Pénztáros / Pénzügyi Ügyintéző

Részleg: Pénzügy
Szint: Operatív
Elsődleges cél: A vállalat készpénz- és pénzpozícióinak kezelése – pénztár, bankegyeztetés, pénztáralap, belső büdzsék

Mit csinál ez a szerepkör

A Pénztáros kezeli a vállalat pénzforgalmát: fenntartja a napi pénztárat, egyezteti a bankszámlakivonatokat a rögzített fizetésekkel szemben, kezeli a belső pénzalapokat (pénztáralap, osztályok büdzsé, tartalékok), és gondoskodik arról, hogy a készpénzpozíció bármikor helyes és auditálható legyen.

Naponta használt modulok

Modul	Hol találja	Mire használja
Pénztár	Pénzügy → Pénztár	Minden készpénz-bevétel és -kiadás rögzítése
Bankszámlakivonat	Pénzügy → Bankszámlakivonat	Bankegyeztetés a CRM-fizetésekkel/behajtásokkal
Számlaegyenlegek	Pénzügy → Számlaegyenlegek	Belső pénzalapok kezelése (pénztáralap, büdzsék)
Befizetések	Értékesítés → Befizetések	Rögzített vevői fizetések ellenőrzése
Fizetési módok	Pénzügy → Fizetési módok	Referencia az egyes módok szabályaihoz

Napi rutintevékenységek

A pénztár nyitása (reggel)

Pénztár → ellenőrizze a nyitóegyenleget (= az előző nap záróegyenlege)
Számolja meg fizikailag a pénztárban lévő készpénzt → erősítse meg, hogy megfelel a rendszer egyenlegének
Ha eltérés van → az előző nap tranzakcióit vizsgálja ki, mielőtt folytatja

A nap folyamán – készpénztranzakciók rögzítése

Minden készpénz-bevétel (vevői készpénzfizetés, készpénz-befizetés) → Pénztár → Tétel hozzáadása:
- Típus: Bevétel
- Összeg, dátum, leírás (pl. „#F2026-0145 sz. számla kiegyenlítése – Ionescu SRL ügyfél")
- Fizetési mód: Készpénz
Minden készpénz-kiadás (szállítói készpénzfizetés, operatív kiadás) → Pénztár → Kiadás hozzáadása:
- Típus: Kiadás
- Összeg, dátum, leírás, kiadás indoklása
- Pénzügyi bizonylat csatolása (ha rendelkezésre áll a rendszerben)

Bankegyeztetés (napi vagy kivonat kézhezvételekor)

Bankszámlakivonat fogadása (MT940, CSV, vagy letöltés az online bankolásból)
Bankszámlakivonat → importálja, vagy adja hozzá manuálisan a kivonat minden sorát
Rendelje hozzá az egyes banki tételeket a megfelelő CRM-tranzakcióhoz:
- Banki bevétel = vevői fizetés → rendelje hozzá a Befizetések bejegyzéséhez
- Banki kiadás = szállítói fizetés → rendelje hozzá a szállítói számlához
A nap végén egyeztetetlen tételek → vizsgálja ki: belső átvezetés? fel nem rögzített bankjutalék?

Pénztáralap és belső büdzsék kezelése

Számlaegyenlegek → ellenőrizze az egyes belső pénzalapok szintjét:
- Központi pénztáralap
- Fiókpénztár (ha van)
- Felosztott osztályos büdzsék
Ha valamelyik alap a minimális küszöb alá kerül → indítson feltöltést (Átvezetés a főszámláról)

A pénztár zárása (nap végén)

Pénztár → generálja a nap összesítőjét: összes bevétel, összes kiadás, záróegyenleg
Számolja meg fizikailag a készpénzt → erősítse meg, hogy megfelel a rendszer egyenlegének
Írja alá a pénztárjelentést (fizikailag vagy digitálisan)
Bármilyen eltérés → rögzítse korrekciós tételként meghatározott indoklással

Főbb munkafolyamatok

1. munkafolyamat – Napi pénztárvezetés

Nap nyitása → nyitóegyenleg ellenőrzése
       ↓
A nap folyamán:
  Készpénz-bevételek: vevői fizetések, befizetések → minden egyes rögzítve
  Készpénz-kiadások: szállítói készpénzfizetések, kiadások → minden egyes rögzítve indoklással
       ↓
Nap zárása:
  → Napi összesítő generálása
  → Készpénz fizikai megszámlálása
  → Fizikai számlálás = rendszer egyenlege megerősítése
  → Aláírás / archiválás
  → Ha eltérés → korrekció dokumentált indoklással

