Specjalista HR / Generalista HR

Dział: HR & Zasoby Ludzkie
Poziom: Operacyjny
Główny cel: Zarządzanie aktami personalnymi, dokumentacją HR, listami obecności i onboardingiem nowych pracowników

Co robi ta rola

Specjalista HR zarządza codziennymi operacjami personalnymi: tworzy i aktualizuje karty pracowników, prowadzi teczki HR (umowy, dokumenty, salda urlopów), zatwierdza miesięczne listy obecności i koordynuje onboarding nowo zatrudnionych pracowników.

Codziennie używane moduły

Moduł	Gdzie go znaleźć	Do czego go używasz
Pracownicy	HR → Pracownicy	Tworzenie/aktualizacja kont pracowników
Profil HR	HR → Profil HR	Kompletne teczki pracownicze
Listy obecności	HR → Listy obecności	Weryfikacja i zatwierdzanie miesięcznych list
Zespoły pracowników	HR → Zespoły	Zarządzanie strukturą zespołów
Działy	HR → Działy	Struktura organizacyjna
Role & Uprawnienia	HR → Role	Przypisywanie właściwego dostępu

Codzienna rutyna

Rano

Pracownicy → sprawdź czy są oczekujące prośby o modyfikację
Listy obecności → sprawdź listy przesłane do zatwierdzenia → zatwierdź lub poproś o korekty
Sprawdź skrzynkę na prośby HR (urlopy, dokumenty, wyjaśnienia)

Miesięczne — zamknięcie HR

Listy obecności → eksportuj miesięczny raport obecności do płac
Profil HR → aktualizuj salda urlopów (dni wykorzystane, dni pozostałe)
Sprawdź czy wszyscy aktywni pracownicy mają ważne umowy

Kluczowe workflow

Workflow 1 — Onboarding nowego pracownika

Rekruter oznacza status kandydata 6 (Wybrany) → Pracownik tworzony automatycznie
       ↓
Przejmij i uzupełnij kartę:

[Pracownicy — /admin/staff]
→ Zweryfikuj dane: imię, nazwisko, email, telefon
→ Wypełnij brakujące pola: Rola CRM, Dział, Data zatrudnienia, Hasło dostępu
→ Zapisz → pracownik ma dostęp do CRM

[Profil HR — /admin/hr_profile]
→ Stwórz/uzupełnij teczkę HR:
   - Dane osobowe: PESEL, adres, kontakt alarmowy
   - Dane kontraktowe: typ umowy, data rozpoczęcia, wynagrodzenie podstawowe
   - Załączone dokumenty: kopia dowodu, podpisana umowa
   - Saldo urlopowe: dni przysługujące na bieżący rok

Workflow 2 — Zarządzanie urlopami

Pracownik prosi o urlop
→ Sprawdź w Profilu HR → dostępne saldo urlopowe
→ Jeśli wystarczające → zatwierdź → zarejestruj w Profilu HR
→ Powiadom bezpośredniego przełożonego pracownika
→ Zarejestruj nieobecność na liście obecności

Workflow 3 — Offboarding odchodzącego pracownika

Otrzymano wypowiedzenie / zwolnienie
→ Pracownicy → otwórz kartę → ustaw datę zakończenia umowy
→ Oblicz niewykorzystane dni urlopowe → wyślij do płac
→ Cofnij dostęp do CRM: ustaw Aktywny = 0 (NIE usuwaj!)
→ Profil HR → archiwizuj wymagane dokumenty
→ IT/Admin: powiadom o cofnięciu innych dostępów

Kluczowe wskaźniki

Wskaźnik	Cel
Listy obecności zatwierdzone terminowo	100%
Kompletne teczki HR	0 brakujących obowiązkowych dokumentów
Wygasłe nieodnowione umowy	0
Ujemne saldo urlopowe	0

Praktyczne wskazówki

Nigdy nie usuwaj pracownika — dezaktywuj go. Historia aktywności, rozwiązane zgłoszenia są powiązane z jego kontem. Usunięcie zrywa wszystkie powiązania.

Przetwarzaj offboarding tego samego dnia co odejście. Aktywne konto byłego pracownika to ryzyko bezpieczeństwa. Dezaktywacja zajmuje 30 sekund.