Munkafolyamat: Szerződés Jóváhagyás + Digitális Aláírás
Érintett modulok: Szerződések · Dokumentumkezelés · Munkafolyamat Automatizálás · Árajánlatok
Ki használja: Jogi, Ügyfélmenedzser, Értékesítési menedzser, Ügyfelek
Tipikus időtartam: 1 nap – 2 hét (a jóváhagyók számától függ)
Áttekintés
A szerződéses dokumentum teljes aláírási folyamata: sablonból való megírástól a többszintű belső jóváhagyáson át az ügyfél digitális aláírásának elküldéséig és az aláírt szerződés archiválásáig. Az alá nem írt vagy lejárt szerződések automatikus emlékeztetőket generálnak.
Folyamat diagram
[SZERZŐDÉS SABLON]
│ sablonkönyvtár összevonási mezőkkel
│ ↓ Szerződés létrehozása (kézzel / árajánlatból / lehetőségből)
│
[SZERZŐDÉS — Vázlat]
│ mezők: tárgy, ügyfél, típus, érték, kezdő/záró dátum
│ tartalom: automatikusan feltöltött összevonási mezőkkel rendelkező HTML
│
├── [BELSŐ JÓVÁHAGYÁS — opcionális]
│ │ Dokumentumkezelésben konfigurált többszintű folyamat
│ │ jóváhagyók értesítve
│ │ jóváhagyási állapot: függőben → jóváhagyva / elutasítva
│ │ ↓ Belsőleg jóváhagyva → ügyfélnek elküldve
│
├── [ÜGYFÉLNEK ELKÜLDVE]
│ │ email egyedi linkkel (hash URL) + csatolt PDF
│ │ ügyfél a kapott linkkel eléri a portált
│
└── [ÜGYFÉL ALÁÍRÁSA]
│ A módszer: Digitális aláírás a portálon
│ → aláírva = 1, aláírás = PNG fájl
│ → IP, időbélyeg, név rögzítve
│ B módszer: Ügynök általi kézi jelölés
│ → kézzel_aláírtnak_jelölve = 1
│
↓
[SZERZŐDÉS ALÁÍRVA ✓]
│ szerkesztés letiltva
│ lejárati riasztások: email emlékeztető
│
[LEJÁRAT / MEGÚJÍTÁS]
│ megújítás → új szerződés azonos záradékokkal