Amministrazione Vendite — Back Office Commerciale
Reparto: Vendite
Livello: Operativo
Obiettivo principale: Elaborare documenti commerciali — ordini, fatture, pagamenti — in modo corretto e nei tempi
Cosa fa questo ruolo
L'Amministrazione Vendite è la spina dorsale operativa del dipartimento commerciale. Non vende — si assicura che tutto ciò che i colleghi vendono sia documentato, fatturato e tracciato correttamente. Gestisce il volume documentale: ordini di vendita, fatture, note di credito/debito, pagamenti, fatturazione ricorrente.
Moduli utilizzati quotidianamente
| Modulo | Dove trovarlo | A cosa serve |
|---|---|---|
| Ordini di Vendita | Vendite → Ordini | Elabora gli ordini in arrivo |
| Fatture | Vendite → Fatture | Emissione e tracciamento fatture |
| Proforma | Vendite → Proforma | Emetti documenti pre-fattura |
| Fatturazione Ricorrente | Vendite → Ricorrente | Gestisce abbonamenti / fatture automatiche |
| Note di Credito | Vendite → Note di Credito | Storna una fattura parzialmente o totalmente |
| Note di Debito | Vendite → Note di Debito | Fatturazione supplementare su fattura esistente |
| Pagamenti | Vendite → Pagamenti | Registra gli incassi |
| Articoli Fattura | Vendite → Articoli | Controlla il catalogo prodotti/servizi |
| Clienti | CRM → Clienti | Verifica dati fiscali e indirizzi |
| Metodi di Pagamento | Vendite → Pagamento | Seleziona il metodo corretto alla registrazione |
Routine giornaliera
Mattina — nuovi ordini
- Apri Ordini di Vendita → filtra per stato "Nuovo" / "Non elaborato"
- Verifica ogni ordine: cliente corretto, prezzi corretti, quantità confermate
- Conferma l'ordine → converti in Fattura (o segnala al magazzino se è prevista consegna fisica)
Prima di pranzo — fatture da emettere
- Apri Fatture → filtra per stato "Bozza"
- Verifica i dati fiscali del cliente (P.IVA, indirizzo, regime IVA) — se mancanti → aggiorna in Clienti
- Finalizza e invia la fattura via email direttamente dalla piattaforma
Pomeriggio — monitoraggio pagamenti
- Fatture → filtra Scadute (oltre la data di scadenza)
- Invia sollecito di pagamento per fatture > 5 giorni scadute
- Registra i pagamenti ricevuti in Pagamenti — associa alla fattura corretta
Settimanale
- Controlla la Fatturazione Ricorrente — conferma che le fatture automatiche siano state generate correttamente
- Esporta la lista delle fatture non pagate per il responsabile finanziario
Workflow chiave
Workflow 1 — Elaborazione ordine standard
Ordine di Vendita confermato dall'AE
→ Verifica articoli, prezzi, cliente
→ Converti in Fattura
→ Controlla i dati fiscali del cliente
→ Invia fattura via email
→ Registra il pagamento alla ricezione
Workflow 2 — Storno / correzione fattura
Il cliente segnala un errore o restituisce la merce
→ Apri la fattura originale
→ Crea Nota di Credito (storno parziale o totale)
→ La nota di credito riduce automaticamente il saldo del cliente
→ Se restituzione fisica → coordina con il magazzino
→ Se serve fattura corretta → nuova Fattura
Workflow 3 — Cliente con abbonamento / fattura ricorrente
Al setup → crea il template in Fatturazione Ricorrente
→ Definisci: frequenza, data di generazione, articoli, cliente
→ La piattaforma genera la fattura automaticamente alla data impostata
→ Tu verifichi e invii → registra il pagamento
Workflow 4 — Proforma per cliente che paga in anticipo
L'AE richiede la proforma per pagamento anticipato
→ Crea Proforma con l'importo dell'acconto
→ Invia al cliente
→ Il cliente effettua il bonifico → registra pagamento parziale
→ Al completamento della fornitura → emetti Fattura finale (con acconto dedotto)
Indicatori chiave
| Indicatore | Significato |
|---|---|
| Ordini non fatturati (ordini non convertiti) | Ordini confermati senza fattura ancora |
| Fatture scadute > 30 giorni | Crediti a rischio di inesigibilità |
| Tempo medio di emissione fattura | Giorni dalla conferma ordine alla fattura inviata |
| Errori fatturazione | Fatture stornate e riemesse |
Casi speciali comuni
Nuovo cliente — dati fiscali mancanti: Prima di emettere la fattura → apri Clienti → compila P.IVA, indirizzo registrato, regime IVA, IBAN (se paga con bonifico). Senza dati completi, la fattura non può essere validata fiscalmente.
Pagamento parziale: Alla registrazione in Pagamenti — seleziona la fattura, inserisci l'importo parzialmente pagato. La fattura rimane in stato "Parzialmente Pagata", il saldo residuo rimane visibile. Per il secondo pagamento — registra la differenza.
Sconto post-fattura: Usa una Nota di Credito per l'importo dello sconto — non modificare la fattura originale che è già stata inviata. La nota di credito riduce il saldo del cliente.
Consigli pratici
Non convertire l'ordine in fattura senza verificare i dati del cliente. Una fattura con P.IVA errata o indirizzo scorretto significa storno, riemissione e tempo perso.
Registra il pagamento lo stesso giorno in cui lo ricevi. I ritardi creano confusione — il cliente potrebbe ricevere un sollecito anche se ha già pagato.
Usa i filtri, non la ricerca. Con alti volumi di fatture, i filtri per stato (Scaduta, Parzialmente Pagata, Bozza) sono più efficienti della ricerca individuale.