Amministratore di Sistema — CRMconnect

Reparto: IT / Admin
Livello: Senior / Management tecnico
Obiettivo principale: La piattaforma funziona correttamente, tutti gli utenti hanno accesso appropriato, i dati sono sicuri e intatti

Cosa fa questo ruolo

L'Amministratore di Sistema è il proprietario tecnico dell'istanza CRMconnect. Configura la piattaforma al lancio, gestisce utenti e permessi, monitora lo stato del sistema, integra CRMconnect con sistemi esterni e garantisce la sicurezza dei dati. È l'unica persona con accesso completo (admin = 1) ed è responsabile di tutto ciò che riguarda il funzionamento tecnico.

Documentazione tecnica dettagliata (stack, sicurezza, Kubernetes, GDPR, API): Guida IT / Amministratore

Moduli gestiti

Configurazione iniziale — checklist completa

Alla prima configurazione dell'istanza, segui questi passaggi in ordine:

Fase 1 — Dati azienda (`/admin/settings`)

Scheda Generale:
  ✓ Nome azienda
  ✓ Logo modalità chiara (PNG, max 300px larghezza)
  ✓ Logo modalità scura (versione per tema scuro)
  ✓ Favicon (32×32px)
  ✓ Indirizzo fisico completo (appare sulle fatture PDF)
  ✓ Larghezza logo PDF (larghezza logo sui documenti)

Scheda Email (SMTP):
  ✓ email_protocol = smtp
  ✓ smtp_host (es. smtp.gmail.com o mail.azienda.com)
  ✓ smtp_port: 587 (TLS) o 465 (SSL)
  ✓ smtp_email (indirizzo mittente)
  ✓ smtp_username + smtp_password
  ✓ TEST: pulsante "Invia email di test" → confermare la ricezione

Scheda Localizzazione:
  ✓ Lingua predefinita
  ✓ Fuso orario (CRUCIALE per timestamp corretti)
  ✓ Formato data (GG/MM/AAAA per IT)
  ✓ Separatori migliaia / decimali (per standard locale)

Scheda Cronjob:
  ✓ URL Cron configurato sul server
  ✓ Verificare che last_run si aggiorni ogni minuto

Cron job essenziale. Senza cron attivo queste funzioni non funzionano: fatturazione ricorrente, sync WooCommerce, Marketing Automation, notifiche di scadenza. Configurazione server: * * * * * curl -s "https://azienda.com/cron/index" > /dev/null

Fase 2 — Struttura organizzativa

1. /admin/departments → creare i reparti aziendali
   (con indirizzi email dedicati per il routing dei ticket)

2. /admin/roles → creare i ruoli per funzione lavorativa:
   - Agente Commerciale, Contabile AR, Operatore Magazzino, ecc.
   - Principio: minimo privilegio — accesso strettamente necessario

3. /admin/staff → aggiungere tutti gli utenti:
   - Email univoca (= nome utente)
   - Ruolo assegnato dall'elenco creato al passo 2
   - Inviare email di benvenuto con link di configurazione password

Fase 3 — Configurazione finanziaria

/admin/taxes → aliquote IVA (22%, 10%, 5%, 0%, inversione contabile)
/admin/currencies → valute utilizzate + tassi di cambio
/admin/paymentmodes → metodi di pagamento accettati
/admin/billing/config → serie numeriche per fatture/proposte/contratti

Fase 4 — Sicurezza

/admin/authenticator_2fa → abilitare 2FA per tutti gli admin
/admin/roles → verificare che nessuno abbia più permessi del necessario per il ruolo
Comunicare a tutti gli utenti: la password temporanea deve essere cambiata al primo accesso

Fase 5 — Campi personalizzati (se necessario)

/admin/custom_fields → aggiungi campi specifici dell'azienda:
   es. sui Lead: Settore, N. dipendenti, Budget stimato
   es. sui Clienti: P.IVA, N. iscrizione impresa, Codice cliente ERP
   es. sulle Fatture: N. ordine cliente, Riferimento progetto

Fase 6 — Integrazioni

Token API (/admin/api/api_management):
   → Crea un token per ogni integrazione esterna
   → Nome esplicito (es. "Zapier - Lead", "App Mobile", "ERP Sync")
   → Il token viene mostrato una sola volta — copialo immediatamente

Webhook (/admin/webhooks):
   → Configura per ogni sistema esterno che necessita di notifiche
   → Testa con debug_mode = 1 prima di attivare

Email Pipe (per i ticket):
   → Inoltro email dipartimento → pipe.php configurato sul server
   → Testa con una email reale

Gestione utenti

Nuovo dipendente

/admin/staff → Aggiungi personale
  → Email (univoca nel sistema)
  → Ruolo: selezionare dall'elenco ruoli
  → Dipartimento/i: può far parte di più dipartimenti
  → Spuntare "Invia email di benvenuto"
  → Salvare

Verifica:
  → L'utente riesce ad accedere?
  → Vede i moduli corretti per il suo ruolo?
  → NON vede i moduli a cui non dovrebbe accedere?

