Opérateur de Commandes OMS
Département : OMS & E-commerce
Niveau : Opérationnel
Objectif principal : Traitement quotidien des commandes de tous les canaux — de l'entrée à la livraison confirmée
Ce que fait ce rôle
L'Opérateur de Commandes gère la file de commandes unifiée de toutes les sources : boutiques en ligne (WooCommerce/Shopify), Portail B2B, commandes manuelles des Ventes, commandes EDI de retailers et distributeurs, et commandes reçues via API depuis des systèmes externes. Il s'assure que chaque commande complète correctement le cycle complet : validation → approbation → confirmation → bon de livraison → AWB → livraison → retours.
Modules utilisés quotidiennement
| Module | Où le trouver | Utilisation |
|---|---|---|
| Commandes OmniSales | OmniSales → Commandes | File principale — tous les canaux |
| Canaux de vente | OmniSales → Canaux | Configuration par canal |
| Bons de commande ventes | Ventes → Commandes | Commandes manuelles et B2B |
| Bons de livraison | Entrepôt → Bons de livraison | Générer le bon de livraison depuis la commande confirmée |
| Listes de colisage | Entrepôt → Colisage | Colis préparés → AWB |
| Innoship | Intégrations → Innoship | AWB pour 230+ transporteurs, 35 pays |
| Transporteurs directs | Opérations → Transporteurs | AWB direct Cargus / FanCourier / Palex |
| Factures | Ventes → Factures | Facture à la confirmation ou à l'expédition |
| Retours OMS | Entrepôt → Retours | Retours clients |
| Audit sync | OmniSales → Journal sync | Erreurs d'import WooCommerce/Shopify |
Sources de commandes
Toutes les commandes arrivent dans la file unifiée /admin/omni_sales/order_list, quelle que soit leur source :
| Source | Comment elle entre | Quoi vérifier |
|---|---|---|
| WooCommerce / Shopify | Automatiquement via webhook (temps réel) ou cron | Client correctement créé, référence mappée, paiement reconnu |
| Portail B2B | Le client commande depuis son propre catalogue | Prix depuis la liste de prix, stock disponible, approbation si configurée |
| Bon de commande ventes (manuel/agent) | L'agent crée depuis /admin/estimates |
Prix et remises corrects, adresse de livraison valide |
| EDI (EDIconnect) | Automatique — retailer/distributeur envoie X12 850 ou EDIFACT ORDERS | Mapping produit/référence correct, quantité, conditions contractuelles |
| API externe | Système tiers envoie POST | Données complètes, client associé, produits existants |
| Manuel (staff) | L'opérateur crée directement depuis /admin/omni_sales/order_list → Ajouter |
Tous les champs obligatoires remplis |
Routine quotidienne
Matin — triage (20–30 min)
1. /admin/omni_sales/order_list → filtre : statut Brouillon (0) ou En traitement (1)
→ Nouvelles commandes arrivées pendant la nuit
→ Examiner et traiter
2. Commandes avec approve_status = 0
→ Approbation en attente → envoyer à l'approbateur ou approuver soi-même (si autorisé)
3. /admin/omni_sales/diary_sync
→ Erreurs de sync WooCommerce/Shopify de la nuit précédente
→ Résoudre les erreurs (référence manquante, client non créé, paiement non reconnu)
4. Commandes statut 16 (Stock Indisponible)
→ Back-orders — notifier les Achats pour RFQ urgent
5. /admin/warehouse/manage_packing_list → colis sans AWB
→ Compléter les dimensions/poids → générer AWB
Guide d'action par statut de commande
| Code | Statut | Que faire |
|---|---|---|
| 0 | Brouillon | Vérifier complètement : produits, prix, client, adresse → confirmer ou escalader |
| 1 | En traitement | Vérifier stock et disponibilité |
| 2 | Paiement en attente | Attendre la confirmation d'acompte — ne pas créer de bon de livraison avant paiement |
| 3 | Confirmé | Bon de livraison créé → l'entrepôt prend en charge |
| 4 | Expédition | AWB généré, colis chez le transporteur |
| 5 | Livré | Cycle complet ✓ |
| 9 | En suspens | Problème (stock, paiement, adresse) → résoudre et redémarrer |
| 14 | Payé | Payé — peut créer le bon de livraison |
| 15 | Prêt | Stock réservé, entrepôt prêt pour le picking |
| 16 | Stock Indisponible | Back-order — notifier les Achats, commande en attente |
| 11 | Retour en attente | Demande de retour en attente — décider : approuver ou rejeter |
| 7 | Retour | Retour entièrement approuvé et traité |
| 12 | Retour partiel | Retour partiel — certains produits retournés |
| 8 | Annulé | Annulé — stock réservé libéré |
Commandes EDI (de retailers/distributeurs)
EDIconnect traite les commandes EDI entièrement automatiquement — aucune action manuelle requise pour chaque commande. La connexion avec un nouveau retailer implique quelques cases d'activation ; la configuration réelle (mappings, certificats, protocoles) est effectuée par l'équipe CRMconnect.
Protocoles supportés : API, AS2, sFTP, FTP sécurisé — plus synchronisation avec l'ERP propre du client.
Génération des AWB
Option A — Innoship (230+ transporteurs, 35 pays)
Depuis la liste de colisage approuvée → Générer AWB
→ Sélectionner transporteur et service
→ Le système envoie la requête à l'API Innoship
→ Innoship retourne : numéro AWB + code de suivi
→ Statut automatique → Expédition (4) dans OmniSales
→ Statut mis à jour automatiquement dans WooCommerce/Shopify
Option B — Transporteur direct
| Transporteur | Configuration | Avantage |
|---|---|---|
| Cargus | /admin/couriers → clé API Cargus |
Contrat direct, pas de commission intermédiaire |
| FanCourier | /admin/couriers → identifiants FanCourier |
Idem |
| Palex | /admin/couriers → identifiants Palex |
Idem |
Indicateurs à suivre
| Indicateur | Objectif |
|---|---|
| Délai de traitement des commandes (Brouillon → Confirmé) | < 2h les jours ouvrés |
| Commandes en Brouillon > 4h | 0 — toutes examinées et traitées |
| Back-orders > 7 jours | Escalader aux Achats + informer le client |
| Erreurs de sync quotidiennes | 0 erreurs non résolues |
| Retours > 3 jours sans décision | 0 — décider quotidiennement |
Conseils pratiques
Diary sync = la santé de vos canaux. Vérifiez-le le matin avant tout. Une erreur de sync non détectée peut laisser des dizaines de commandes non importées — des clients qui ont payé et n'ont pas de confirmation.
Le statut 16 ne s'oublie pas, il se surveille. Chaque back-order non résolu est un client qui a payé et n'a pas de marchandise. Vérifiez la liste des commandes en rupture de stock quotidiennement.