Szállítói kapcsolatok szakértője
Részleg: VRM — Szállítói kapcsolatkezelés
Szint: Operatív
Elsődleges cél: Napi kapcsolatok fenntartása szállítókkal — portál, katalógus, dokumentumok, kommunikáció
Mit csinál ez a szerepkör
A Szállítói kapcsolatok szakértője a vállalat és szállítói közötti operatív felületet képviseli. Kezeli a portálhoz való hozzáférést, fenntartja a cikk- és árkalógust, nyomon követi a megrendelőket és ajánlatokat, visszárukat dolgoz fel, és gondoskodik arról, hogy minden szállítónak naprakész információi legyenek. Szorosan együttműködik a Vevővel a Beszerzésben és az AP könyvelővel.
Rendszeresen használt modulok
| Modul | Hol található | Mire használja |
|---|---|---|
| Szállítók | Beszerzés → Szállítók | Profilok, kapcsolatok, feltételek, dokumentumok |
| Szállítói cikkkatalógus | Beszerzés → Szállítói cikkek | Árkatalógusok szállítónként |
| Szállítói B2B portál | /purchase/vendors_portal/ |
Szállítói hozzáférés |
| RFQ | Beszerzés → Ajánlatkérések | RFQ válaszok nyomon követése |
| Megrendelők | Beszerzés → Megrendelők | Aktív megrendelők státusza |
| Beszerzési szerződések | Beszerzés → Szerződések | Keretszerződések és projektszerződések |
| Terhelési értesítők | Beszerzés → Terhelési értesítők | Jóváírások, számlakiigazítások |
| Szállítói számlák | Beszerzés → Szállítói számlák | Szállítók által a portálon benyújtott számlák |
Napi rutin
Reggel — beérkezett üzenetek és portál ellenőrzése
- Szállítói portál → érkezett-e szállítók által benyújtott új ajánlat? → Vevő értesítése
- Megrendelők → szállító által > 48 óra alatt meg nem erősített megrendelők → közvetlen follow-up vagy portálon keresztül
- RFQ-k → minden meghívott szállító válaszolt-e? → az nem válaszolókkal való follow-up
- Visszáruk → szállítónál függőben lévő visszáru-kérelmek → státusz ellenőrzése
Napközben — napi kezelés
- Új szállítók bevonása — profil + portálhozzáférés teljesítése
- Árkalógusok frissítése, amikor szállítóktól új árlisták érkeznek
- Szállítói megjegyzések feldolgozása dokumentumokon (megrendelő, ajánlatok, szerződések)
- Belső megjegyzések hozzáadása szállítói interakciókról
Hetente
- 60 napon belül lejáró szerződések ellenőrzése → eszkaláció a Menedzsernek
- Inaktív szállítók rendezése (Kategóriában
Inaktív-nak jelölés) - Ellenőrizze, hogy minden aktív szállítónak van-e portálhozzáféréssel rendelkező kapcsolattartó
Új szállító bevonása
1. Beszerzés → Szállítók → Új szállító hozzáadása
→ Kitöltés: Cég neve, adószám/cégjegyzékszám, cím, pénznem, fizetési feltételek
→ Bankadatok hozzáadása (IBAN, bank)
→ Kategória beállítása (Stratégiai A / B / Operatív / Spot / Értékelés)
2. Kapcsolatok fül → Elsődleges kapcsolattartó hozzáadása
→ Keresztnév, Vezetéknév, Email, Telefon, Beosztás
→ is_primary = IGEN bejelölése
→ Email beállítások aktiválása: számlák + megrendelők + szerződések
3. Portálhozzáférés aktiválása:
→ Kapcsolattartó rekordból → Portálmeghívó küldése
→ Szállító emails hitelesítő adatokat kap a /purchase/vendors_portal/ oldalhoz
4. Ellenőrizze, hogy a szállító bejelentkezett-e és kitöltötte-e a cégprofilt
(adószám, cím, IBAN a portálról → `/purchase/vendors_portal/company`)
Alternatíva — szállító önmaga regisztrál:
- Link küldése:
/purchase/authentication_vendor/register - Szállító maga tölti ki az adatait
- Ön ellenőrzi és érvényesíti a regisztrációt:
/admin/purchase/vendors
Árkatalógus kezelése
Hol: /admin/purchase/vendor_items
A beszerzési katalógus minden cikke több szállítóhoz rendelhető, mindegyik a saját árával:
Példa: „A4 80g/m² papír" cikk
→ A szállító (V-001): 15,50 RON/csomag — saját kódja: HAR-001
→ B szállító (V-002): 16,20 RON/csomag — saját kódja: A4-STD
→ C szállító (V-003): 14,80 RON/csomag — saját kódja: P-A4-80
RFQ létrehozásakor → szállítók kiválasztása → a katalógusból az árak automatikusan előtölthetők
Mikor kell frissíteni a katalógusokat:
- Szállítóktól érkező új árlisták esetén
- Havonta vagy negyedévente (az árak volatilitásától függ)
- Azonnal, amikor az ár megváltozásáról szóló értesítés érkezik a szállítótól
Szállító saját katalógusa a portálon:
A szállító a saját katalógusát a portálból kezelheti (/purchase/vendors_portal/items) — új termékek hozzáadása, árak frissítése, Excelből importálás. Ön érvényesíti a szállító által bevezetett cikkeket és leképezi azokat belső cikkekre.
