Νομικός Σύμβουλος

Τμήμα: Νομικό
Επίπεδο: Ανώτερο Επιχειρησιακό / Διαχείριση
Κύριος στόχος: Διαχείριση συμβάσεων, συμμόρφωση εγγράφων, GDPR και νομικό αρχείο εταιρείας

Τι κάνει αυτός ο ρόλος

Ο Νομικός Σύμβουλος είναι ο θεματοφύλακας των νομικά δεσμευτικών εγγράφων στο CRMconnect: συντάσσει και διαχειρίζεται συμβάσεις με πελάτες, προμηθευτές και υπαλλήλους· επιβλέπει εσωτερικές ροές έγκρισης· επεξεργάζεται αιτήματα GDPR· και εξασφαλίζει ότι καμία σύμβαση δεν λήγει χωρίς να το γνωρίζει.

Ενότητες που χρησιμοποιούνται τακτικά

Ημερήσια ρουτίνα

Πρωί — νομικό triage (15–20 λεπτά)

1. Συμβάσεις που λήγουν σε 60 ημέρες → /admin/contracts → φίλτρο dateend μεταξύ σήμερα και σήμερα +60 → έναρξη ανανέωσης ή ειδοποίηση πελάτη
2. Μη υπογεγραμμένες συμβάσεις → φίλτρο signed = 0 AND marked_as_signed = 0 με ημερομηνία αποστολής > 3 ημέρες → follow-up υπογραφής
3. Έγγραφα εκκρεμούς έγκρισής σας → /admin/document_management → αναθεωρήστε και εγκρίνετε/επιστρέψτε
4. Μη επιλυμένα αιτήματα GDPR → /admin/gdpr → αιτήματα χωρίς απάντηση → επεξεργαστείτε εντός 30 ημερών

Διαχείριση συμβάσεων πελατών

Πού: /admin/contracts

Πλήρης ροή: από πρότυπο σε υπογεγραμμένη σύμβαση

1. Πρότυπο → Σύμβαση δημιουργείται
   /admin/contracts/templates → επιλέξτε τύπο (NDA, Σύμβαση Υπηρεσιών,
   Σύμβαση Πλαισίου, Παράρτημα) → merge fields προ-συμπληρώνονται

2. [Προαιρετικά] Εσωτερική έγκριση
   → Ανεβάστε στη Διαχείριση Εγγράφων για πολυεπίπεδη ανασκόπηση
   → Εγκριτής 1 (Διευθυντής Τμήματος) → Εγκριτής 2 (Διευθυντής)
   → Μετά τελική έγκριση → αποστολή στον πελάτη

3. Αποστολή στον πελάτη
   → Κουμπί "Αποστολή" → email με μοναδικό σύνδεσμο + PDF
   → Πελάτης έχει πρόσβαση χωρίς πιστοποίηση (ασφαλές hash)

4. Υπογραφή πελάτη
   → Διαβάζει σύμβαση → σχεδιάζει υπογραφή → "Αποδοχή & Υπογραφή"
   → Σύστημα καταγράφει: IP, χρονική σήμανση, όνομα υπογράφοντα
   → Λαμβάνετε αυτόματη ειδοποίηση

5. Μετά υπογραφή
   → Σύμβαση γίνεται read-only
   → Οποιαδήποτε τροποποίηση → Τροποποίηση (νέα σύμβαση με parent_id)
   → Αρχειοθέτηση στη Διαχείριση Εγγράφων

Τύποι συμβάσεων

Βασικά merge fields για πρότυπα

Τροποποιήσεις και ιεραρχία εγγράφων

Συμβάσεις μπορούν να σχηματίζουν ιεραρχίες μέσω του πεδίου parent_id:

Σύμβαση Πλαισίου #001/2026 (μητρική)
  ├── Παράρτημα 1 — Τεχνικές Προδιαγραφές (parent_id = 001)
  ├── Παράρτημα 2 — Λίστα Τιμών Α1 2026 (parent_id = 001)
  └── Τροποποίηση 1 — Αλλαγή ρήτρας 5.3 (parent_id = 001)
       └── υπογράφεται χωριστά

Κατά δημιουργία Τροποποίησης:

1. Μην τροποποιείτε αρχική υπογεγραμμένη σύμβαση (κλειδωμένη)
2. Δημιουργήστε νέα σύμβαση → επιλέξτε parent_id = αρχική σύμβαση
3. Τεκμηριώστε μόνο τις τροποποιημένες ρήτρες

Ανανέωση σύμβασης

Πού: Από ανοιχτή σύμβαση → κουμπί Ανανέωση

→ Νέα εγγραφή δημιουργείται με:
   Παλαιά αξία έναντι νέας
   Παλαιά περίοδος έναντι νέας
   Ποιος ανανέωσε + πότε

