Διοικητικός Πωλήσεων — Back Office Πωλήσεων
Τμήμα: Πωλήσεις
Επίπεδο: Επιχειρησιακό
Κύριος στόχος: Επεξεργασία εμπορικών εγγράφων — παραγγελίες, τιμολόγια, πληρωμές — σωστά και έγκαιρα
Τι κάνει αυτός ο ρόλος
Ο Διοικητικός Πωλήσεων είναι η επιχειρησιακή ραχοκοκαλιά του τμήματος πωλήσεων. Δεν πωλεί — διασφαλίζει ότι όλα όσα πωλούν οι συνάδελφοι τεκμηριώνονται, τιμολογούνται και παρακολουθούνται σωστά. Διαχειρίζεται τον όγκο εγγράφων: εντολές πώλησης, τιμολόγια, πιστωτικά/χρεωστικά σημειώματα, πληρωμές, επαναλαμβανόμενη χρέωση.
Ενότητες που χρησιμοποιούνται καθημερινά
| Ενότητα | Πού βρίσκεται | Για τι τη χρησιμοποιείτε |
|---|---|---|
| Εντολές Πώλησης | Πωλήσεις → Παραγγελίες | Επεξεργασία εισερχόμενων παραγγελιών |
| Τιμολόγια | Πωλήσεις → Τιμολόγια | Έκδοση και παρακολούθηση τιμολογίων |
| Προτιμολόγια | Πωλήσεις → Προτιμολόγια | Έκδοση εγγράφων προ-τιμολογίου |
| Επαναλαμβανόμενη Χρέωση | Πωλήσεις → Επαναλαμβανόμενη | Διαχείριση συνδρομών / αυτόματων τιμολογίων |
| Πιστωτικά Σημειώματα | Πωλήσεις → Πιστωτικά Σημειώματα | Αντιστροφή τιμολογίου πλήρως ή μερικώς |
| Χρεωστικά Σημειώματα | Πωλήσεις → Χρεωστικά Σημειώματα | Συμπληρωματική χρέωση σε υφιστάμενο τιμολόγιο |
| Πληρωμές | Πωλήσεις → Πληρωμές | Καταχώρηση εισπράξεων |
| Αντικείμενα Τιμολογίου | Πωλήσεις → Αντικείμενα | Έλεγχος καταλόγου προϊόντων/υπηρεσιών |
| Πελάτες | CRM → Πελάτες | Επαλήθευση φορολογικών στοιχείων και διευθύνσεων |
| Τρόποι Πληρωμής | Πωλήσεις → Πληρωμή | Επιλογή σωστής μεθόδου κατά την καταχώρηση |
Καθημερινή ρουτίνα
Πρωί — νέες παραγγελίες
- Ανοίξτε Εντολές Πώλησης → φιλτράρετε ανά κατάσταση "Νέα" / "Μη επεξεργασμένη"
- Ελέγξτε κάθε παραγγελία: σωστός πελάτης, σωστές τιμές, επιβεβαιωμένες ποσότητες
- Επιβεβαιώστε την παραγγελία → μετατρέψτε σε Τιμολόγιο (ή σημειώστε για επιβεβαίωση αποθήκης εάν εμπλέκεται φυσική παράδοση)
Πριν το μεσημέρι — τιμολόγια προς έκδοση
- Ανοίξτε Τιμολόγια → φιλτράρετε ανά κατάσταση "Προσχέδιο"
- Επαληθεύστε φορολογικά στοιχεία πελάτη (ΑΦΜ, διεύθυνση, καθεστώς ΦΠΑ) — εάν λείπουν → ενημερώστε στους Πελάτες
- Οριστικοποιήστε και στείλτε το τιμολόγιο με email απευθείας από την πλατφόρμα
Απόγευμα — παρακολούθηση πληρωμών
- Τιμολόγια → φιλτράρετε Ληξιπρόθεσμα (μετά την ημερομηνία λήξης)
- Αποστολή υπενθύμισης πληρωμής για τιμολόγια > 5 ημερών ληξιπρόθεσμα
- Καταχωρήστε πληρωμές που ελήφθησαν στις Πληρωμές — συσχετίστε με το σωστό τιμολόγιο
Εβδομαδιαία
- Ελέγξτε Επαναλαμβανόμενη Χρέωση — επιβεβαιώστε ότι τα αυτόματα τιμολόγια παράχθηκαν σωστά
- Εξαγάγετε τη λίστα ανεξόφλητων τιμολογίων για τον οικονομικό διευθυντή
Βασικές ροές εργασίας
Ροή εργασίας 1 — Τυπική επεξεργασία παραγγελίας
Εντολή Πώλησης επιβεβαιωμένη από AE
→ Επαλήθευση αντικειμένων, τιμών, πελάτη
→ Μετατροπή σε Τιμολόγιο
→ Έλεγχος φορολογικών στοιχείων πελάτη
