Specjalista ds. Relacji z Dostawcami

Dział: VRM — Zarządzanie Relacjami z Dostawcami
Poziom: Operacyjny
Główny cel: Utrzymywanie codziennych relacji z dostawcami — portal, katalog, dokumenty, komunikacja

Co robi ta rola

Specjalista ds. Relacji z Dostawcami jest operacyjnym interfejsem między firmą a jej dostawcami. Zarządza dostępem do portalu, prowadzi katalog artykułów i cen, śledzi zamówienia i oferty, przetwarza zwroty i zapewnia że każdy dostawca ma aktualne informacje.

Regularnie używane moduły

Moduł	Gdzie go znaleźć	Do czego go używasz
Dostawcy	Zakupy → Dostawcy	Profile, kontakty, warunki, dokumenty
Katalog artykułów dostawcy	Zakupy → Katalog	Katalogi cenowe na dostawcę
Portal B2B dostawcy	`/purchase/vendors_portal/`	Dostęp dostawcy
RFQ	Zakupy → Zapytania ofertowe	Śledzenie odpowiedzi na RFQ
Zamówienia zakupu	Zakupy → Zamówienia	Status aktywnych zamówień
Umowy zakupu	Zakupy → Umowy	Umowy ramowe i projektowe
Noty debetowe	Zakupy → Noty debetowe	Korekty faktur
Faktury dostawcy	Zakupy → Faktury	Faktury wystawione przez dostawcę w portalu

Codzienna rutyna

Rano — sprawdzenie skrzynki i portalu

Portal dostawcy → czy wpłynęły nowe oferty? → powiadom Kupującego
Zamówienia zakupu → ZZ niepotwierdzone przez dostawcę > 48h → bezpośredni follow-up
RFQ → czy wszyscy zaproszeni dostawcy odpowiedzieli? → przypominaj tym którzy nie
Zwroty → oczekujące wnioski zwrotów u dostawcy → sprawdź status

Tygodniowo

Sprawdzaj umowy wygasające w 60 dniach → eskaluj do Kierownika
Sprawdź że wszyscy aktywni dostawcy mają kontakty z aktywowanym dostępem do portalu

Onboarding nowego dostawcy

1. Zakupy → Dostawcy → Dodaj nowego dostawcę
   → Wypełnij: Nazwa firmy, NIP, adres, waluta, warunki płatności
   → Dodaj dane bankowe (IBAN, bank)
   → Ustaw kategorię (Strategiczny A / B / Operacyjny / Spot / Ocena)

2. Zakładka Kontakty → Dodaj główny kontakt
   → Imię, Nazwisko, Email, Telefon, Stanowisko
   → Zaznacz is_primary = TAK
   → Aktywuj preferencje email: faktury + zamówienia + umowy

3. Aktywuj dostęp do portalu:
   → Z karty kontaktu → Wyślij zaproszenie do portalu
   → Dostawca otrzymuje email z danymi dostępowymi

4. Sprawdź że dostawca zalogował się i wypełnił profil firmy

Zarządzanie katalogiem cen

Każdy artykuł w katalogu można powiązać z wieloma dostawcami, każdy z własną ceną:

Przykład: Artykuł "Papier A4 80g/m²"
  → Dostawca A (D-001): 15,50 RON/ryza — ich kod: HAR-001
  → Dostawca B (D-002): 16,20 RON/ryza — ich kod: A4-STD
  → Dostawca C (D-003): 14,80 RON/ryza — ich kod: P-A4-80

Praktyczne wskazówki

Notatki wewnętrzne to pamięć zespołu. Każda rozmowa z dostawcą zawierająca obietnicę lub ustną zgodę → natychmiast udokumentowana. Co nie jest zapisane, nie istnieje.

Sprawdzaj status portalu przy onboardingu. Nie wystarczy wysłać zaproszenia — sprawdź że dostawca faktycznie się zalogował.

Ceny w katalogu to źródło prawdy. Każda cena wynegocjowana ustnie lub emailem → natychmiast w Katalogu artykułów dostawcy.