Spécialiste Relations Fournisseurs

Département : VRM — Gestion des Relations Fournisseurs
Niveau : Opérationnel
Objectif principal : Maintenir les relations quotidiennes avec les fournisseurs — portail, catalogue, documents, communication

Ce que fait ce rôle

Le Spécialiste Relations Fournisseurs est l'interface opérationnelle entre l'entreprise et ses fournisseurs. Il gère l'accès au portail, maintient le catalogue articles et prix, suit les commandes et devis, traite les retours et s'assure que chaque fournisseur dispose d'informations à jour. Il travaille en étroite collaboration avec l'Acheteur et le Comptable AP.

Modules utilisés régulièrement

Module	Où le trouver	Utilisation
Fournisseurs	Achats → Fournisseurs	Profils, contacts, conditions, documents
Catalogue articles fournisseur	Achats → Articles fournisseur	Catalogues de prix par fournisseur
Portail B2B fournisseur	`/purchase/vendors_portal/`	Accès fournisseur
RFQ	Achats → Appels d'offres	Suivre les réponses aux RFQ
Bons de commande	Achats → Commandes	Statut des commandes actives
Contrats d'achat	Achats → Contrats	Contrats-cadres et projets
Notes de débit	Achats → Notes de débit	Crédits, corrections de factures
Factures fournisseur	Achats → Factures fournisseur	Factures émises directement par le fournisseur dans le portail

Routine quotidienne

Matin — vérification de la boîte de réception et du portail

Portail fournisseur → de nouveaux devis ont-ils été soumis par des fournisseurs ? → notifier l'Acheteur
Bons de commande → BC non confirmés par le fournisseur > 48h → suivi direct ou via portail
RFQs → tous les fournisseurs invités ont-ils répondu ? → relancer ceux qui n'ont pas répondu
Retours → demandes de retour en attente chez le fournisseur → vérifier le statut

En journée — gestion courante

Intégrer de nouveaux fournisseurs — profil complet + accès portail
Mettre à jour les catalogues de prix à réception de nouvelles listes de prix
Traiter les commentaires des fournisseurs sur les documents (BC, devis, contrats)
Ajouter des notes internes sur les interactions avec les fournisseurs

Hebdomadaire

Vérifier les contrats expirant dans 60 jours → escalader au Responsable
Nettoyer les fournisseurs inactifs (marquer comme Inactif dans la catégorie)
Vérifier que tous les fournisseurs actifs ont des contacts avec accès portail activé

Intégration d'un nouveau fournisseur

1. Achats → Fournisseurs → Ajouter nouveau fournisseur
   → Remplir : Nom de l'entreprise, numéro TVA, adresse, devise, conditions de paiement
   → Ajouter coordonnées bancaires (IBAN, banque)
   → Définir la catégorie (Stratégique A / B / Opérationnel / Spot / Évaluation)

2. Onglet Contacts → Ajouter contact principal
   → Prénom, Nom, Email, Téléphone, Fonction
   → Cocher is_primary = OUI
   → Activer préférences email : factures + commandes + contrats

3. Activer l'accès portail :
   → Depuis la fiche contact → Envoyer invitation portail
   → Le fournisseur reçoit un email avec les identifiants pour /purchase/vendors_portal/

4. Vérifier que le fournisseur s'est connecté et a rempli son profil d'entreprise

Gérer le catalogue de prix

Où : /admin/purchase/vendor_items

Chaque article du catalogue peut être associé à plusieurs fournisseurs, chacun avec son propre prix :

Exemple : Article "Papier A4 80g/m²"
  → Fournisseur A (F-001) : 15,50 RON/rame — leur code : HAR-001
  → Fournisseur B (F-002) : 16,20 RON/rame — leur code : A4-STD
  → Fournisseur C (F-003) : 14,80 RON/rame — leur code : P-A4-80

Lors de la création d'un RFQ → sélectionner les fournisseurs → les prix du catalogue sont préremplis automatiquement

Quand mettre à jour :

À réception de nouvelles listes de prix
Mensuellement ou trimestriellement (selon la volatilité des prix)
Immédiatement à réception d'une notification de changement de prix

Suivi des RFQs et devis

1. L'Acheteur crée le RFQ et sélectionne les fournisseurs invités
2. Vous surveillez : quels fournisseurs ont répondu, lesquels n'ont pas répondu

3. Relancer les fournisseurs qui n'ont pas répondu avant la date limite :
   → Vérifier dans le portail s'ils ont ouvert le RFQ
   → Contact direct (téléphone/email) avec le contact
   → Note interne sur le RFQ : "F-002 contacté le 05/06 — confirmation avant le 07/06"

4. À réception des devis → notifier l'Acheteur qu'une comparaison est possible
5. L'Acheteur approuve/rejette les devis → le fournisseur voit le statut dans le portail

Gérer les retours fournisseurs

Où : Achats → Bons de commande → depuis BC → Créer retour

Motif du retour : marchandises défectueuses / quantité incorrecte / non-conformité aux spécifications

1. Ouvrir le BC original → Créer retour
2. Sélectionner les articles avec problème + quantités + motif
3. La demande apparaît chez le fournisseur dans le portail → `/purchase/vendors_portal/order_returns`
4. Le fournisseur met à jour le statut : Reçu / Approuvé / Rejeté
5. À l'approbation → les marchandises quittent le stock (bon de livraison retour)
6. Vous recevez un crédit : Note de débit créée → visible dans Achats → Notes de débit

Indicateurs à suivre quotidiennement/hebdomadairement

Indicateur	Quoi surveiller
BC non confirmés	> 48h sans confirmation portail → relance
RFQs sans réponse	Fournisseurs n'ayant pas soumis de devis dans le délai
Retours en attente	Jours de la création du retour à la confirmation fournisseur
Contrats bientôt à expiration	< 60 jours → escalader au Responsable VRM
Fournisseurs sans accès portail	Fournisseurs actifs sans contact portail activé

Conseils pratiques

Les notes internes sont la mémoire de l'équipe. Toute conversation avec un fournisseur contenant une promesse, un accord verbal ou un feedback important → documentée immédiatement dans les Notes de la fiche fournisseur. Ce qui n'est pas écrit n'existe pas.

Vérifiez le statut portail à l'intégration. Il ne suffit pas d'avoir envoyé l'invitation — vérifiez que le fournisseur s'est réellement connecté et a rempli les données de l'entreprise.

Les prix du catalogue sont la source de vérité. Tout prix négocié verbalement ou par email → saisi immédiatement dans le Catalogue articles fournisseur.

Ne supprimez pas les fournisseurs — marquez-les Inactifs. L'historique documentaire (BC, retours, paiements) reste intact pour les audits.