Χειριστής Παραλαβής Εμπορευμάτων — ΣΕΠ (NIR)

Τμήμα: Αποθήκη & Logistics
Επίπεδο: Επιχειρησιακό
Κύριος στόχος: Φυσική παραλαβή εμπορευμάτων από προμηθευτές, καταγραφή του ΣΕΠ στο σύστημα και ενημέρωση αποθέματος σε πραγματικό χρόνο

Τι κάνει αυτός ο ρόλος

Ο Χειριστής Παραλαβής είναι ο πρώτος κρίκος στη φυσική αλυσίδα αποθήκης. Παραλαμβάνει εμπορεύματα που παραδίδουν προμηθευτές, επαληθεύει έναντι της Παραγγελίας Αγοράς, καταγράφει το ΣΕΠ στο CRMconnect — με ή χωρίς σαρωτή — και επισημαίνει κάθε απόκλιση πριν τα εμπορεύματα μπουν στο ενεργό απόθεμα.

Ενότητες που χρησιμοποιούνται καθημερινά

Σαρωτής γραμμωτού κώδικα — πώς να τον χρησιμοποιείτε

Το CRMconnect υποστηρίζει σαρωτή γραμμωτού κώδικα στην ενότητα ΣΕΠ. Συνδέστε τον σαρωτή (USB HID ή Bluetooth) — η πλατφόρμα τον αναγνωρίζει αυτόματα.

Παραλαβή με σαρωτή:

1. Ανοίξτε το δημιουργημένο ΣΕΠ (ή δημιουργήστε νέο)
2. Εστιάστε στο πεδίο γραμμωτού κώδικα στη γραμμή είδους
3. Σαρώστε την ετικέτα γραμμωτού κώδικα στη συσκευασία/προϊόν
4. Η πλατφόρμα αναζητά αυτόματα το SKU στα Εμπορεύματα και συμπληρώνει τη γραμμή
5. Εισαγάγετε την παραληφθείσα ποσότητα → επιβεβαιώστε τη γραμμή
6. Επαναλάβετε για κάθε είδος στην παράδοση

Πλεονεκτήματα σαρωτή έναντι χειροκίνητης καταχώρησης:

• Εξαλείφει σφάλματα SKU (λανθασμένο είδος στο απόθεμα)
• Επιταχύνει την παραλαβή κατά ~60%
• Δημιουργεί πλήρες αρχείο ελέγχου: χειριστής + χρονική σήμανση + SKU + ποσότητα

Χωρίς σαρωτή: μπορείτε να αναζητήσετε το είδος με κωδικό ή όνομα στο πεδίο του ΣΕΠ. Η λειτουργία είναι ίδια, απλώς πιο αργή.

Ημερήσια ρουτίνα

Όταν φτάνει μεταφορά

1. Παραλάβετε έγγραφα από τον οδηγό: δελτίο αποστολής/CMR + τιμολόγιο (αν αποστέλλεται φυσικά)
2. Ανοίξτε Παραγγελίες Αγοράς → βρείτε τη σχετική ΠΑ (με αριθμό ή προμηθευτή)
3. Επαληθεύστε οπτικά ότι ο προμηθευτής και τα είδη στο τιμολόγιο/δελτίο αποστολής ταιριάζουν με την ΠΑ
4. Δημιουργήστε νέο ΣΕΠ → συσχετίστε την αντίστοιχη ΠΑ

Φυσική παραλαβή και καταγραφή

5. Μετρήστε/ζυγίστε κάθε παραληφθέν είδος
6. Συμπληρώστε το ΣΕΠ γραμμή-γραμμή (με σαρωτή ή χειροκίνητα):
   • Είδος (SKU)
   • Παραληφθείσα ποσότητα
   • Αποθήκη προορισμού
   • Παρτίδα / σειριακός αριθμός (αν το προϊόν παρακολουθείται ανά παρτίδα)
7. Αν υπάρχει απόκλιση έναντι ΠΑ → χειριστείτε ανά περίπτωση (βλ. ροές εργασίας)
8. Οριστικοποιήστε το ΣΕΠ → απόθεμα ενημερώνεται αυτόματα στα Εμπορεύματα

Στο τέλος βάρδιας

9. Ελέγξτε στα Εμπορεύματα ότι τα επίπεδα αποθέματος αντικατοπτρίζουν τις παραλαβές της ημέρας
10. Παραδώστε φυσικά έγγραφα (υπογεγραμμένο ΣΕΠ, δελτίο αποστολής) στον Λογιστή

Βασικές ροές εργασίας

Ροή εργασίας 1 — Πλήρης συμμορφούμενη παραλαβή

Προμηθευτής παραδίδει ακριβώς αυτό που αναφέρεται στην ΠΑ
→ Δημιουργήστε ΣΕΠ → συσχετίστε ΠΑ
→ Σαρώστε/καταχωρήστε κάθε είδος και ποσότητα
→ Όλες οι γραμμές ταιριάζουν με ΠΑ ✓
→ Οριστικοποιήστε ΣΕΠ
→ Απόθεμα αυξάνεται αυτόματα στα Εμπορεύματα
→ ΠΑ μεταβαίνει σε κατάσταση "Παραληφθείσα"
→ Ειδοποιήστε Λογιστή: ΣΕΠ οριστικοποιήθηκε, μπορεί να επικυρωθεί τιμολόγιο