→ Αποστολή τιμολογίου με email
→ Καταχώρηση πληρωμής κατά λήψη
Ροή εργασίας 2 — Αντιστροφή / διόρθωση τιμολογίου
Πελάτης αναφέρει σφάλμα ή επιστρέφει εμπορεύματα
→ Ανοίξτε το αρχικό τιμολόγιο
→ Δημιουργήστε Πιστωτικό Σημείωμα (μερική ή πλήρης αντιστροφή)
→ Το πιστωτικό σημείωμα μειώνει αυτόματα το υπόλοιπο του πελάτη
→ Εάν επεστράφησαν φυσικά → συντονισμός με αποθήκη
→ Εάν χρειάζεται διορθωμένο τιμολόγιο → νέο Τιμολόγιο
Ροή εργασίας 3 — Πελάτης με συνδρομή / επαναλαμβανόμενο τιμολόγιο
Κατά τη ρύθμιση → δημιουργήστε το πρότυπο στην Επαναλαμβανόμενη Χρέωση
→ Ορίστε: συχνότητα, ημερομηνία παραγωγής, αντικείμενα, πελάτη
→ Η πλατφόρμα παράγει τιμολόγιο αυτόματα την καθορισμένη ημερομηνία
→ Επαληθεύετε και στέλνετε → καταχωρείτε πληρωμή
Ροή εργασίας 4 — Προτιμολόγιο για πελάτη που πληρώνει εκ των προτέρων
Ο AE ζητά προτιμολόγιο για προκαταβολή
→ Δημιουργήστε Προτιμολόγιο με το ποσό προκαταβολής
→ Αποστολή στον πελάτη
→ Πελάτης μεταφέρει → καταχωρήστε μερική πληρωμή
→ Κατά ολοκλήρωση παράδοσης → εκδώστε τελικό Τιμολόγιο (με αφαίρεση προκαταβολής)
Βασικές μετρήσεις
| Μέτρηση | Τι σημαίνει |
|---|---|
| Μη τιμολογημένες παραγγελίες (μη μετατραπείσες) | Επιβεβαιωμένες παραγγελίες χωρίς τιμολόγιο ακόμα |
| Ληξιπρόθεσμα τιμολόγια > 30 ημερών | Απαιτήσεις σε κίνδυνο μη είσπραξης |
| Μέσος χρόνος έκδοσης τιμολογίου | Ημέρες από επιβεβαίωση παραγγελίας έως αποσταλμένο τιμολόγιο |
| Σφάλματα τιμολογίου | Τιμολόγια που αντιστράφηκαν και επανεκδόθηκαν |
Συνήθεις ειδικές περιπτώσεις
Νέος πελάτης — ελλείποντα φορολογικά στοιχεία: Πριν εκδώσετε το τιμολόγιο → ανοίξτε Πελάτες → συμπληρώστε ΑΦΜ, καταχωρημένη διεύθυνση, καθεστώς ΦΠΑ, IBAN (εάν πληρώνουν με τραπεζικό έμβασμα). Χωρίς πλήρη στοιχεία, το τιμολόγιο δεν μπορεί να επικυρωθεί φορολογικά.
Μερική πληρωμή: Κατά την καταχώρηση στις Πληρωμές — επιλέξτε το τιμολόγιο, εισάγετε το μερικώς καταβληθέν ποσό. Το τιμολόγιο παραμένει σε κατάσταση "Μερικώς Πληρωμένο", το υπόλοιπο παραμένει ορατό. Για τη δεύτερη πληρωμή — καταχωρήστε τη διαφορά.
Έκπτωση μετά το τιμολόγιο: Χρησιμοποιήστε ένα Πιστωτικό Σημείωμα για το ποσό έκπτωσης — μην τροποποιείτε το αρχικό τιμολόγιο που έχει ήδη αποσταλεί. Το πιστωτικό σημείωμα μειώνει το υπόλοιπο του πελάτη.
Πρακτικές συμβουλές
Μην μετατρέπετε την παραγγελία σε τιμολόγιο χωρίς να επαληθεύσετε τα στοιχεία του πελάτη. Ένα τιμολόγιο με λάθος ΑΦΜ ή λανθασμένη διεύθυνση σημαίνει αντιστροφή, επανέκδοση και χαμένο χρόνο.
Καταχωρήστε την πληρωμή την ίδια ημέρα που την λαμβάνετε. Οι καθυστερήσεις δημιουργούν σύγχυση — ο πελάτης μπορεί να λάβει υπενθύμιση πληρωμής ενώ έχει ήδη πληρώσει.
Χρησιμοποιήστε φίλτρα, όχι αναζήτηση. Με μεγάλο όγκο τιμολογίων, τα φίλτρα ανά κατάσταση (Ληξιπρόθεσμα, Μερικώς Πληρωμένα, Προσχέδιο) είναι πιο αποδοτικά από την ατομική αναζήτηση.