Gestion Documentaire
Section : Opérations
URL :/admin/document_management
Vue d'ensemble
La Gestion Documentaire fournit un référentiel de fichiers centralisé avec hiérarchie de dossiers, contrôle de version, workflows d'approbation et support de signature numérique. Les documents peuvent être partagés avec les clients via le portail client.
Valeur Métier
Remplace les partages de fichiers dispersés par un système documentaire structuré et auditable dans le CRM. Les workflows d'approbation et de signature garantissent que rien n'est envoyé aux clients sans les validations appropriées.
- Qui l'utilise : Opérations, juridique, finance, account managers, clients
- Bénéfice principal : Source unique de vérité pour tous les documents métier avec workflows d'approbation et de signature électronique intégrés.
Accès au module
/admin/document_management
Concepts clés
| Concept | Description |
|---|---|
| Dossier | Répertoire hiérarchique pour organiser les documents |
| Document | Un fichier stocké dans le système avec métadonnées et historique de versions |
| Demande d'approbation | Processus de révision structuré nécessitant un ou plusieurs approbateurs |
| Demande de signature | Demande de signature numérique envoyée à des contacts internes ou externes |
| Accès portail client | Les clients consultent les documents partagés sur /client/document_management |
Actions courantes
- Créer un dossier — organiser les documents dans une arborescence par client, projet ou catégorie.
- Télécharger un document — glisser-déposer des fichiers ou utiliser l'action de téléchargement.
- Modifier un document — utiliser l'éditeur inline CKEditor5 pour les documents textuels.
- Lancer un workflow d'approbation — initier une demande d'approbation et assigner des réviseurs.
- Envoyer pour signature — créer une demande de signature et l'envoyer aux signataires requis.
- Partager avec le client — accorder l'accès au portail client pour des dossiers ou documents spécifiques.
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Accordez l'accès au portail client pour des dossiers spécifiques afin que les clients téléchargent eux-mêmes les contrats et rapports.
Utilisez le workflow d'approbation avant de partager tout document en externe — le système achemine le document via les approbateurs désignés avant finalisation.