Responsabile Acquisti

Reparto: Acquisti
Livello: Management
Obiettivo principale: Efficienza e conformità dell'intero processo procure-to-pay, risparmi per categoria, performance fornitori

Cosa fa questo ruolo

Il Responsabile Acquisti guida il team operativo (Addetti, Buyer, Contabile AP), definisce la politica degli acquisti nella piattaforma, monitora i KPI, supervisiona le relazioni strategiche con i fornitori e prende le decisioni finali su transazioni complesse o eccezionali.

Moduli utilizzati regolarmente

Routine settimanale

Lunedì — controllo salute del processo

1. Ordini di acquisto → filtrare ordini senza conferma fornitore > 48h → identificare i blocchi
2. Fatture fornitore → filtrare scadute > 7 giorni → decidere: escalare, negoziare condizioni, nota di addebito
3. Richieste di acquisto → filtrare richieste con stato "In attesa" che richiedono la tua approvazione

Mercoledì — revisione performance

4. Analizzare per fornitore (da Ordini + Fatture): consegne puntuali, discrepanze, note di addebito emesse
5. Identificare i fornitori con performance scarsa → decidere: avvertimento, piano di rimedio, sostituzione nella categoria
6. Controllare i Contratti in scadenza entro 90 giorni → pianificare negoziazione / rinnovo

Venerdì — reporting e configurazione

7. Rivedere le spese della settimana per categoria
8. Aggiornare le Impostazioni se esistono variazioni di policy (soglie di approvazione, condizioni predefinite)

Configurazioni che gestisci

Soglie di approvazione (Impostazioni acquisti)

Definire chi può approvare quale valore:

Configurare queste soglie in Acquisti → Impostazioni → Soglie di approvazione. Qualsiasi richiesta di acquisto inviata viene automaticamente instradata all'approvatore appropriato.

Condizioni predefinite per i nuovi fornitori

In Impostazioni, definire le condizioni applicate automaticamente quando viene registrato un nuovo fornitore:

• Condizioni di pagamento predefinite (es. 30 giorni)
• Valuta predefinita
• Aliquota IVA predefinita

I Buyer e gli Addetti non devono compilarle manualmente per ogni nuovo fornitore.

Struttura delle categorie

Acquisti → Categorie — la struttura che definisci determina:

• Come le spese vengono raggruppate nei report
• A chi vengono indirizzate le approvazioni per categoria (se hai Buyer specialisti per categoria)
• Come analizzi l'evoluzione delle spese nel tempo

Workflow chiave

Workflow 1 — Approvare una richiesta di acquisto di alto valore

Richiesta di acquisto → valore > la tua soglia di approvazione
→ Ricevere notifica → aprire la richiesta
→ Esaminare: giustificazione aziendale, fornitore proposto, budget disponibile
→ Approvare → la richiesta passa al Buyer per RFQ/OA
→ Rifiutare con commento → il richiedente è notificato con la ragione
→ Reindirizzare → passare a un altro approvatore in caso di conflitto d'interessi

Workflow 2 — Fornitore strategico con problema di performance

Identificare: consegne in ritardo su 3 degli ultimi 5 ordini
→ Analizzare da Ordini di acquisto: ETA promessa vs. ETA reale
→ Controllare Note di addebito: quante correzioni qualità/quantità negli ultimi 6 mesi
→ Organizzare una discussione con il fornitore (fuori dalla piattaforma)
→ Se il fornitore si impegna su un piano di rimedio: documentare il piano → monitorare
→ Se la performance persiste: lanciare RFQ competitivo → sostituire il fornitore nella categoria
→ Aggiornare le note nella scheda fornitore in Fornitori

Workflow 3 — Configurare l'accesso al Portale fornitore per un partner strategico

Fornitore strategico che deve vedere gli OA e emettere fatture direttamente nel portale
→ Acquisti → Fornitori → aprire il fornitore
→ Tab Contatti → aggiungere persona di contatto con email + password
→ Spuntare accesso al portale
→ Configurare i permessi: quali sezioni sono visibili (Ordini, Fatture, Preventivi, Catalogo)
→ Inviare le credenziali al fornitore

Da ora in poi:
→ Il fornitore riceve notifiche per ogni nuovo OA
→ Conferma gli ordini direttamente nel portale
→ Emette fatture nel portale → appaiono automaticamente al Contabile AP
→ Monitora l'attività da Ordini di acquisto e Fatture fornitore

Workflow 4 — Analisi delle spese e strategia per categoria

All'inizio di ogni trimestre:
→ Acquisti → Categorie + report → analizzare le spese del trimestre precedente
→ Identificare: categorie con aumenti inspiegabili, fornitori ad alto volume senza contratto, categorie con fornitore unico (rischio single-source)
→ Definire le azioni:
   - Categorie single-source → lanciare RFQ per fornitore alternativo
   - Grandi volumi senza contratto → mandatare il Buyer per la negoziazione
   - Aumenti di prezzo > 10% → analizzare se di mercato o specifici del fornitore
→ Aggiornare Categorie e soglie se la struttura organizzativa è cambiata

Indicatori di salute del reparto

Consigli pratici

Le soglie di approvazione sono politica aziendale — non modificarle senza allineamento con Finance. Una soglia troppo alta elimina il controllo; troppo bassa blocca le operazioni con approvazioni inutili.

Attiva il Portale per i fornitori con > 5 OA/mese. I fornitori che confermano e fatturano nel portale riducono gli errori di inserimento manuale e accelerano il processo AP del 30-50%.

Rivedi le categorie ogni 6 mesi. Una struttura di categorie che non riflette la realtà degli acquisti distorce i report e rende inutile l'analisi delle spese.

Documenta le decisioni di selezione dei fornitori. Quando scegli un fornitore più costoso per ragioni valide (affidabilità, qualità, consegna), registra la decisione nella piattaforma. Gli auditor e il management chiederanno.