Rendszeradminisztrátor — CRMconnect

Részleg: IT / Admin
Szint: Senior / Műszaki vezető
Elsődleges cél: A platform helyesen működik, minden felhasználónak megfelelő hozzáférése van, az adatok biztonságosak és sértetlenek

Mit csinál ez a szerepkör

A Rendszeradminisztrátor a CRMconnect-példány műszaki tulajdonosa. Konfigurálja a platformot az indításkor, kezeli a felhasználókat és a jogosultságokat, figyeli a rendszer állapotát, integrálja a CRMconnect-et külső rendszerekkel, és biztosítja az adatbiztonságot. Ő az egyetlen személy, akinek teljes hozzáférése van (admin = 1), és felelős mindenért, ami a műszaki üzemeltetéssel kapcsolatos.

Részletes műszaki dokumentáció (stack, biztonság, Kubernetes, GDPR, API): IT / Adminisztrátori útmutató

Kezelt modulok

Kezdeti beállítás — teljes ellenőrzőlista

A példány első konfigurálásakor haladjon végig ezeken a lépéseken sorrendben:

1. lépés — Vállalati adatok (`/admin/settings`)

Általános lap:
  ✓ Vállalat neve
  ✓ Logó világos módhoz (PNG, max. 300px szélesség)
  ✓ Logó sötét módhoz (verzió sötét témához)
  ✓ Favicon (32×32px)
  ✓ Teljes fizikai cím (megjelenik a PDF-számlákon)
  ✓ PDF logó szélessége (logó szélessége a dokumentumokon)

E-mail lap (SMTP):
  ✓ email_protocol = smtp
  ✓ smtp_host (pl. smtp.gmail.com vagy mail.company.com)
  ✓ smtp_port: 587 (TLS) vagy 465 (SSL)
  ✓ smtp_email (Feladó cím)
  ✓ smtp_username + smtp_password
  ✓ TESZT: Teszt e-mail küldése gomb → megerősítés, hogy megérkezett

Honosítás lap:
  ✓ Alapértelmezett nyelv
  ✓ Időzóna (KRITIKUS a helyes időbélyegekhez)
  ✓ Dátumformátum (NN/HH/ÉÉÉÉ román standard esetén, HH/NN/ÉÉÉÉ US esetén)
  ✓ Ezres / tizedes elválasztó (helyi standard szerint)

Cronjob lap:
  ✓ Cron URL konfigurálva a szerveren
  ✓ Ellenőrizze, hogy a last_run percenként frissül-e

Elengedhetetlen cron job. Aktív cron nélkül ezek nem működnek: ismétlődő számlázás, WooCommerce szinkronizálás, Marketing automatizálás, lejárati értesítések. Szerveri konfiguráció: * * * * * curl -s "https://company.com/cron/index" > /dev/null

2. lépés — Szervezeti struktúra

1. /admin/departments → vállalati részlegek létrehozása
   (dedikált e-mail-címekkel a jegyirányításhoz)

2. /admin/roles → szerepkörök létrehozása munkakörönként:
   - Értékesítési ügynök, AR könyvelő, Raktáros stb.
   - Elv: legkisebb jogosultság — szigorúan szükséges hozzáférés

3. /admin/staff → összes felhasználó hozzáadása:
   - Egyedi e-mail (= felhasználónév)
   - Szerepkör hozzárendelve a 2. lépésben létrehozott listából
   - Üdvözlő e-mail küldése jelszóbeállítási linkkel

3. lépés — Pénzügyi konfiguráció

/admin/taxes → ÁFA-kulcsok (19%, 9%, 5%, 0%, fordított adózás)
/admin/currencies → használt pénznemek + árfolyamok
/admin/paymentmodes → elfogadott fizetési módok
/admin/billing/config → számlák/ajánlatok/szerződések sorszámsorozata