Ροή εργασίας 2 — Μερική παράδοση

Προμηθευτής παραδίδει 60 από 100 παραγγελθείσες μονάδες
→ Δημιουργήστε ΣΕΠ → συσχετίστε ΠΑ
→ Καταχωρήστε ΠΡΑΓΜΑΤΙΚΑ παραληφθείσες ποσότητες (60 μονάδες)
→ Οριστικοποιήστε μερικό ΣΕΠ
→ Απόθεμα ενημερώνεται με 60 μονάδες
→ ΠΑ παραμένει ανοιχτή για τις υπόλοιπες 40 μονάδες
→ Ειδοποιήστε Προμήθειες: μερική παράδοση, υπόλοιπο σε αναμονή
→ Λογιστής θα επικυρώσει τιμολόγιο μόνο για παραληφθείσα ποσότητα

Ροή εργασίας 3 — Κατεστραμμένα ή μη συμμορφούμενα εμπορεύματα

Κατά καταμέτρηση: 5 κατεστραμμένες μονάδες σε παράδοση 100 μονάδων
→ Δημιουργήστε ΣΕΠ για τις 95 συμμορφούμενες μονάδες → οριστικοποιήστε
→ Για 5 κατεστραμμένες: μη τις βάλετε στο ενεργό απόθεμα
→ Αποθήκη → Αναλώσεις & Απώλειες → Προσθήκη
   → Είδος, ποσότητα: 5 μονάδες, αιτία: "Κατεστραμμένα κατά παραλαβή"
   → Επισυνάψτε φωτογραφίες αν απαιτείται για αξιώσεις
→ Ειδοποιήστε Προμήθειες να εκδώσουν Χρεωστικό Σημείωμα
→ Ή: Αποθήκη → Επιστροφές Αγορών → φυσική επιστροφή

Ροή εργασίας 4 — Άγνωστο είδος στο σύστημα (νέο SKU)

Προμηθευτής παραδίδει προϊόν που δεν υπάρχει στα Εμπορεύματα
→ Δεν μπορεί να οριστικοποιηθεί ΣΕΠ χωρίς έγκυρο SKU
→ Ειδοποιήστε Διαχειριστή Αποθήκης ή Προμήθειες
→ Διαχειριστής δημιουργεί είδος στα Εμπορεύματα με σωστά δεδομένα
→ Επιστρέψτε στο ΣΕΠ → προσθέστε γραμμή με νέο SKU → οριστικοποιήστε

Πλήρης ιχνηλασιμότητα ΣΕΠ

Κάθε οριστικοποιημένο ΣΕΠ δημιουργεί ελέγξιμο αρχείο στο Ιστορικό Αποθήκης:

ΣΕΠ #[αριθμός] ←→ ΠΑ #[αριθμός] ←→ Προμηθευτής ←→ Τιμολόγιο Προμηθευτή
       ↓
Εμπορεύματα: SKU + Ποσότητα + Αποθήκη + Ημερομηνία εισαγωγής + Χειριστής
       ↓
Ιστορικό Αποθήκης: καταχώρηση ορατή με όλες τις λεπτομέρειες

Αν κάποιος ρωτήσει "από πού ήρθε το απόθεμα X στην αποθήκη Y;" — βρείτε απάντηση στο Αποθήκη → Ιστορικό φιλτράροντας ανά SKU και ημερομηνία.

Βασικές μετρήσεις

Πρακτικές συμβουλές

Σαρώστε πριν υπογράψετε το δελτίο αποστολής του προμηθευτή. Μην υπογράφετε το έγγραφο μεταφοράς πριν μετρήσετε και ελέγξετε φυσικά τα εμπορεύματα. Η υπογραφή σημαίνει ότι επιβεβαιώσατε συμμορφούμενη παραλαβή.

Ένα ΣΕΠ = μία παράδοση, όχι ένας προμηθευτής. Αν ο ίδιος προμηθευτής παραδώσει δύο φορές την ίδια ημέρα με διαφορετικά οχήματα → δύο ξεχωριστά ΣΕΠ, το καθένα με τα δικά του έγγραφα.

Φωτογραφίστε κατεστραμμένα εμπορεύματα επί τόπου. Οι αξιώσεις κατά προμηθευτών είναι πολύ πιο εύκολο να κερδηθούν με οπτικά στοιχεία επισυναπτόμενα στο σύστημα κατά την παραλαβή.

Παρτίδες και σειριακοί αριθμοί έχουν σημασία αν τα προϊόντα παρακολουθούνται. Μην παραλείπετε τα πεδία παρτίδας/σειριακού για προϊόντα που τα απαιτούν — η πλήρης ιχνηλασιμότητα εξαρτάται από αυτά.