Radca Prawny

Dział: Prawny
Poziom: Starszy operacyjny / Zarządzanie
Główny cel: Zarządzanie umowami, zgodność dokumentów, RODO i archiwum prawne firmy

Co robi ta rola

Radca Prawny jest strażnikiem prawnie wiążących dokumentów w CRMconnect: redaguje i zarządza umowami z klientami, dostawcami i pracownikami; nadzoruje wewnętrzne przepływy zatwierdzania; przetwarza wnioski RODO i zapewnia że żadna umowa nie wygasa niezauważona.

Regularnie używane moduły

Moduł	Gdzie go znaleźć	Do czego go używasz
Umowy klientów	CRM → Umowy	Redagowanie, wysyłanie, podpisywanie, odnowienie
Umowy dostawców	Zakupy → Umowy	Umowy ramowe, NDA z dostawcami
Zarządzanie dokumentami	Operacje → Dokumenty	Wielopoziomowe zatwierdzanie wewnętrzne
RODO	Ustawienia → RODO	Zgody, wnioski o usunięcie, audit
Oferty	Sprzedaż → Oferty	Przegląd warunków, zaakceptowane → umowy
Workflow Automation	Integracje → Automatyzacja	Alerty wygaśnięcia, zadania zatwierdzania

Codzienna rutyna

Rano — prawny triage (15–20 min)

Umowy wygasające w 60 dniach → zainicjuj proces odnowienia lub powiadom klienta
Niepodpisane umowy → filtruj signed = 0 ze datą wysłania > 3 dni → śledź podpisanie
Dokumenty oczekujące na zatwierdzenie → przejrzyj i zatwierdź/zwróć
Nierozwiązane wnioski RODO → przetwórz w 30-dniowym terminie prawnym

Zarządzanie umowami klientów

Kompletny przepływ: od szablonu do podpisanej umowy

1. Szablon → Umowa utworzona
   → Wybierz typ umowy (NDA, Umowa o świadczenie usług, Umowa ramowa, Aneks)
   → Pola korespondencji seryjnej auto-wypełnione z karty klienta

2. [Opcjonalnie] Wewnętrzne zatwierdzenie
   → Zatwierdzający 1 (Kierownik działu) → Zatwierdzający 2 (Dyrektor)
   → Po ostatecznym zatwierdzeniu → wyślij do klienta

3. Wyślij do klienta
   → Email z unikalnym linkiem + PDF w załączniku
   → Klient podpisuje → System rejestruje: IP, czas, imię podpisującego

4. Po podpisaniu → Umowa staje się tylko do odczytu
   → Każda modyfikacja wymaga Aneksu (nowa umowa z parent_id)

RODO — zgodność i prawa podmiotów

Obsługa wniosków o usunięcie (prawo do bycia zapomnianym)

1. Klient wnioskuje o usunięcie danych
2. Wniosek pojawia się w /admin/gdpr ze statusem "oczekujący"
3. Sprawdzasz:
   → Czy istnieją aktywne zobowiązania umowne? (niezapłacona faktura)
   → Czy istnieją prawne obowiązki przechowywania? (faktury — 10 lat)
   → Brak przeszkód → anonimizuj lub usuń
4. TERMIN: 30 dni od daty wniosku (obowiązek RODO)

Konfiguracja Workflow Automation dla Prawnego

Wyzwalacz	Działanie	Korzyść
Umowa `dateend` − 60 dni	Zadanie "Zainicjuj odnowienie" → ty	Zero niezauważonych wygaśnięć
Umowa `dateend` − 30 dni	Email przypomnienie → klient	Proaktywny zewnętrzny alert
Wniosek RODO otrzymany	Pilne zadanie "Przetwórz wniosek — 30-dniowy termin"	Zgodność z terminem prawnym
Oferta zaakceptowana	Zadanie "Wystaw formalną umowę"	Ciągłość sprzedaż → umowa

Praktyczne wskazówki

Dobre szablony oszczędzają godziny pracy. Inwestycja w 3–5 dobrze opracowanych szablonów eliminuje ręczne redagowanie 90% umów.

Zaakceptowana oferta ≠ podpisana umowa. Ma wartość dowodową, nie pełną wykonalność. Przekształć w formalną umowę natychmiast po akceptacji.

Żadna umowa nie wygasa bez twojej wiedzy. Alerty Workflow 60 i 30 dni są obowiązkowe. Wygasła nieodnowiona umowa może skutkować usługami działającymi bez podstawy prawnej.

RODO to nie biurokracja, lecz termin. 30 dni od wniosku. Jeśli nie masz skonfigurowanego Workflow alarmującego przy wnioskach RODO — skonfiguruj dzisiaj.