2. munkafolyamat – Bankszámlakivonat egyeztetése

Bankszámlakivonat fogadása (napi vagy szükség szerint)
→ Bankszámlakivonat → fájl importálása (MT940 / CSV)
  VAGY sorok manuális hozzáadása
       ↓
Minden banki tétel → rendelje hozzá:
  ├── Vevői fizetés → bejegyzés a Befizetésekben
  ├── Szállítói fizetés → szállítói számla vagy Beszerzés
  ├── Operatív kiadás → Kiadások vagy Pénztár
  └── Bankjutalék → rögzítse kiadásként „Jutalék" típussal
       ↓
Egyeztetetlen tételek → vizsgálja ki:
  ├── Ismeretlen ügyféltől érkező fizetés → lépjen kapcsolatba az ügyféllel vagy az AR-könyvelővel
  ├── Ismeretlen kiadás → lépjen kapcsolatba a bankkal vagy az operatív csapattal
  └── Belső átvezetés saját számlák között → rögzítse átvezetésként P&L-hatás nélkül
       ↓
CRM rendszer egyenlege = Bankegyenleg ✓

3. munkafolyamat – Pénztáralap kezelése

A munkavállaló pénztáralapból költ
→ Bizonylatot/pénzügyi számlát hoz
→ Ellenőrizze, hogy a bizonylat érvényes-e (szállító, összeg, dátum)
→ Számlaegyenlegek → Kivét a Pénztáralap-alapból
  → Összeg, dátum, leírás, felelős munkavállaló
→ Bizonylat rögzítése a rendszerben (ha szállítóhoz rendelhető)
→ Az alap csökken a kivett összeggel

A pénztáralap eléri a minimális küszöböt:
→ Számlaegyenlegek → Átvezetés a főszámláról
  → Feltöltési összeg
  → Bankszámlakivonat → rendelje hozzá a bankszámlán lévő kiadáshoz
→ Az alap visszaáll a standard szintre

4. munkafolyamat – Osztályos büdzsé kezelése

Hónap eleje → a CFO büdzsét oszt ki osztályonként
→ Számlaegyenlegek → Számla létrehozása (vagy meglévő feltöltése)
  → Megnevezés: pl. „Marketing büdzsé 2026. június"
  → Nyitóegyenleg: felosztott összeg
       ↓
A hónap folyamán:
→ Az osztály kiadásokat eszközöl → Ön rögzíti a terheléseket az adott számlán
→ Bármikor megtekinthető: felosztott büdzsé - felhasznált = rendelkezésre álló
       ↓
Hónap vége:
→ Számlánkénti riport → felhasználás vs. felosztás bemutatása a CFO-nak
→ Fel nem használt egyenleg → átvihető a következő hónapra vagy visszautalható a főszámlára

Bankegyeztetés – időszakok és gyakoriságok

Gyakoriság	Javasolt	Hol
Napi	Nagy tranzakcióvolumenű cégek	Bankszámlakivonat → azonnali egyeztetés
Heti	Közepes aktivitású cégek	Bankszámlakivonat → tömeges egyeztetés
Havi	Kis cégek, alacsony forgalom	Hónap vége, könyvelési export előtt

Ajánlás: A napi egyeztetés megszünteti az eltérések felhalmozódását, és sokkal gyorsabbá teszi a hónap végi zárást.

Készpénzdokumentumok és archiválás

Minden készpénztranzakcióhoz alátámasztó dokumentumra van szükség:

Tranzakció típusa	Alátámasztó dokumentum
Vevői készpénzfizetés	Az ügyfél részére kiállított nyugta
Szállítói készpénzfizetés	Szállítói nyugta/számla
Operatív kiadás	Pénzügyi számla vagy nyugta
Pénztáralap-kivét	Indoklási jegy + pénzügyi számla
Készpénzkülönbözet	Magyarázó megjegyzés a felelős személy aláírásával

A fizikai dokumentumok havonta kerülnek archiválásra sorszámozott pénztármappákban.

Nyomon követendő mutatók

Mutató	Mit jelent	Cél
Napi készpénzkülönbözetek	Eltérések száma a rendszertől	0 (tolerancia ±1 RON maximum)
Egyeztetetlen banki tételek	Nem rendelt banki tranzakciók	0 az időszakos egyeztetés végén
Átlagos egyeztetési idő	Óra egy bankszámlakivonat egyeztetéséhez	< 2 óra normál kivonatoknál
Minimális küszöb alatti alapok	Elégtelen egyenlegű belső számlák	Ugyanazon a napon feltöltve

Gyakorlati tanácsok

Számolja meg a pénztárt a CRM megnyitása előtt. A befolyásolatlan fizikai számlálás az egyetlen valódi érvényesítés. Ha először megnyitja a rendszert, hajlamos arra számolni, amit lát.

Minden készpénz-kiadáshoz szükséges egy dokumentum rögzítés előtt. Ne rögzítsen „holnap hozza a bizonylatot" alapon – vagy hozzák a bizonylatot, vagy a készpénz nem kerül kiadásra.

A bankjutalékok kiadások, nem hibák. Rögzítse őket kifejezetten a Bankszámlakivonatban kiadásként „Bankjutalék" típussal – különben eltérésekként jelennek meg az egyeztetésben.

A saját számlák közötti átvezetések nem bevételek vagy kiadások. A folyószámláról betétre vagy pénztáralapba történő átvezetést „belső átvezetésként" kell rögzíteni – nem befolyásolja a P&L-t.