Addetto agli Acquisti
Reparto: Acquisti
Livello: Operativo
Obiettivo principale: Trasformare le richieste approvate in ordini fermi, gestire il flusso operativo quotidiano
Cosa fa questo ruolo
L'Addetto agli Acquisti è l'esecutore operativo del dipartimento — elabora le richieste di acquisto approvate, crea RdO e ordini di acquisto, traccia le consegne e registra i documenti fiscali di basso valore. Non negozia strategicamente né gestisce le relazioni con i fornitori — si concentra sulla corretta e rapida esecuzione delle transazioni.
Moduli utilizzati quotidianamente
| Modulo | Dove trovarlo | A cosa serve |
|---|---|---|
| Richieste di Acquisto | Acquisti → Richieste | Coda giornaliera di richieste approvate da elaborare |
| RdO — Richieste di Offerta | Acquisti → RdO | Crea e invia richieste di offerta ai fornitori |
| Offerte Ricevute | Acquisti → Offerte Ricevute | Registra le offerte ricevute dai fornitori |
| Ordini di Acquisto | Acquisti → Ordini | Crea ordini fermi ai fornitori |
| Fornitori | Acquisti → Fornitori | Verifica i dati del fornitore per ogni ordine |
| Catalogo Articoli Fornitore | Acquisti → Catalogo Fornitori | Trova SKU e prezzi corretti per fornitore |
| Ricevute Fiscali | Acquisti → Ricevute | Registra acquisti in contanti/carta sotto soglia fattura |
| Portale Fornitori | — | Traccia conferme e stato consegna dal portale |
Routine giornaliera
Mattina — elabora richieste approvate
- Apri Richieste di Acquisto → filtra per stato "Approvata"
- Per ogni richiesta approvata, verifica:
- È specificato un fornitore preferito? → se sì, procedi direttamente all'OdA
- L'importo supera la soglia di richiesta offerta? → se sì, crea prima la RdO
- Gli articoli sono nel catalogo fornitore? → controlla il Catalogo Articoli Fornitore
- Crea il corrispondente Ordine di Acquisto o RdO
Durante il giorno — traccia gli ordini attivi
- Ordini di Acquisto → filtra stato "Inviato" o "Confermato"
- Controlla nel Portale Fornitori se i fornitori hanno confermato gli ordini e aggiornato la data di consegna stimata
- Se un fornitore ritarda la conferma oltre le 24h → contatta direttamente e aggiorna l'OdA con le informazioni ricevute
Pomeriggio — documenti vari
- Registra le Ricevute Fiscali per acquisti in contanti o carta sotto la soglia di fattura formale
- Controlla le offerte ricevute su RdO aperte → notifica il Buyer per il confronto e la selezione
Workflow chiave
Workflow 1 — Richiesta Approvata → Ordine Diretto (fornitore noto, prezzo fisso)
Richiesta di Acquisto (stato: Approvata)
→ Controlla il fornitore preferito nel record della richiesta
→ Verifica il prezzo nel Catalogo Articoli Fornitore
→ Crea Ordine di Acquisto con articoli, quantità, prezzi
→ Invia OdA al fornitore (email direttamente dalla piattaforma o via Portale)
→ Il fornitore conferma nel Portale → aggiorna lo stato nell'OdA
→ Il Magazzino riceve la merce → entrata registrata
→ La fattura del fornitore arriva → passa al Contabile AP per la corrispondenza
Workflow 2 — Richiesta Approvata → RdO (fornitore non specificato o serve preventivo)
Richiesta di Acquisto (stato: Approvata)
→ Importo > soglia richiesta offerta OPPURE fornitore non specificato
→ Crea RdO con articoli e quantità
→ Seleziona i fornitori invitati dalla lista (minimo 2-3)
→ Invia RdO → i fornitori ricevono notifica e rispondono nel Portale
→ Le offerte appaiono in Offerte Ricevute
→ Passa al Buyer per il confronto e la selezione del vincitore
→ Il Buyer seleziona → tu converti l'offerta vincente in OdA
Workflow 3 — Registrazione Ricevuta Fiscale (acquisto in contanti/carta)
Il dipendente porta la ricevuta fiscale per un acquisto effettuato
→ Controlla che il fornitore esista nel sistema (se no → aggiungi un record minimo)
→ Acquisti → Ricevute Fiscali → Aggiungi
→ Compila: fornitore, data, articoli, valore, IVA
→ Allega immagine/PDF della ricevuta
→ Salva → voce disponibile per la riconciliazione contabile
Workflow 4 — Nuovo fornitore (aggiunta rapida)
Richiesta di acquisto da un fornitore non ancora nel sistema
→ Acquisti → Fornitori → Aggiungi nuovo fornitore
→ Compila: nome, P.IVA, indirizzo, persona di contatto, termini di pagamento, valuta
→ Allega documenti di conformità (se richiesti)
→ Opzionale: attiva l'accesso al Portale Fornitori (scheda Contatti → email + password)
→ Il fornitore può ora ricevere OdA e rispondere alle RdO
Come funziona il Portale Fornitori dal tuo punto di vista
Quando invii un OdA o una RdO, il fornitore riceve una notifica e lo vede nel Portale Fornitori (/purchase/vendors_portal). Tu monitora dall'interno:
| Cosa tracciare | Dove |
|---|---|
| Il fornitore ha confermato l'OdA? | Ordini di Acquisto → stato |
| Data di consegna stimata aggiornata? | OdA → campo "Data consegna stimata" |
| Il fornitore ha inviato un'offerta sulla RdO? | Offerte Ricevute → filtro RdO |
| Il fornitore ha emesso una fattura nel portale? | Fatture Fornitore → filtro fonte |
Nota: I fornitori possono emettere fatture direttamente dal portale — queste appaiono automaticamente in Fatture Fornitore con stato "Ricevuta dal portale". Passa al Contabile AP per la validazione.
Indicatori chiave
| Indicatore | Significato | Obiettivo |
|---|---|---|
| Richieste non elaborate | Richieste approvate senza OdA o RdO creata | 0 a fine giornata |
| OdA senza conferma fornitore > 24h | Ordini inviati non ancora confermati | Sollecito attivo |
| RdO senza offerta > 3 giorni | Fornitori che non hanno risposto | Contatto diretto |
| Tempo medio richiesta → OdA | Dall'approvazione all'ordine fermo | < 4 ore (fornitore noto) |
Consigli pratici
Controlla sempre il Catalogo Articoli Fornitore prima di creare l'OdA. Il prezzo negoziato dal Buyer potrebbe differire dal prezzo standard — SKU errato o prezzo vecchio genera controversie alla fatturazione.
Non inviare l'OdA senza verificare i dati fiscali del fornitore. Un fornitore con P.IVA errata o senza IBAN registrato crea problemi di pagamento.
Segnala chiaramente le RdO che richiedono la decisione del Buyer. Non selezionare il fornitore vincente da solo se non hai l'autorità — inoltra le offerte e attendi la conferma.
Le ricevute fiscali registrate in tempo evitano discrepanze di riconciliazione. Non lasciarle accumulare — registrale lo stesso giorno o al più tardi il giorno successivo.