4. lépés — Biztonság

/admin/authenticator_2fa → 2FA engedélyezése minden adminisztrátornak
/admin/roles → ellenőrzés, hogy egyiknek sincs több jogosultsága, mint amennyire a szerepkör szükséges
Kommunikálja minden felhasználóval: az ideiglenes jelszót az első bejelentkezéskor meg kell változtatni

5. lépés — Egyéni mezők (ha szükséges)

/admin/custom_fields → üzletspecifikus mezők hozzáadása:
   pl. Leadeknél: Iparág, Munkavállalók száma, Becsült költségkeret
   pl. Ügyfeleknél: Adószám, Cégjegyzékszám, ERP ügyfélkód
   pl. Számlákon: Ügyfél megrendelésszáma, Projektreferencia

6. lépés — Integrációk

API tokenek (/admin/api/api_management):
   → Egy token létrehozása minden külső integrációhoz
   → Explicit elnevezés (pl. „Zapier - Leadek", „Mobilalkalmazás", „ERP szinkronizálás")
   → Token csak egyszer jelenik meg — azonnal másolja

Webhookok (/admin/webhooks):
   → Konfigurálás minden külső rendszerhez, amelynek értesítésre van szüksége
   → Tesztelés debug_mode = 1 beállítással aktiválás előtt

E-mail pipe (jegyekhez):
   → Részleg e-mail továbbítása → pipe.php konfigurálva a szerveren
   → Tesztelés valódi e-maillel

Felhasználókezelés

Új munkatárs

/admin/staff → Munkatárs hozzáadása
  → E-mail (egyedi a rendszerben)
  → Szerepkör: kiválasztás a szerepkörlistából
  → Részleg(ek): több részlegben is lehet
  → „Üdvözlő e-mail küldése" bejelölése
  → Mentés

Ellenőrzés:
  → Be tud-e lépni a felhasználó?
  → Látja-e a szerepkörének megfelelő modulokat?
  → NEM látja-e azokat a modulokat, amelyekhez nem kell hozzáférése?

Kilépő munkatárs (offboarding)

AZONNAL kilépéskor (aznap):
  /admin/staff → nyilvántartás megnyitása → Aktív = 0 beállítása

Soha ne töröljön munkatársat — deaktiválja!
Ha mégis töröl → a rendszer kényszeríti az ÖSSZES nyilvántartásuk
(jegyek, feladatok, leadek, projektek) átrendelését egy másik kiválasztott felhasználóra.

Ezután: ellenőrizze és vonja vissza a kapcsolódó hozzáféréseket:
  → Vállalati e-mail
  → VPN
  → Egyéb külső rendszerek az általuk generált API tokenekkel

Licenckorlátok

Ha új felhasználó aktiválásakor hibát kap → a licenc elérte az ülőhelyek korlátját (MEMBERS_INCLUDED + extra_seats):

• Inaktív fiók deaktiválása (active = 0) — felszabadít egy helyet
• Vagy lépjen kapcsolatba a CRMconnect-tel további helyek vásárlásához

Szerepkörök és jogosultságok — helyes konfiguráció

Hozzáférési hierarchia struktúrája

Admin (admin = 1) → teljes hozzáférés, jogosultságok NEM kerülnek ellenőrzésre
       ↓
Szerepkörrel rendelkező munkatársak → szerepkör-jogosultságokat öröklik
       ↓
Ügyfél-kapcsolattartó → különálló jogosultságok (ügyfélportál)

Jogosultságtípusok modulonként

Ajánlott szabványos szerepkörök

Értékesítési ügynök:
  Leadek: view_own + create + edit
  Ügyfelek: view + create
  Ajánlatok: view + create + edit
  Számlák: view_own
  Beállítások: ✗ (nincs hozzáférés)

AR Könyvelő:
  Számlák: view + edit
  Kifizetések: view + create
  Bankkivonatok: view + create
  Ügyfelek: view
  Beállítások: ✗

Raktáros:
  Raktár (összes almodul): view + create + edit
  Értékesítési megrendelések: view
  Beszerzések: view
  Beállítások: ✗