Dipendente in uscita (offboarding)

IMMEDIATAMENTE alla partenza (stesso giorno):
  /admin/staff → aprire la scheda → impostare Attivo = 0

Non eliminare mai un dipendente — disattivare!
Se eliminato → il sistema forza la riassegnazione di TUTTI i suoi record
(ticket, attività, lead, progetti) a un altro utente da te selezionato.

Successivamente: verificare e revocare l'accesso collegato:
  → Email aziendale
  → VPN
  → Altri sistemi esterni con token API generati da loro

Limiti di licenza

Se ottieni un errore nell'attivazione di un nuovo utente → la licenza ha raggiunto il limite di seat (MEMBERS_INCLUDED + extra_seats):

• Disattiva un account inattivo (active = 0) — libera un seat
• Oppure contatta CRMconnect per acquistare seat aggiuntivi

Ruoli e permessi — configurazione corretta

Struttura gerarchia di accesso

Admin (admin = 1) → accesso completo, permessi NON verificati
       ↓
Personale con Ruolo → eredita i permessi del ruolo
       ↓
Contatto Cliente → permessi separati (portale clienti)

Tipi di permesso per modulo

Ruoli standard consigliati

Agente Commerciale:
  Lead: view_own + create + edit
  Clienti: view + create
  Proposte: view + create + edit
  Fatture: view_own
  Impostazioni: ✗ (nessun accesso)

Contabile AR:
  Fatture: view + edit
  Pagamenti: view + create
  Estratti conto: view + create
  Clienti: view
  Impostazioni: ✗

Operatore Magazzino:
  Magazzino (tutti i sottomoduli): view + create + edit
  Ordini di Vendita: view
  Acquisti: view
  Impostazioni: ✗

Amministratore HR:
  Personale: view + create + edit
  Profilo HR: view + create + edit
  Recruitment: view + create + edit
  Buste Paga: view + create + edit
  Impostazioni: ✗

Override permessi individuali

Se un dipendente ha bisogno di permessi diversi dal suo ruolo:

• Record Personale → scheda Permessi → imposta override individuali
• L'override ha priorità sul ruolo generale

Monitoraggio giornaliero e settimanale

Giornaliero (5 minuti)

/admin/utilities → Coda Email:
  → Email bloccate? → Processa tutto o indaga l'errore

/admin/utilities → pipe_log (se usi email pipe per i ticket):
  → Errori di importazione? → controlla la configurazione di inoltro

/admin/webhooks → Log (se hai webhook attivi):
  → Richieste fallite? → controlla l'URL di destinazione

Settimanale (15–20 minuti)

/admin/utilities/activity_log:
  → Azioni insolite? (eliminazioni massive, accessi ad orari strani)
  → Login da IP sconosciuti?

/admin/api/api_management:
  → Token API con utilizzo insolitamente elevato?
  → Token inattivi da > 6 mesi → disattivali

/admin/staff → filtra last_login:
  → Utenti attivi che non accedono da 90+ giorni → valuta la disattivazione

Stato 2FA (/admin/authenticator_2fa/userlist):
  → Tutti gli admin hanno il 2FA abilitato? Se no → ricorda o imponi

Integrazioni — API e Webhook

Gestione API

Per ogni nuova integrazione:
  /admin/api/api_management → Aggiungi Token
  → Nome esplicito: "[Sistema] - [Scopo]" (es. "Make.com - Sync Lead")
  → Personale associato: un utente di integrazione dedicato (non il tuo account personale)
  → Copia il token IMMEDIATAMENTE (mostrato una sola volta)
  → Invia il token in modo sicuro al destinatario

Alla partenza di un dipendente che deteneva token:
  → Identifica tutti i token associati a loro → disattivali
  → Crea nuovi token e aggiorna le integrazioni

