Opérateur de Réception Marchandises — Bon de Réception

Département : Entrepôt & Logistique
Niveau : Opérationnel
Objectif principal : Réceptionner physiquement les marchandises des fournisseurs, enregistrer le bon de réception dans le système et mettre à jour le stock en temps réel

Ce que fait ce rôle

L'Opérateur de Réception est le premier maillon de la chaîne physique en entrepôt. Il réceptionne les marchandises livrées par les fournisseurs, les vérifie par rapport au bon de commande, enregistre le bon de réception (GRN) dans CRMconnect — avec ou sans scanner de codes-barres — et signale toute divergence avant que les marchandises n'entrent dans le stock actif.

Modules utilisés quotidiennement

Scanner de codes-barres — comment l'utiliser

CRMconnect prend en charge un scanner de codes-barres dans le module de réception. Connectez le scanner (USB HID ou Bluetooth) — la plateforme le reconnaît automatiquement comme périphérique de saisie.

Réception avec scanner :

1. Ouvrir le bon de réception créé (ou en créer un nouveau)
2. Mettre le focus sur le champ code-barres dans la ligne article
3. Scanner l'étiquette code-barres sur le colis/produit
4. La plateforme recherche automatiquement la référence dans Marchandises et remplit la ligne
5. Saisir la quantité reçue → confirmer la ligne
6. Répéter pour chaque article de la livraison

Avantages du scanner vs. saisie manuelle :

• Élimine les erreurs de référence (mauvais article enregistré en stock)
• Accélère la réception de ~60% vs. frappe au clavier
• Crée une piste d'audit complète : opérateur + horodatage + référence + quantité

Sans scanner : vous pouvez rechercher l'article par code ou nom dans le champ article du bon de réception. L'opération est identique, juste plus lente.

Routine quotidienne

À l'arrivée d'un transport

1. Recevoir les documents du chauffeur : bon de livraison fournisseur/CMR + facture (si envoyée physiquement)
2. Ouvrir Bons de commande → trouver le BC associé (par numéro ou fournisseur)
3. Vérifier visuellement que le fournisseur et les articles sur la facture/bon de livraison correspondent au BC
4. Créer un nouveau bon de réception → associer le BC correspondant

Réception physique et enregistrement

5. Compter/peser chaque article reçu
6. Remplir le bon de réception ligne par ligne (avec scanner ou manuellement) :
   • Article (référence)
   • Quantité reçue
   • Entrepôt de destination
   • Numéro de lot / numéro de série (si le produit est tracé par lot)
7. Si une divergence existe vs. le BC → traiter par cas (voir workflows)
8. Finaliser le bon de réception → le stock se met à jour automatiquement dans Marchandises

En fin de poste

9. Vérifier dans Marchandises que les niveaux de stock reflètent les réceptions du jour
10. Remettre les documents physiques (bon de réception signé, bon de livraison fournisseur) au Comptable AP

Workflows clés

Workflow 1 — Réception conforme complète

Le fournisseur livre exactement ce qui est dans le BC
→ Créer un bon de réception → associer le BC
→ Scanner/saisir chaque article et quantité
→ Toutes les lignes correspondent au BC ✓
→ Finaliser le bon de réception
→ Le stock s'incrémente automatiquement dans Marchandises
→ Le BC passe au statut « Reçu »
→ Informer le Comptable AP : bon de réception finalisé, peut valider la facture fournisseur

Workflow 2 — Livraison partielle

Le fournisseur livre 60 des 100 unités commandées
→ Créer un bon de réception → associer le BC
→ Saisir les quantités RÉELLEMENT reçues (60 unités)
→ Finaliser le bon de réception partiel
→ Le stock se met à jour avec 60 unités
→ Le BC reste ouvert pour les 40 unités restantes
→ Informer les Achats : livraison partielle, le reste est attendu
→ Le Comptable AP ne validera la facture que pour la quantité reçue

Workflow 3 — Marchandises endommagées ou non conformes

À la comptage : 5 unités endommagées dans une livraison de 100 unités
→ Créer un bon de réception pour les 95 unités conformes → finaliser
→ Pour les 5 unités endommagées : ne pas les mettre en stock actif
→ Entrepôt → Ajustements & Pertes → Ajouter
   → Article, quantité : 5 unités, motif : « Endommagé à la réception »
   → Joindre des photos si nécessaire pour réclamations
→ Informer les Achats pour émettre une Note de débit au fournisseur
→ Ou : Entrepôt → Retours fournisseur → créer un retour physique

Workflow 4 — Article inconnu dans le système (nouvelle référence)

Le fournisseur livre un produit qui n'existe pas dans Marchandises
→ Impossible de finaliser le bon de réception sans référence valide
→ Informer le Responsable entrepôt ou les Achats
→ Le Responsable crée l'article dans Marchandises avec les données correctes
→ Revenir au bon de réception → ajouter la ligne avec la nouvelle référence → finaliser

Traçabilité complète d'un bon de réception

Chaque bon de réception finalisé crée un enregistrement auditable dans Historique entrepôt :

Bon de réception #[numéro] ←→ BC #[numéro] ←→ Fournisseur ←→ Facture fournisseur
       ↓
Marchandises : Référence + Quantité + Entrepôt + Date entrée + Opérateur
       ↓
Historique entrepôt : entrée visible avec tous les détails

Si quelqu'un demande « d'où vient le stock X dans l'entrepôt Y ? » — trouvez la réponse dans Entrepôt → Historique filtré par référence et date.

Indicateurs clés

Conseils pratiques

Scannez avant de signer le bon de livraison fournisseur. Ne signez pas le document de transport avant d'avoir physiquement compté et vérifié les marchandises. La signature signifie que vous avez confirmé une réception conforme.

Un bon de réception = une livraison, pas un fournisseur. Si le même fournisseur livre deux fois dans la même journée avec des véhicules différents → deux bons de réception séparés, chacun avec ses propres documents.

Photographiez les marchandises endommagées sur place. Les réclamations fournisseur sont beaucoup plus faciles à gagner avec des preuves visuelles jointes dans le système au moment de la réception.

Les numéros de lot et de série comptent si les produits sont tracés. Ne sautez pas les champs lot/série pour les produits qui en nécessitent — la traçabilité complète en dépend.