RFQ-k és ajánlatok nyomon követése
Hol: Beszerzés → Ajánlatkérések / Ajánlatok
1. A Vevő RFQ-t hoz létre és kiválasztja a meghívott szállítókat
2. Ön figyeli: melyik szállítók válaszoltak, melyik nem
3. Follow-up a határidőre nem válaszoló szállítókkal:
→ Ellenőrzés a portálon, hogy megnyitották-e az RFQ-t
→ Közvetlen kapcsolatfelvétel (telefon/email) a kapcsolattartóval
→ Belső megjegyzés az RFQ-n: „V-002 felkeresve 05.06. — visszaigazolás 07.06-ig"
4. Ajánlatok beérkezésekor → értesítse a Vevőt, hogy összehasonlíthatja az ajánlatokat
5. A Vevő jóváhagyja/elutasítja az ajánlatokat → szállító látja a státuszt a portálon
Kommunikáció szállítókkal
Megjegyzések dokumentumokon (portálon látható)
Minden dokumentumnak (megrendelő, RFQ, szerződés, számla) van egy megjegyzés-szála, amelyet a szállító a portálon elér:
Példa felhasználás:
→ Megrendelő elküldve → Ön hozzáfűzi a megjegyzést: „Kérjük, erősítse meg az ETA-t a
3. és 5. pozíciókban lévő cikkekhez"
→ Szállító a portálon válaszol → Ön értesítést kap
→ A teljes csere dokumentálva marad a megrendelőn
Belső megjegyzések (szállító számára láthatatlan)
A szállítói rekordból → Megjegyzések fül → megjegyzések hozzáadása a kapcsolatról:
- Visszajelzés a legutóbbi tárgyalásokból
- Attitűd vagy magatartás megfigyelések
- Kommunikációs preferenciák („reggeli hívásokat részesíti előnyben")
- Szállítási minőség értékelése
Automatikus emailek (nincs szükség kézi műveletre)
A szállító automatikusan emailt kap, ha:
- Megrendelő kiadva → PDF mellékelve
- RFQ létrehozva → portál link
- Ajánlat jóváhagyva vagy elutasítva
- Terhelési értesítő létrehozva
- Visszáru-kérelem jóváhagyva
Szállítói visszáruk kezelése
Hol: Beszerzés → Megrendelők → a megrendelőből → Visszáru létrehozása
Visszáru oka: hibás áruk / helytelen mennyiség / specifikáció-nemegyezés
1. Eredeti megrendelő megnyitása → Visszáru létrehozása
2. Problémás cikkek + mennyiségek + ok kiválasztása
3. Kérelem megjelenik a szállítónál a portálon → `/purchase/vendors_portal/order_returns`
4. Szállító frissíti a státuszt: Megérkezett / Jóváhagyva / Elutasítva
5. Jóváhagyáskor → áruk elhagyják a készletet (visszáru szállítólevél)
6. Jóváírást kap: Terhelési értesítő létrehozva → látható a Beszerzés → Terhelési értesítőkben
Visszáru-ablak szállítónként: a szállítói profilban beállítva (return_within_day). Ha nem állítják be egyedileg, a /admin/purchase/mysetting globális beállítása érvényes.
Napi/heti nyomon követendő mutatók
| Mutató | Mit kell nyomon követni |
|---|---|
| Meg nem erősített megrendelők | > 48 óra portálmegerősítés nélkül → follow-up |
| RFQ-k válasz nélkül | Szállítók, akik nem nyújtottak be ajánlatot a határidőre |
| Függő visszáruk | Napok a visszáru létrehozásától a szállítói visszaigazolásig |
| Lejárat közeli szerződések | < 60 nap → eszkaláció a VRM Menedzsernek |
| Portálhozzáférés nélküli szállítók | Aktív szállítók aktivált portálkapcsolat nélkül |
Együttműködés más részlegekkel
| Részleg | Hogyan dolgozik együtt |
|---|---|
| Beszerzés — Vevő | Ők hozzák létre az RFQ-kat és választják ki a szállítókat; Ön nyomon követi a válaszokat és fenntartja a kapcsolatot |
| Beszerzés — AP könyvelő | Ők érvényesítik a számlákat; Ön a szállítói kapcsolattartó pont, amikor fizetési kérdésük van |
| Raktár | Jelzi a minőségi problémákat befogadáskor → Ön kezdeményezi a szállítói visszárut |
| VRM Menedzser | Jelentés a kapcsolati problémákról, eszkálációs szállítókról, újratárgyalandó szerződésekről |
Gyakorlati tippek
A belső megjegyzések a csapat emlékezete. Minden szállítóval folytatott, ígéretet, szóbeli megállapodást vagy fontos visszajelzést tartalmazó beszélgetés → azonnal dokumentálva a szállítói rekord Megjegyzéseiben. Ha nincs leírva, nem létezik.
Ellenőrizze a portál státuszát a bevonáskor. Nem elég, hogy elküldte a meghívót — ellenőrizze, hogy a szállító ténylegesen bejelentkezett-e és kitöltötte-e a cégadatokat. Egy nem használt portál azt jelenti, hogy a kommunikáció visszakerül az emailre és elvész a nyomon követhetőség.
A katalógus árai az igazság forrásai. Minden szóban vagy emailben tárgyalt ár → azonnal beírva a Szállítói cikkkatalógusba. A Vevőnek képesnek kell lennie megrendelőt létrehozni anélkül, hogy megkérdezné: „mennyibe kerül X-nél?".
Ne törölje a szállítókat — jelölje Inaktívnak. A dokumentum előzmények (megrendelők, visszáruk, kifizetések) érintetlenül megmaradnak az audithoz.