AP Könyvelő — Kötelezettségek (Accounts Payable)

Részleg: Beszerzés (szoros együttműködés a Pénzüggyel)
Szint: Operatív
Elsődleges cél: Szállítói számlák ellenőrzése és a kifizetések koordinálása — helyesen, határidőre, túlfizetés nélkül

Mit csinál ez a szerepkör

Az AP Könyvelő a szállítói kifizetések ellenőrzési kapuja. Nem vásárol és nem tárgyal — ellenőrzi, hogy minden beérkezett számla valós megrendelésnek és valós szállításnak felel-e meg (háromoldalas egyeztetés: PO + bevételezés + számla), jóváhagyja a kifizetést, kiigazításokat kezel terhelési értesítőkön keresztül, és elkészíti a kifizetési csomagot a pénztár számára.

Naponta használt modulok

Napi rutin

Reggel — új számlasor

1. Szállítói számlák → szűrés „Beérkezett" vagy „Ellenőrizetlen" státusz szerint
2. Minden új számlánál → háromoldalas egyeztetés ellenőrzése:
   • Létezik-e a megfelelő PO? → keresse a PO számot a számláról a Megrendelésekben
   • Rögzítette-e a raktár a bevételezést? → ha bizonytalan, erősítse meg a raktárral
   • Egyeznek-e az értékek? → az ár, mennyiség, ÁFA azonos-e a PO-val
3. Ha mindhárom egyezik → jóváhagyja a számlát kifizetésre
4. Ha eltérés van → az eset szerint kezelje (lásd munkafolyamatok)

Délután — esedékességek és kifizetés-előkészítés

5. Jóváhagyott számlák szűrése Esedékesség dátuma szerint → azonosítsa, mi esedékes 3-5 napon belül
6. Fizetési lista összeállítása a pénztár számára (exportálás vagy riport)
7. Ellenőrizze, hogy a szállítói fizetési adatok teljesek-e a Szállítókban (IBAN, bank)

Heti

8. 7 napnál régebben lejárt számlák → emelje a Vezető elé döntéshozatalra
9. Felhalmozott nyugták egyeztetése — mindaz, amit a csapat az aktuális héten hozott

Háromoldalas egyeztetés — hogyan működik

Az AP ellenőrzés alapelve: ne fizessen olyasmiért, amit nem rendelt meg és nem kapott meg.

Szállítói számla
       ↓
[1] Létezik-e PO ehhez a számlához?
    → Ellenőrizze a PO számot a számláról a Megrendelésekben
    → Egyeznek-e a számla árai és mennyiségei a PO-ban lévőkkel?
       ↓ IGEN
[2] Rögzítve van-e a bevételezés?
    → A számlán szereplő mennyiség ≤ a bevételezett mennyiség?
       ↓ IGEN
[3] Helyesen van-e kiszámítva az ÁFA?
    → A alkalmazott ÁFA-kulcs megfelel-e a termék kategóriájának?
       ↓ IGEN
Jóváhagyás kifizetésre ✓

Ha bármely lépés meghiúsul → ne hagyja jóvá → kezelje az eltérést (lásd munkafolyamatok).

Fő munkafolyamatok

1. munkafolyamat — Helyes számla → Jóváhagyás kifizetésre

Számla érkezik (fizikailag, e-mailben vagy a Szállítói portálról)
→ Számla létrehozása/rögzítése a Szállítói számláknál
→ Kitöltés: szállító, számlaszám, dátum, tételek, értékek, ÁFA
→ A megfelelő PO hozzárendelése
→ Háromoldalas egyeztetés ellenőrzése ✓
→ Státusz módosítása „Kifizetésre jóváhagyva"-ra
→ Felvétel az időszak fizetési listájára
→ A pénztár elvégzi a kifizetést → kifizetés rögzítése a rendszerben

2. munkafolyamat — PO-tól eltérő árú számla

Számlaár > PO ár (a szállító többet számított fel)
→ NE hagyja jóvá a számlát
→ Vegye fel a kapcsolatot a szállítóval → kérjen helyesbített számlát vagy magyarázatot
→ Ha az eltérés indokolt (megállapodott pótköltség): kérje a Vezető jóváhagyását → módosítsa a PO-t vagy hozzon létre kiegészítő PO-t → hagyja jóvá
→ Ha a szállító hibázott: küldje vissza a számlát → a szállító érvénytelenítőt + helyesbített számlát állít ki
→ Rögzítse a helyesbített számlát → hagyja jóvá → kifizetés

3. munkafolyamat — Részleges szállítás, teljes összegű számla

PO = 100 egység / Raktári bevételezés = 60 egység / Számla = 100 egység
→ Háromoldalas egyeztetés mennyiségnél meghiúsul
→ A lehetőség: Számla részleges jóváhagyása (60 egységre) + Terhelési értesítő létrehozása 40 egységre
→ B lehetőség: Számla visszautasítása → a szállító számlát állít ki 60 egységre

Terhelési értesítő:
→ Beszerzés → Terhelési értesítők → Hozzáadás
→ Az eredeti számla hozzárendelése
→ A vitatott tételek és mennyiségek kitöltése
→ A terhelési értesítő értéke automatikusan csökkenti a szállítónak fizetendő egyenleget

4. munkafolyamat — Ismétlődő számla

Azonos számmal / szállítóval / értékkel már rögzített számla
→ A platform figyelmeztethet az ismétlésre — ellenőrizze, hogy létezik-e már
→ NE rögzítse másodszor
→ Az ismétlődőt archiválja megjegyzéssel
→ Ha már kifizettük → kérjen érvénytelenítőt a szállítótól + jóváírás a következő számlán

5. munkafolyamat — Szállítói portálról érkezett számla

A szállító közvetlenül a portálon állítja ki a számlát → automatikusan megjelenik a Szállítói számláknál (forrás: portál)
→ A folyamat azonos a manuálisan rögzített számlával
→ Előny: az adatokat a szállító tölti ki → Ön ellenőrzi, nem rögzíti
→ Csatolja saját PDF-jét, ha a szállító nem csatolt
→ Egyeztetés ellenőrzése → jóváhagyás → kifizetés

Terhelési értesítők — mikor és hogyan kell használni

A terhelési értesítő csökkenti a szállítónak fizetendő összeget anélkül, hogy a szállító jóváírási értesítőt állítana ki. Használja, ha:

Fontos: A terhelési értesítő NEM helyettesíti a szállítóval folytatott kommunikációt. Kiállítása előtt értesítse a szállítót — néhányan inkább maguk állítanak ki jóváírási értesítőt vagy érvénytelenítőt.

Fő mérőszámok

Gyakorlati tippek

Mindig rendelje hozzá a számlát egy PO-hoz. A PO nélkül rögzített számla nem validálható háromoldalas egyeztetéssel, és nyomon követhetőség nélkül veszik el a rendszerben.

Ne hagyjon jóvá helytelen ÁFÁ-jú számlákat. A helytelenül kiszámított ÁFA problémákat okoz a bevallásaiban. Küldje vissza a számlát — ne javítsa Ön a rendszerben.

A terhelési értesítőket a lehető leghamarabb állítsa ki. Ha a szállító csak most értesül a múlt havi részleges szállításról, az kapcsolati feszültséget kelt. Dolgozza fel a panasz napján.

Exportálja heti rendszerességgel az esedékességi listát. A pénztárnak kiszámíthatóságra van szüksége — a következő 7-14 napban esedékes számlák exportja lehetővé teszi a likviditástervezést.