HR Adminisztrátor:
  Munkatársak: view + create + edit
  HR Profil: view + create + edit
  Toborzás: view + create + edit
  Bérszámfejtés: view + create + edit
  Beállítások: ✗

Egyéni jogosultság-felülbírálatok

Ha egy munkatársnak különböző jogosultságokra van szüksége a szerepkörétől eltérően:

• Munkatársi nyilvántartás → Jogosultságok lap → egyéni felülbírálatok beállítása
• A felülbírálat elsőbbséget élvez az általános szerepkörrel szemben

Napi és heti monitoring

Napi (5 perc)

/admin/utilities → E-mail sor:
  → Blokkolt e-mailek? → Az összes feldolgozása vagy hiba vizsgálata

/admin/utilities → pipe_log (ha e-mail pipe-ot használ jegyekhez):
  → Importálási hibák? → ellenőrizze a továbbítási konfigurációt

/admin/webhooks → Naplók (ha aktív webhookok vannak):
  → Sikertelen kérelmek? → ellenőrizze a cél URL-t

Heti (15–20 perc)

/admin/utilities/activity_log:
  → Szokatlan műveletek? (tömeges törlések, hozzáférés szokatlan időpontban)
  → Bejelentkezések ismeretlen IP-ről?

/admin/api/api_management:
  → Váratlanul magas használatú API tokenek?
  → 6 hónapnál tovább inaktív tokenek → deaktiválja őket

/admin/staff → last_login szűrés:
  → Aktív felhasználók, akik 90+ napja nem jelentkeztek be → értékelje a deaktiválást

2FA státusz (/admin/authenticator_2fa/userlist):
  → Minden adminisztrátornak engedélyezett a 2FA? Ha nem → emlékeztetés vagy kötelezővé tétel

Integrációk — API és Webhookok

API kezelés

Minden új integrációhoz:
  /admin/api/api_management → Token hozzáadása
  → Explicit név: „[Rendszer] - [Cél]" (pl. „Make.com - Leadek szinkronizálása")
  → Kapcsolódó munkatárs: dedikált integrációs felhasználó (nem saját személyes fiókja)
  → Azonnali másolás (csak egyszer jelenik meg)
  → Token biztonságos elküldése a fogadónak

Tokent tartó munkatárs kilépésekor:
  → Azonosítsa az összes hozzájuk kapcsolódó tokent → deaktiválja őket
  → Hozzon létre új tokeneket és frissítse az integrációkat

Webhookok

Új webhook konfigurálásakor:
  1. Webhook hozzáadása a célrendszer URL-jével
  2. Entitás (Lead, Számla, Jegy stb.) és események kiválasztása (létrehozva, frissítve, törölve)
  3. debug_mode = 1 IDEIGLENES engedélyezése
  4. Teszt esemény küldése
  5. Naplók ellenőrzése, hogy a kérelem megérkezett és a válasz 200 OK
  6. debug_mode = 1 kikapcsolása (különben a naplók gyorsan növekednek)

Munkafolyamat-automatizálás — belső folyamatok konfigurálása

/admin/workflow_automation → Automatizálás hozzáadása

Struktúra:
  Trigger: mi indítja el (Lead létrehozva, Jegy státusza megváltozott stb.)
  Feltétel: további szűrők (pl. csak X forrásból érkező leadek)
  Művelet: mi hajtódik végre (értesítés, feladat létrehozva, e-mail elküldve, státusz megváltozott)

Szabványos példák a kezdeti beállításhoz:
  1. Sürgős Lead → azonnali értesítés az Értékesítési vezetőnek
  2. Új jegy → részlegügynök értesítése
  3. 60 napon belül lejáró szerződés → megújítási feladat a KAM-nak
  4. Számla > 30 napja lejárt → automatikus e-mail emlékeztető
  5. Új munkatárs létrehozva → onboarding feladat a HR-nek