Webhook

Alla configurazione di un nuovo webhook:
  1. Aggiungi webhook con URL del sistema di destinazione
  2. Seleziona entità (Lead, Fattura, Ticket, ecc.) ed eventi (creato, aggiornato, eliminato)
  3. Abilita debug_mode = 1 TEMPORANEAMENTE
  4. Invia un evento di test
  5. Controlla nei Log che la richiesta sia arrivata e la risposta sia 200 OK
  6. Disabilita debug_mode = 1 (altrimenti i log crescono rapidamente)

Workflow Automation — configura i flussi interni

/admin/workflow_automation → Aggiungi Automazione

Struttura:
  Trigger: quale evento lo attiva (Lead creato, Stato ticket cambiato, ecc.)
  Condizione: filtri aggiuntivi (es. solo lead da fonte X)
  Azione: cosa viene eseguito (notifica, task creato, email inviata, stato cambiato)

Esempi standard da configurare al setup iniziale:
  1. Lead urgente → notifica immediata al Sales Manager
  2. Nuovo ticket → notifica all'agente del dipartimento
  3. Contratto in scadenza tra 60 giorni → task di rinnovo per KAM
  4. Fattura scaduta > 30 giorni → email di sollecito automatica
  5. Nuovo dipendente creato → task di onboarding per HR

Importazione dati

Import Excel massivo

/admin/excel_import → seleziona modulo (Lead, Clienti, Prodotti, ecc.)
→ Scarica il template Excel
→ Compila i dati nel template (non modificare la struttura delle colonne!)
→ Carica il file
→ Il sistema valida → mostra errori riga per riga
→ Conferma import

Prima di qualsiasi import di grandi dimensioni:
  → Esegui un backup/export dei dati esistenti
  → Importa 10 righe di test prima del file completo
  → Verifica che i dati siano stati inseriti correttamente

Campi personalizzati — guida rapida

/admin/custom_fields → Entità → Aggiungi Campo

Opzioni importanti:
  required: obbligatorio alla creazione (riflettici — non può essere disabilitato retroattivamente senza dati mancanti)
  show_on_pdf: il campo appare sui PDF fattura/contratto
  show_on_client_portal: il cliente vede il campo nel suo portale
  only_admin: campo visibile solo agli amministratori
  bs_column: larghezza nel form (6 = metà larghezza, 12 = larghezza intera)

Tipi consigliati per scopo:
  Codice/riferimento esterno → text (breve)
  Categoria/Stato → select (menu a tendina con valori predefiniti)
  Data di scadenza → date_picker
  Note lunghe → textarea
  Sì/No → checkbox

Sicurezza — checklist permanente

GDPR — richieste di diritti

Dove: /admin/gdpr

Quando ricevi una richiesta di diritti GDPR:

Diritto di accesso / Portabilità:
  → GDPR → identifica la persona
  → Esporta tutti i dati associati alla loro email/ID
  → Invia i dati in formato strutturato (JSON/CSV)
  → Termine legale: 30 giorni dal ricevimento della richiesta

Diritto alla cancellazione (diritto all'oblio):
  → GDPR → Richiesta di Cancellazione → inserisci email
  → Il sistema anonimizza: sostituisce i dati personali con [ELIMINATO]
  → La cronologia delle transazioni rimane (per obblighi legali fiscali)
  → Documenta la richiesta e la data di elaborazione

Password Manager Team

Dove: /admin/team_password

Conserva in modo sicuro le password condivise del team (accessi social media, account servizi esterni, credenziali condivise, ecc.):

• Password organizzate per categoria
• Accesso controllato per ruolo/dipartimento
• Visibilità separata dalle password personali dei dipendenti

Indicatori di salute del sistema

Consigli pratici

Il principio del minimo privilegio è la tua protezione. Se un dipendente ha accesso a qualcosa e commette un errore, sei responsabile per aver concesso quell'accesso. Configura i ruoli in modo restrittivo e adegua al bisogno — non permissivo e limita dopo.

Mai admin = 1 per gli account di servizio. I token API e gli account di integrazione dovrebbero essere Personale normale con ruoli limitati — non Super Admin. Un token compromesso con diritti admin è catastrofico.

Testa SMTP dopo ogni cambio di credenziali. Credenziali SMTP errate significano che la piattaforma non invia email (fatture, notifiche, reset password) — e non lo saprai immediatamente. Il pulsante Test invia un'email di verifica.

Documenta ogni token API creato. Usa nomi chiari: "Make.com - Lead 2026" non "Token 1". Quando devi revocare o sostituire, sai esattamente cosa è interessato.

Backup prima di qualsiasi import di grandi dimensioni. Un import errato di 10.000 righe è difficile da annullare. 5 minuti di backup risparmiano ore di pulizia manuale.