя 60 от 100 поръчани единици
→ Създаване на GRN → свързване с ПП
→ Въвеждане на ДЕЙСТВИТЕЛНО получените количества (60 единици)
→ Финализиране на частичния GRN
→ Наличностите се актуализират с 60 единици
→ ПП остава отворена за оставащите 40 единици
→ Уведомяване на Доставки: частична доставка, остатъкът се очаква
→ Счетоводителят АС ще валидира фактурата само за полученото количество

Работен поток 3 — Повредени или несъответстващи стоки

При преброяване: 5 повредени единици в доставка от 100 единици
→ Създаване на GRN за 95-те съответстващи единици → финализиране
→ За 5-те повредени единици: не ги слагайте в активните наличности
→ Склад → Корекции и загуби → Добавяне
   → Артикул, количество: 5 единици, причина: „Повреди при приемане"
   → Прикачване на снимки при нужда за рекламации
→ Уведомяване на Доставки за издаване на Дебитно известие към доставчика
→ Или: Склад → Връщания покупки → създаване на физическо връщане

Работен поток 4 — Неизвестен артикул в системата (нов SKU)

Доставчикът доставя продукт, който не съществува в Стоки
→ Не може да се финализира GRN без валиден SKU
→ Уведомяване на Мениджъра на склада или Доставките
→ Мениджърът създава артикула в Стоки с правилни данни
→ Връщане към GRN → добавяне на ред с новия SKU → финализиране

Пълна проследимост на GRN

Всеки финализиран GRN създава одитируем запис в История на склада:

GRN #[номер] ←→ ПП #[номер] ←→ Доставчик ←→ Фактура на доставчика
       ↓
Стоки: SKU + количество + склад + дата на въвеждане + оператор
       ↓
История на склада: записът е видим с всички детайли

Ако някой попита „откъде дойдоха наличностите X в склад Y?" — намерете отговора в Склад → История филтриран по SKU и дата.

Основни показатели

Практически съвети

Сканирайте преди подписване на товарителницата на доставчика. Не подписвайте транспортния документ, преди физически да сте преброили и проверили стоките. Подписът означава, че сте потвърдили съответстващото приемане.

Един GRN = една доставка, не един доставчик. Ако същият доставчик достави два пъти в същия ден с различни превозни средства → два отделни GRN, всеки с собствени документи.

Снимайте повредените стоки на място. Рекламациите към доставчиците са много по-лесни за спечелване с визуални доказателства, прикачени в системата в момента на приемане.

Партидите и серийните номера са важни, ако продуктите се проследяват. Не пропускайте полетата за партида/сериен номер за продукти, които ги изискват — пълната проследимост зависи от тях.