Flusso di Lavoro: Approvazione Contratto + Firma Digitale

Moduli coinvolti: Contratti · Gestione Documenti · Automazione Flussi di Lavoro · Proposte
Chi lo utilizza: Legale, Account manager, Responsabile vendite, Clienti
Durata tipica: 1 giorno – 2 settimane (dipende dal numero di approvatori)

Panoramica

Il flusso di firma completo per un documento contrattuale: dalla redazione da un template, attraverso l'approvazione interna multilivello, all'invio per la firma digitale del cliente e all'archiviazione del contratto firmato. I contratti non firmati o scaduti generano promemoria automatici.

Diagramma del flusso

[TEMPLATE CONTRATTO]
  │  libreria di template con campi di unione
  │  ↓ Crea contratto (manuale / da proposta / da opportunità)
  │
[CONTRATTO — Bozza]
  │  campi: oggetto, cliente, tipo, valore, data inizio/fine
  │  contenuto: HTML con campi di unione popolati automaticamente
  │
  ├── [APPROVAZIONE INTERNA — opzionale]
  │     │  flusso multilivello configurato in Gestione Documenti
  │     │  wh_approval_setting → approvatori notificati
  │     │  stato approvazione: in attesa → approvato / rifiutato
  │     │  ↓ Approvato internamente → inviato al cliente
  │
  ├── [INVIATO AL CLIENTE]
  │     │  email con link univoco (URL hash) + PDF allegato
  │     │  il cliente accede al portale con il link ricevuto
  │
  └── [FIRMA CLIENTE]
        │  Metodo A: Firma digitale nel portale
        │            → signed = 1, signature = file PNG
        │            → dmg_approval_detail_eids: IP, timestamp, nome
        │  Metodo B: Contrassegno manuale dall'agente
        │            → marked_as_signed = 1
        │
        ↓
[CONTRATTO FIRMATO ✓]
  │  bloccato per la modifica
  │  avvisi di scadenza: isexpirynotified → promemoria email
  │
[SCADENZA / RINNOVO]
  │  renew() → nuovo contratto con le stesse clausole
  │  firma: mantenuta (renew_keep_signature) o azzerata

Passaggi chiave

1. Template e Tipi di Contratto

Dove: /admin/contracts/templates e /admin/contracts/types

Tipi di Contratto (`/admin/contracts/types`)

Classificano i contratti organizzativamente: NDA, Accordo Quadro, Contratto di Servizio, Addendum, ecc.

Template (`/admin/contracts/templates`)

Documenti HTML pre-redatti con campi di unione che vengono popolati automaticamente quando il contratto viene creato:

2. Creazione del Contratto

Dove: /admin/contracts

Fonti di creazione:

• Da proposta accettata → pulsante Crea Contratto porta il cliente e il valore
• Da opportunità → tramite Contracts_opportunity_model
• Direttamente → /admin/contracts → Aggiungi Contratto
• Documenti Fornitore → /admin/contracts_vendor

Campi chiave (tblcontracts):

Alla creazione: signed = 0, marked_as_signed = 0, isexpirynotified = 0

3. Approvazione Interna (opzionale, tramite Gestione Documenti)

Dove: /admin/document_management

Se l'organizzazione richiede una revisione interna prima di inviare al cliente, il contratto può essere sottoposto a un flusso di approvazione configurato in Gestione Documenti.

Esiti:

• Approvato → il contratto è pronto per essere inviato al cliente
• Rifiutato → restituito al redattore con una nota; modifica + reinvio

4. Invio al Cliente

Dove: Dal contratto aperto → pulsante Invia

Cosa succede:

1. Email generata dal template contract_send_to_customer con campi di unione popolati
2. Se document_attachment_on_email = 1 → il PDF del contratto è allegato all'email
3. L'email contiene un link univoco: https://azienda.com/contract/{hash}
4. Il cliente accede al link senza autenticazione (hash = autenticazione implicita)

5. Firma Digitale del Cliente

Dove: Portale cliente (URL con hash univoco)

Metodo A — Firma Digitale:

1. Il cliente legge il contratto nel browser (HTML o PDF)

2. Disegna la firma nel campo dedicato (canvas touchscreen/mouse)

3. Clicca Accetta e Firma

4. Il sistema registra in dmg_approval_detail_eids:

   • Nome del firmatario, email, indirizzo IP, timestamp esatto della firma

5. Sul contratto nel CRM: signed = 1, signature = {filename.png} (immagine firma)

6. Notifica automatica inviata all'agente responsabile

Metodo B — Contrassegno Manuale:

L'agente contrassegna il contratto come firmato manualmente:

• Pulsante Segna come Firmato → marked_as_signed = 1

Blocco della modifica dopo la firma:
Se signed = 1 O marked_as_signed = 1 → i campi del contratto sono bloccati e non possono più essere modificati.

6. Monitoraggio e Scadenza del Contratto

Promemoria di scadenza:

Il sistema controlla dateend giornalmente sui contratti attivi:

• Se la scadenza si avvicina → email contract_expiration_reminder_to_customer inviata al cliente
• isexpirynotified = 1 impostato dopo l'invio (per evitare l'invio ripetuto)

Rinnovo (renew()):

• Viene creato un nuovo contratto con le stesse clausole, data inizio = giorno corrente
• L'opzione renew_keep_signature:
  • 1 → la firma viene mantenuta sul nuovo contratto
  • 0 → la firma viene azzerata: signed = 0, marked_as_signed = 0, signature = null

Tipi di Contratto in CRMconnect

Automazione Flussi di Lavoro — Automazioni Utili

Trigger: Contratto firmato (signed = 1)
  → Azione: Crea Progetto di implementazione
  → Azione: Invia email di benvenuto al cliente
  → Azione: Notifica al team di consegna

Trigger: dateend − 30 giorni
  → Azione: Attività "Contatta cliente per rinnovo" → agente responsabile
  → Azione: Email promemoria al cliente

Trigger: Contratto rifiutato all'approvazione interna
  → Azione: Notifica redattore + nota con motivo del rifiuto

Cosa viene creato automaticamente

Punti in cui il flusso può bloccarsi

Report e Visibilità

• Elenco contratti — /admin/contracts — filtra per tipo, cliente, stato firmato, periodo
• Contratti scaduti — filtra per dateend < oggi
• Attività cliente — record cliente → scheda Contratti — cronologia completa

Moduli coinvolti — documentazione dettagliata

• Contratti
• Gestione Documenti
• Proposte
• Opportunità
• Automazione Flussi di Lavoro
• Clienti

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