Spécialiste RH / Généraliste RH

Département : RH & Ressources Humaines
Niveau : Opérationnel
Objectif principal : Gérer les dossiers du personnel, les fichiers RH, les feuilles de temps et l'intégration des nouveaux employés

Ce que fait ce rôle

Le Spécialiste RH gère les opérations quotidiennes du personnel : crée et met à jour les fiches employés, tient à jour les dossiers RH (contrats, documents, soldes de congés), approuve les feuilles de temps mensuelles et coordonne l'intégration des nouveaux employés. Il est le lien entre les employés et le système RH.

Modules utilisés quotidiennement

Routine quotidienne

Matin

1. Personnel → vérifier s'il y a des demandes de modification en attente (données personnelles, département, équipe)
2. Feuilles de temps → vérifier les feuilles soumises pour approbation par les employés → approuver ou demander des corrections
3. Vérifier les boîtes de réception pour les demandes RH (congés, documents, clarifications)

Mensuel — clôture RH

4. Feuilles de temps → exporter le rapport de présence mensuel pour la paie
5. Profil RH → mettre à jour les soldes de congés (jours utilisés, jours restants)
6. Vérifier que tous les employés actifs ont des contrats valides (non expirés)

Workflows clés

Workflow 1 — Intégration d'un nouvel employé (créé depuis le recrutement)

Le recruteur marque le statut du candidat 6 (Élu) → Personnel créé automatiquement
       ↓
Vous prenez en charge et complétez la fiche :

[Personnel — /admin/staff]
→ Vérifier les données du candidat : prénom, nom, email, téléphone
→ Remplir les champs manquants :
   - Rôle CRM (depuis la liste des rôles configurés)
   - Département
   - Date d'embauche
   - Mot de passe d'accès (ou envoyer un email de configuration)
   - Photo (optionnel)
→ Enregistrer → l'employé a accès au CRM avec les permissions du rôle attribué

[Profil RH — /admin/hr_profile]
→ Créer / compléter le dossier RH :
   - Données personnelles : numéro CNP, adresse, coordonnées de contact d'urgence
   - Informations contractuelles : type de contrat, date de début, salaire de base
   - Documents joints : copie de la pièce d'identité, contrat signé, fiche de poste
   - Solde de congés initial : jours auxquels il a droit pour l'année en cours
   - Personnes à charge (pour les déductions fiscales)

[Équipes et Départements]
→ Ajouter l'employé à l'équipe appropriée
→ Vérifier que le département dans Personnel = département dans le Profil RH

Workflow 2 — Mise à jour des données d'un employé existant

L'employé demande une mise à jour de données (changement d'adresse, nouveau compte bancaire)
→ Vérifier la demande (email, ticket interne, verbal)
→ Personnel → ouvrir la fiche employé → modifier le champ demandé
→ Profil RH → si pertinent pour la paie (nouveau IBAN) → mettre à jour
→ Confirmer à l'employé que le changement a été effectué
→ Si changement de rôle (promotion) → mettre à jour le Rôle et le Département

Workflow 3 — Gestion des congés

L'employé demande un congé (par email ou verbalement)
→ Vérifier dans le Profil RH → solde de congés disponible
→ Si solde suffisant → approuver → enregistrer dans le Profil RH :
   Type : Congé annuel / Congé maladie / Congé non payé
   Date de début – Date de fin
   Jours déduits du solde
→ Informer le manager direct de l'employé
→ Enregistrer l'absence dans les Feuilles de temps du mois concerné

Workflow 4 — Approbation mensuelle des feuilles de temps

En fin de mois (ou hebdomadairement) :
→ Feuilles de temps → filtrer mois en cours → statut « Soumis pour approbation »
→ Vérifier par employé :
   - Les jours travaillés correspondent-ils à la présence réelle ?
   - Y a-t-il des absences injustifiées ?
   - Les heures supplémentaires sont-elles justifiées ?
→ Si tout est correct → Approuver la feuille de temps
→ Si des erreurs existent → Rejeter + note explicative → l'employé corrige
→ Feuille de temps approuvée → entre dans le calcul de paie du mois

Workflow 5 — Départ d'un employé (offboarding)

Avis de démission / licenciement reçu
→ Personnel → ouvrir la fiche → définir la date de fin de contrat
→ Calculer les jours de congés non utilisés (solde restant) → transmettre à la paie
→ Révoquer l'accès CRM : Personnel → modifier → désactiver le compte (NE PAS supprimer !)
   ⚠ Ne jamais supprimer un employé — l'historique doit être préservé
→ Profil RH → archiver les documents requis
→ IT/Admin : notifier pour révoquer les autres accès (email, VPN, etc.)
→ Équipes Personnel → retirer l'employé des équipes actives

Indicateurs à suivre

Conseils pratiques

Ne jamais supprimer un employé — le désactiver. Son historique d'activité, ses tickets résolus, ses commandes traitées sont tous liés à son compte. La suppression brise tous ces liens.

Traitez l'offboarding le jour même du départ de l'employé. Un compte actif pour un ancien employé est un risque de sécurité. La désactivation prend 30 secondes.

Vérifiez à chaque nouvelle embauche que le Rôle attribué a exactement les bonnes permissions. Un rôle trop permissif crée des risques ; trop restrictif bloque la productivité dès le premier jour.