Agent d'Approvisionnement
Département : Achats
Niveau : Opérationnel
Objectif principal : Transformer les demandes approuvées en commandes fermes, gérer le flux opérationnel quotidien
Ce que fait ce rôle
L'Agent d'Approvisionnement est l'exécutant opérationnel du département — il traite les demandes d'achat approuvées, crée des appels d'offres (RFQ) et des bons de commande, suit les livraisons et enregistre les documents fiscaux de faible valeur. Il ne négocie pas stratégiquement ni ne gère les relations fournisseurs — il se concentre sur l'exécution correcte et rapide des transactions.
Modules utilisés quotidiennement
| Module | Où le trouver | Utilisation |
|---|---|---|
| Demandes d'achat | Achats → Demandes | File d'attente quotidienne des demandes approuvées |
| RFQ — Appels d'offres | Achats → RFQ | Créer et envoyer des demandes de devis aux fournisseurs |
| Devis reçus | Achats → Devis reçus | Enregistrer les devis reçus des fournisseurs |
| Bons de commande | Achats → Commandes | Créer des commandes fermes aux fournisseurs |
| Fournisseurs | Achats → Fournisseurs | Vérifier les données fournisseur pour chaque commande |
| Catalogue articles fournisseur | Achats → Catalogue | Trouver les références et prix corrects par fournisseur |
| Reçus fiscaux | Achats → Reçus | Enregistrer les achats en espèces/carte sous le seuil de facture |
| Portail fournisseur | — | Suivre les confirmations et l'état des livraisons |
Routine quotidienne
Matin — traitement des demandes approuvées
- Ouvrir Demandes d'achat → filtrer par statut « Approuvé »
- Pour chaque demande approuvée, vérifier :
- Un fournisseur préféré est-il spécifié ? → si oui, aller directement au bon de commande
- Le montant dépasse-t-il le seuil de mise en concurrence ? → si oui, créer d'abord un RFQ
- Les articles sont-ils dans le catalogue fournisseur ? → vérifier le Catalogue articles fournisseur
- Créer le Bon de commande ou le RFQ correspondant
En journée — suivi des commandes actives
- Bons de commande → filtrer statut « Envoyé » ou « Confirmé »
- Vérifier dans le Portail fournisseur si les fournisseurs ont confirmé les commandes et mis à jour la date de livraison estimée
- Si un fournisseur tarde à confirmer plus de 24h → contacter directement et mettre à jour le bon de commande
Après-midi — documents divers
- Enregistrer les Reçus fiscaux pour les achats en espèces ou carte sous le seuil de facture formelle
- Vérifier les devis reçus sur les RFQ ouverts → informer l'Acheteur pour comparaison et sélection
Workflows clés
Workflow 1 — Demande approuvée → Commande directe (fournisseur connu, prix fixe)
Demande d'achat (statut : Approuvé)
→ Vérifier le fournisseur préféré dans la demande
→ Vérifier le prix dans le Catalogue articles fournisseur
→ Créer le Bon de commande avec articles, quantités, prix
→ Envoyer le BC au fournisseur (email direct ou via Portail)
→ Fournisseur confirme dans le Portail → mettre à jour le statut du BC
→ Entrepôt reçoit les marchandises → réception enregistrée
→ Facture fournisseur arrive → transmettre au Comptable AP pour rapprochement
Workflow 2 — Demande approuvée → RFQ (fournisseur non spécifié ou mise en concurrence)
Demande d'achat (statut : Approuvé)
→ Montant > seuil de mise en concurrence OU fournisseur non spécifié
→ Créer RFQ avec articles et quantités
→ Sélectionner les fournisseurs invités (minimum 2-3)
→ Envoyer RFQ → les fournisseurs reçoivent une notification et répondent dans le Portail
→ Les devis apparaissent dans Devis reçus
→ Transmettre à l'Acheteur pour comparaison et sélection du gagnant
→ L'Acheteur sélectionne → vous convertissez le devis gagnant en BC
Workflow 3 — Enregistrer un reçu fiscal (achat espèces/carte)
Un employé apporte un reçu fiscal pour un achat effectué
→ Vérifier que le fournisseur existe dans le système (sinon → ajouter une fiche minimale)
→ Achats → Reçus fiscaux → Ajouter
→ Remplir : fournisseur, date, articles, valeur, TVA
→ Joindre l'image/PDF du reçu
→ Enregistrer → entrée disponible pour réconciliation comptable
Workflow 4 — Nouveau fournisseur (ajout rapide)
Demande d'achat d'un fournisseur pas encore dans le système
→ Achats → Fournisseurs → Ajouter nouveau fournisseur
→ Remplir : nom, numéro de TVA, adresse, contact, conditions de paiement, devise
→ Joindre les documents de conformité (si requis)
→ Optionnel : activer l'accès au Portail fournisseur (onglet Contacts → email + mot de passe)
→ Le fournisseur peut maintenant recevoir des BC et répondre aux RFQ
Fonctionnement du Portail fournisseur de votre point de vue
Quand vous envoyez un BC ou un RFQ, le fournisseur reçoit une notification et le voit dans le Portail fournisseur (/purchase/vendors_portal). Vous surveillez depuis l'intérieur :
| À suivre | Où |
|---|---|
| Le fournisseur a-t-il confirmé le BC ? | Bons de commande → statut |
| Date de livraison estimée mise à jour ? | BC → champ « Date de livraison estimée » |
| Le fournisseur a-t-il soumis un devis sur le RFQ ? | Devis reçus → filtre RFQ |
| Le fournisseur a-t-il émis une facture dans le portail ? | Factures fournisseur → filtre source |
Note : Les fournisseurs peuvent émettre des factures directement depuis le portail — celles-ci apparaissent automatiquement dans Factures fournisseur avec le statut « Reçu du portail ». Transmettre au Comptable AP pour validation.
Indicateurs clés
| Indicateur | Signification | Objectif |
|---|---|---|
| Demandes non traitées | Demandes approuvées sans BC ou RFQ créé | 0 en fin de journée |
| BC sans confirmation fournisseur > 24h | Commandes envoyées non encore confirmées | Relance active |
| RFQ sans devis > 3 jours | Fournisseurs n'ayant pas répondu | Contact direct |
| Délai moyen demande → BC | De l'approbation à la commande ferme | < 4 heures (fournisseur connu) |
Conseils pratiques
Vérifiez toujours le Catalogue articles fournisseur avant de créer le BC. Le prix négocié par l'Acheteur peut différer du prix standard — une mauvaise référence ou un ancien prix génère des litiges à la facturation.
N'envoyez pas de BC sans vérifier les données fiscales du fournisseur. Un fournisseur avec un mauvais numéro de TVA ou sans IBAN enregistré crée des problèmes de paiement.
Signalez clairement les RFQ qui nécessitent la décision de l'Acheteur. Ne sélectionnez pas le fournisseur gagnant vous-même si vous n'en avez pas l'autorité — transmettez les devis et attendez la confirmation.
Les reçus fiscaux enregistrés à temps évitent les écarts de réconciliation. Ne les laissez pas s'accumuler — enregistrez-les le jour même ou au plus tard le lendemain.