→ Επιλογή υπογραφής:
   Διατήρηση υπογραφής (renew_keep_signature = 1)
   → πελάτης δεν χρειάζεται να ξαναυπογράψει

   Επαναφορά υπογραφής (renew_keep_signature = 0)
   → πελάτης υπογράφει νέα περίοδο
   → χρήσιμο αν ρήτρες άλλαξαν

Διαχείριση Εγγράφων — εσωτερικές ροές έγκρισης

Πού: /admin/document_management

Συνιστώμενη δομή φακέλων

📁 Ενεργές Συμβάσεις/
   📁 Πελάτες 2026/
   📁 Προμηθευτές 2026/
📁 Νομικά Πρότυπα/
   📄 Τυπικό NDA.docx
   📄 Σύμβαση Πλαισίου Υπηρεσιών.docx
📁 Εσωτερικά Έγγραφα/
   📁 Πολιτικές ΑΔ/
   📁 Διαδικασίες Συμμόρφωσης/
   📁 GDPR/
📁 Αρχείο/
   📁 Ληγμένες Συμβάσεις 2025/

Ροή έγκρισης

Έγγραφο δημιουργείται ή ανεβαίνει
       ↓
Εγκριτής 1 ειδοποιείται (π.χ. Διευθυντής Τμήματος)
  → Εγκρίνει → περνά στο επόμενο επίπεδο
  → Απορρίπτει → επιστρέφει με σημείωση αιτιολόγησης
       ↓
Εγκριτής 2 ειδοποιείται (π.χ. Διευθυντής)
  → Εγκρίνει → Έγγραφο ΤΕΛΙΚΑ ΕΓΚΕΚΡΙΜΕΝΟ

GDPR — συμμόρφωση και δικαιώματα υποκειμένων

Πού: /admin/gdpr

Παρακολούθηση συγκατάθεσης

Το σύστημα καταγράφει κάθε συγκατάθεση που δίνεται ή ανακαλείται:

• Ποιος συναίνεσε (επαφή ή lead)
• Για ποιο σκοπό (marketing email, κοινή χρήση δεδομένων, cookies)
• Πότε και από ποια IP
• Τύπος ενέργειας: opt-in ή opt-out

Επεξεργασία αιτημάτων διαγραφής (δικαίωμα λήθης)

1. Πελάτης ζητά διαγραφή δεδομένων
   (από πύλη πελάτη ή με email)

2. Αίτημα εμφανίζεται στο /admin/gdpr με κατάσταση "pending"

3. Επαληθεύετε:
   → Υπάρχουν ενεργές συμβατικές υποχρεώσεις;
   → Υπάρχουν νόμιμες υποχρεώσεις διατήρησης; (τιμολόγια — 10 χρόνια)
   → Αν δεν υπάρχει εμπόδιο → ανωνυμοποίηση ή διαγραφή

4. Σύστημα ανωνυμοποιεί προσωπικά πεδία
   (συμβάσεις παραμένουν χωρίς αναγνωρίσιμα δεδομένα)

5. Απαντήστε στο άτομο
   ΠΡΟΘΕΣΜΙΑ: 30 ημέρες από ημερομηνία αιτήματος (υποχρέωση GDPR)

Ρύθμιση Αυτοματοποίησης Ροών για Νομικό

Πού: /admin/workflow_automation

Audit trail — τι καταγράφεται αυτόματα

Εξαγωγή log: /admin/utilities/activity_log — φιλτράρεται ανά προσωπικό, περίοδο, τύπο ενέργειας.

Μετρήσεις παρακολούθησης

Πρακτικές συμβουλές

Καλά πρότυπα εξοικονομούν ώρες εργασίας. 3–5 καλά συνταχθέντα πρότυπα με σωστά merge fields και επικυρωμένες τυπικές ρήτρες εξαλείφουν τη χειροκίνητη σύνταξη για το 90% των συμβάσεων.

Αποδεκτή πρόταση ≠ υπογεγραμμένη σύμβαση. Έχει αποδεικτική αξία, όχι πλήρη εκτελεστότητα. Μετατρέψτε σε επίσημη σύμβαση αμέσως μετά αποδοχή.

Καμία σύμβαση δεν λήγει χωρίς να το γνωρίζετε. Οι ειδοποιήσεις ροής 60 και 30 ημερών είναι υποχρεωτικές. Ληγμένη μη ανανεωμένη σύμβαση μπορεί να αφήσει υπηρεσίες χωρίς συμβατική βάση.

Η Διαχείριση Εγγράφων είναι το ζωντανό νομικό αρχείο. Κάθε έγγραφο με νομική αξία → στη ΔΕ με σωστό φάκελο, ενεργοποιημένη έκδοση. Σε έλεγχο ή διαμάχη χρειάζεστε άμεση πρόσβαση σε οποιοδήποτε έγγραφο των τελευταίων 10 χρόνων.