Operator Zamówień OMS
Dział: OMS & E-commerce
Poziom: Operacyjny
Główny cel: Codzienne przetwarzanie zamówień ze wszystkich kanałów — od wpłynięcia do potwierdzonej dostawy
Co robi ta rola
Operator Zamówień zarządza ujednoliconą kolejką zamówień ze wszystkich źródeł: sklepy internetowe (WooCommerce/Shopify), Portal B2B, ręczne zamówienia ze Sprzedaży, zamówienia EDI od detalistów i dystrybutorów oraz zamówienia przez API. Zapewnia że każde zamówienie poprawnie przechodzi pełny cykl: walidacja → zatwierdzenie → potwierdzenie → WZ → AWB → dostawa → zwroty.
Codziennie używane moduły
| Moduł | Gdzie go znaleźć | Do czego go używasz |
|---|---|---|
| Zamówienia OmniSales | OmniSales → Zamówienia | Główna kolejka — wszystkie kanały |
| Kanały sprzedaży | OmniSales → Kanały | Konfiguracja na kanał |
| Zamówienia sprzedaży | Sprzedaż → Zamówienia | Ręczne zamówienia i B2B |
| WZ Dostawa | Magazyn → WZ Dostawa | Generowanie WZ z potwierdzonego zamówienia |
| Listy załadunkowe | Magazyn → Listy | Przygotowane paczki → AWB |
| Innoship | Integracje → Innoship | AWB dla 230+ kurierów, 35 krajów |
| Faktury | Sprzedaż → Faktury | Faktura przy potwierdzeniu lub wysyłce |
| Audit sync | OmniSales → Audit sync | Błędy importu WooCommerce/Shopify |
Codzienna rutyna
Rano — triage (20–30 min)
1. Filtruj: status Szkic (0) lub W toku (1)
→ Nowe zamówienia z nocy (WooCommerce, B2B, EDI)
2. Zamówienia z approve_status = 0
→ Oczekujące zatwierdzenie → wyślij do zatwierdzającego
3. Błędy sync WooCommerce/Shopify z poprzedniej nocy
→ Napraw błędy (brakujący kod artykułu, nie utworzony klient)
4. Zamówienia status 16 (Brak stanu)
→ Back-ordery — powiadom Zakupy o pilnym RFQ
5. Paczki bez AWB → uzupełnij wymiary/wagę → generuj AWB
Przewodnik działań według statusu zamówienia
| Kod | Status | Co zrobić |
|---|---|---|
| 0 | Szkic | Pełna weryfikacja: produkty, ceny, klient, adres → potwierdź |
| 1 | W toku | Sprawdź stan i dostępność |
| 2 | Oczekiwanie na płatność | Czekaj na potwierdzenie zaliczki — nie twórz WZ bez płatności |
| 3 | Potwierdzone | WZ utworzone → magazyn przejmuje |
| 4 | Wysyłka | AWB wygenerowane, paczka u kuriera |
| 5 | Dostarczone | Kompletny cykl ✓ |
| 16 | Brak stanu | Back-order — powiadom Zakupy |
| 8 | Anulowane | Anulowane — zarezerwowany stan zwolniony |
Wskaźniki do śledzenia
| Wskaźnik | Cel |
|---|---|
| Czas przetwarzania (Szkic → Potwierdzone) | < 2h w dni robocze |
| Zamówienia w Szkicu > 4h | 0 |
| Back-ordery > 7 dni | Eskaluj do Zakupów + informuj klienta |
| Codzienne błędy sync | 0 nierozwiązanych |
Praktyczne wskazówki
Diary sync = kondycja kanałów. Sprawdzaj rano przed wszystkim innym. Niewychwycony błąd sync może zostawić dziesiątki niezaimportowanych zamówień.
Status 16 nie jest zapominany, lecz monitorowany. Każdy nierozwiązany back-order to klient który zapłacił i nie ma towaru.