Χειριστής Παραγγελιών OMS

Τμήμα: OMS & E-commerce
Επίπεδο: Επιχειρησιακό
Κύριος στόχος: Ημερήσια επεξεργασία παραγγελιών από όλα τα κανάλια — από είσοδο έως επιβεβαιωμένη παράδοση

Τι κάνει αυτός ο ρόλος

Ο Χειριστής Παραγγελιών διαχειρίζεται την ενοποιημένη ουρά παραγγελιών από όλες τις πηγές: online καταστήματα (WooCommerce/Shopify), Πύλη B2B, χειροκίνητες παραγγελίες από Πωλήσεις, EDI παραγγελίες και παραγγελίες μέσω API. Εξασφαλίζει ότι κάθε παραγγελία ολοκληρώνει σωστά τον πλήρη κύκλο: επικύρωση → έγκριση → επιβεβαίωση → δελτίο παράδοσης → AWB → παράδοση → επιστροφές.

Ενότητες που χρησιμοποιούνται καθημερινά

Πηγές παραγγελιών

Όλες οι παραγγελίες φτάνουν στην ενοποιημένη ουρά /admin/omni_sales/order_list:

Ημερήσια ρουτίνα

Πρωί — τριάζ (20–30 λεπτά)

1. /admin/omni_sales/order_list → φίλτρο: κατάσταση Πρόχειρο (0) ή Επεξεργασία (1)
   → Νέες παραγγελίες που ήρθαν τη νύχτα
   → Ελέγξτε και επεξεργαστείτε

2. Παραγγελίες με approve_status = 0
   → Αναμονή έγκρισης → στείλτε στον εγκριτή ή εγκρίνετε μόνοι σας (αν επιτρέπεται)

3. /admin/omni_sales/diary_sync
   → Σφάλματα συγχρ. WooCommerce/Shopify προηγούμενης νύχτας
   → Επιλύστε (ελλείπον SKU, μη δημιουργηθείς πελάτης)

4. Παραγγελίες κατάστασης 16 (Μη Διαθέσιμο Απόθεμα)
   → Back-orders — ειδοποιήστε Προμήθειες για επείγον ΑΠΠ

5. /admin/warehouse/manage_packing_list → πακέτα χωρίς AWB
   → Συμπληρώστε διαστάσεις/βάρος → δημιουργήστε AWB

Κατά τη διάρκεια ημέρας

Νέα παραγγελία → ελέγξτε → επιβεβαιώστε (κατάσταση 3)
  ↓
Τιμολόγιο δημιουργείται αυτόματα (αν ρυθμιστεί)
  ↓
Δελτίο παράδοσης δημιουργείται (αυτόματα ή χειροκίνητα)
  ↓
Αποθήκη: picking + συσκευασία + ζύγισμα + διαστάσεις
  ↓
Δημιουργήστε AWB (Innoship ή απευθείας courier)
  ↓
Παραγγελία → κατάσταση Αποστολή (4)
  ↓
Courier παραδίδει → κατάσταση Παραδόθηκε (5)

Κατάσταση παραγγελίας — οδηγός ενεργειών

Ροή έγκρισης

Επεξεργασία ανά τύπο πηγής

Παραγγελίες WooCommerce / Shopify

Παραγγελία εμφανίζεται στο OmniSales
  ↓
Ελέγξτε στο diary_sync ότι εισαγωγή τρέχει χωρίς σφάλματα
  ↓
Ανοίξτε παραγγελία:
  → Πελάτης δημιουργήθηκε/συσχετίστηκε σωστά;
  → Προϊόντα χαρτογραφημένα σωστά (αντιστοίχιση SKU);
  → Πληρωμή αναγνωρίστηκε;
  ↓
Αν όλα σωστά → επιβεβαίωση → αυτόματο τιμολόγιο + δελτίο παράδοσης
  ↓
Κατάσταση ενημερώνεται αυτόματα στο WooCommerce/Shopify

Συνηθισμένα σφάλματα:

Παραγγελίες Πύλης B2B

Πελάτης παραγγέλνει από δικό του κατάλογο
  ↓
Εμφανίζεται στο OmniSales με κατάσταση Πρόχειρο
  ↓
Επαληθεύστε: ταιριάζει η τιμή με τη Λίστα Τιμών πελάτη;
  → Αν ναι → επιβεβαίωση
  → Αν όχι → ελέγξτε Λίστα Τιμών
  ↓
Αν παραγγελία > όριο έγκρισης → στείλτε στον Διαχειριστή Πωλήσεων
  ↓
Έγκριση → κατάσταση Επιβεβαιωμένη → δελτίο + τιμολόγιο

Παραγγελίες EDI

Το EDIconnect χειρίζεται EDI παραγγελίες πλήρως αυτόματα — δεν χρειάζονται χειροκίνητες ενέργειες ανά παραγγελία.

Λιανοπωλητής/διανομέας στέλνει ΠΑ (X12 850 / EDIFACT ORDERS)
  ↓
EDIconnect λαμβάνει και επεξεργάζεται αυτόματα
  ↓
Παραγγελία Πωλήσεων δημιουργείται αυτόματα στο OmniSales
  ↓
Ελέγχετε: ποσότητες και τιμές ταιριάζουν με σύμβαση;
  ↓
Επιβεβαίωση → αυτόματα εξερχόμενα:
  Επιβεβαίωση παραγγελίας (X12 855 / EDIFACT ORDRSP) → partner
  Κατά αποστολή: Δελτίο Παράδοσης EDI (X12 856) → partner αυτόματα

Διαχείριση back-orders (κατάσταση 16)

Παραγγελία ελήφθη → έλεγχος αποθέματος → ΕΛΛΕΙΨΗ
  ↓ κατάσταση: 16 (Μη Διαθέσιμο Απόθεμα)

1. Ειδοποιήστε Προμήθειες → ΑΠΠ για ελλείποντα προϊόντα
2. Ειδοποιήστε πελάτη με εκτιμώμενη ημερομηνία
3. Παραγγελία στην κατάσταση 16 → παρακολουθήστε καθημερινά

Κατά ανεφοδιασμό:
4. Επαληθεύστε απόθεμα στο σύστημα
5. Αλλάξτε χειροκίνητα κατάσταση σε Επιβεβαιωμένη (3)
6. Δημιουργήστε δελτίο παράδοσης → συνεχίστε κανονική ροή

Επιστροφές — πλήρης διαδικασία

Τύποι επιστροφών

• fully — πλήρης επιστροφή παραγγελίας → κατάσταση 7
• partially — μερικά προϊόντα → κατάσταση 12
• manual — προσαρμογή χωρίς φυσική επιστροφή (ελαττωματικό χωρίς επιστροφή)

Απόφαση

Μετρήσεις παρακολούθησης

Πρακτικές συμβουλές

Diary sync = υγεία καναλιών σας. Ελέγξτε το πρωί πριν οτιδήποτε άλλο. Μη εντοπισθέν σφάλμα συγχρ. μπορεί να αφήσει δεκάδες παραγγελίες εισαχθείσες — πελάτες που πλήρωσαν χωρίς επιβεβαίωση.

Κατάσταση 16 δεν ξεχνιέται, παρακολουθείται. Κάθε μη επιλυμένο back-order είναι πελάτης που πλήρωσε και δεν έχει εμπορεύματα.

Οι διαστάσεις στη λίστα συσκευασίας δεν είναι προαιρετικές. Χωρίς Μ×Π×Υ + βάρος δεν παράγεται AWB. Αν η αποθήκη δεν τα συμπληρώνει → AWB δεν βγαίνει → παραγγελία μπλοκάρει.