Adatimport

Tömeges Excel import

/admin/excel_import → modul kiválasztása (Leadek, Ügyfelek, Termékek stb.)
→ Excel sablon letöltése
→ Adatok kitöltése a sablonban (ne módosítsa az oszlopstruktúrát!)
→ Fájl feltöltése
→ Rendszer érvényesít → hibákat soronként mutat
→ Import megerősítése

Bármely nagy import előtt:
  → Biztonsági mentési export készítése a meglévő adatokról
  → 10 tesztsor importálása a teljes fájl előtt
  → Az adatok helyes bevitelének ellenőrzése

Egyéni mezők — gyors útmutató

/admin/custom_fields → Entitás → Mező hozzáadása

Fontos beállítások:
  required: kötelező létrehozáskor (gondoljon rá alaposan — utólag nem lehet visszavonni hiányzó adatok nélkül)
  show_on_pdf: mező megjelenik a számla/szerződés PDF-eken
  show_on_client_portal: az ügyfél látja a mezőt a portálján
  only_admin: mező csak adminisztrátorok számára látható
  bs_column: szélesség az űrlapon (6 = félszéles, 12 = teljes szélesség)

Ajánlott típusok céloknként:
  Külső kód/referencia → szöveg (rövid)
  Kategória/Státusz → kiválasztás (legördülő előre meghatározott értékekkel)
  Lejárati dátum → date_picker
  Hosszú megjegyzések → textarea
  Igen/Nem → jelölőnégyzet

Biztonság — állandó ellenőrzőlista

GDPR — jogok iránti kérelmek

Hol: /admin/gdpr

GDPR-jogok iránti kérelem érkezésekor:

Hozzáférési jog / Hordozhatóság:
  → GDPR → személy azonosítása
  → Az e-mail/azonosítóhoz kapcsolódó összes adat exportálása
  → Adatok küldése strukturált formátumban (JSON/CSV)
  → Törvényes határidő: 30 nap a kérelem beérkezésétől

Törlési jog (az elfeledtetéshez való jog):
  → GDPR → Törlési kérelem → e-mail bevitele
  → A rendszer anonimizálja: a személyes adatokat [TÖRÖLVE]-vel helyettesíti
  → Tranzakciótörténet megmarad (jogi adózási kötelezettségekhez)
  → A kérelem és a feldolgozási dátum dokumentálása

Csapatjelszó-kezelő

Hol: /admin/team_password

Megosztott csapatjelszavak biztonságos tárolása (közösségi média hozzáférés, külső szolgáltatás fiókok, megosztott hitelesítő adatok stb.):

• Jelszavak kategóriák szerint rendezve
• Hozzáférés szerepkörönként/részlegenként ellenőrzött
• Láthatóság elkülönítve a munkatársak személyes jelszavaitól

Rendszerállapot-mutatók

Gyakorlati tanácsok

A legkisebb jogosultság elve az Ön védelme. Ha egy munkatársnak hozzáférése van valamihez és hibát követ el, Ön felelős azért, hogy ezt a hozzáférést megadta. Konfigurálja a szerepköröket megszorítóan és szükség szerint módosítsa — ne megengedően és utólag korlátozza.

Soha ne legyen admin = 1 a szolgáltatásfiókoknál. Az API tokeneknek és integrációs fiókoknak normál Munkatársaknak kell lenniük korlátozott szerepkörökkel — nem Super Adminnak. Egy admin jogokkal rendelkező kompromittált token katasztrofális.

Tesztelje az SMTP-t minden hitelesítő adat változtatás után. A helytelen SMTP azt jelenti, hogy a platform nem küld e-maileket (számlák, értesítések, jelszó-visszaállítások) — és nem fogja azonnal tudni. A Teszt gomb ellenőrző e-mailt küld.

Dokumentáljon minden létrehozott API tokent. Használjon egyértelmű neveket: „Make.com - Leadek 2026" nem „1. token". Visszavonás vagy csere esetén pontosan tudja, mi érintett.

Mentés bármely nagy import előtt. Egy helytelen 10 000 soros import nehezen visszavonható. 5 perc mentés órákat takarít meg a kézi karbantartásból.