Árubefogadó operátor — GRN (NIR)

Részleg: Raktár és logisztika
Szint: Operatív
Elsődleges cél: Szállítóktól érkező áruk fizikai fogadása, az árubeérkezési bizonylat (GRN / NIR) rögzítése a rendszerben és a készlet valós idejű frissítése

Mit csinál ez a szerepkör

Az árubefogadó operátor a fizikai raktár első láncsz‌eme. Fogadja a szállítóktól szállított árukat, ellenőrzi a megrendelőhöz képest, rögzíti a GRN-t (Nota de Intrare-Recepție / NIR) a CRMconnect-ben — vonalkód-olvasóval vagy anélkül —, és jelzik az esetleges eltéréseket, mielőtt az áruk aktív készletbe kerülnek.

Naponta használt modulok

Vonalkód-olvasó — hogyan kell használni

A CRMconnect vonalkód-olvasót támogat a GRN modulban. Csatlakoztassa az olvasót (USB HID vagy Bluetooth) — a platform automatikusan felismeri bemeneti eszközként.

Befogadás olvasóval:

1. A létrehozott GRN megnyitása (vagy új létrehozása)
2. A cikksor vonalkód mezőjének fókuszálása
3. A csomagon/terméken lévő vonalkód-cimke beolvasása
4. A platform automatikusan megkeresi a cikkszámot az Árukban és kitölti a sort
5. A befogadott mennyiség megadása → sor megerősítése
6. Ismételje meg minden szállítmánycikkhez

Olvasó előnyei a kézi bevitellel szemben:

• Kiküszöböli a cikkszám-hibákat (rossz cikk könyvelése a készletbe)
• ~60%-kal felgyorsítja a befogadást a gépeléshez képest
• Teljes könyvvizsgálati nyomvonalat hoz létre: operátor + időbélyeg + cikkszám + mennyiség

Olvasó nélkül: a GRN cikkmezőjében kód vagy név alapján kereshet cikket. A működés azonos, csak lassabb.

Napi rutin

Szállítmány érkezésekor

1. Dokumentumok fogadása a sofőrtől: szállítói szállítólevél/CMR + számla (ha fizikailag küldik)
2. Megrendelők megnyitása → a kapcsolódó megrendelő megkeresése (szám vagy szállító alapján)
3. Vizuális ellenőrzés, hogy a számlán/szállítólevélen szereplő szállító és cikkek egyeznek-e a megrendelővel
4. Új GRN létrehozása → a megfelelő megrendelő hozzárendelése

Fizikai befogadás és rögzítés

5. Minden beérkezett cikk megszámlálása/mérése
6. GRN kitöltése soronként (olvasóval vagy kézzel):
   • Cikk (cikkszám)
   • Befogadott mennyiség
   • Célraktár
   • Tétel / sorozatszám (ha a termék tételenként nyomon követett)
7. Ha eltérés van a megrendelőhöz képest → eseti kezelés (lásd munkafolyamatok)
8. GRN véglegesítése → a készlet automatikusan frissül az Árukban

Műszak végén

9. Ellenőrizze az Árukban, hogy a készletszintek tükrözik-e a mai befogadásokat
10. A fizikai dokumentumok (aláírt GRN, szállítói szállítólevél) átadása az AP könyvelőnek

Fő munkafolyamatok

1. munkafolyamat — Teljes, megfelelő befogadás

Szállító pontosan azt szállítja, ami a megrendelőben van
→ GRN létrehozása → megrendelő hozzárendelése
→ Minden cikk és mennyiség beolvasása/bevitele
→ Minden sor egyezik a megrendelővel ✓
→ GRN véglegesítése
→ Készlet automatikusan nő az Árukban
→ Megrendelő „Fogadott" státuszra vált
→ AP könyvelő értesítése: GRN véglegesítve, érvényesítheti a szállítói számlát

2. munkafolyamat — Részleges szállítás

Szállító 100 rendelt egységből 60-at szállít
→ GRN létrehozása → megrendelő hozzárendelése
→ TÉNYLEGESEN befogadott mennyiségek bevitele (60 egység)
→ Részleges GRN véglegesítése
→ Készlet 60 egységgel frissül
→ Megrendelő nyitva marad a maradék 40 egységre
→ Értesítés a Beszerzésnek: részleges szállítás, maradék várt
→ Az AP könyvelő csak a befogadott mennyiségre érvényesíti a számlát

3. munkafolyamat — Sérült vagy nem megfelelő áruk

Megszámláláskor: 5 sérült egység 100 egységes szállítmányban
→ GRN létrehozása a 95 megfelelő egységre → véglegesítés
→ Az 5 sérült egységnél: ne tegye aktív készletbe
→ Raktár → Kiigazítások és veszteségek → Hozzáadás
   → Cikk, mennyiség: 5 egység, ok: „Befogadáskor sérült"
   → Fényképek csatolása igényléshez, ha szükséges
→ Értesítse a Beszerzést terhelési értesítő kiállítására a szállítónak
→ Vagy: Raktár → Visszáru a szállítónak → fizikai visszaküldés létrehozása

4. munkafolyamat — Ismeretlen cikk a rendszerben (új cikkszám)

Szállító olyan terméket szállít, amely nem szerepel az Árukban
→ Érvényes cikkszám nélkül nem lehet véglegesíteni a GRN-t
→ Értesítse a Raktárvezetőt vagy a Beszerzést
→ A vezető létrehozza a cikket az Árukban helyes adatokkal
→ Visszatérés a GRN-hez → sor hozzáadása az új cikkszámmal → véglegesítés

GRN teljes nyomon követhetősége

Minden véglegesített GRN auditálható nyilvántartást hoz létre a Raktári előzményekben:

GRN #[szám] ←→ Megrendelő #[szám] ←→ Szállító ←→ Szállítói számla
       ↓
Áruk: cikkszám + mennyiség + raktár + bevitel dátuma + operátor
       ↓
Raktári előzmények: bejegyzés látható minden részlettel

Ha valaki megkérdezi „honnan jött az X raktárban lévő Y készlet?" — keresse a választ a Raktár → Előzmények alatt cikkszám és dátum szerint szűrve.

Fő mérőszámok

Gyakorlati tippek

Olvassa be a kódot, mielőtt aláírja a szállítói szállítólevelet. Ne írja alá a szállítmányozási dokumentumot, amíg fizikailag meg nem számolta és ellenőrizte az árukat. Az aláírás azt jelenti, hogy megerősítette a megfelelő befogadást.

Egy GRN = egy szállítmány, nem egy szállító. Ha ugyanaz a szállító ugyanazon a napon különböző járművekkel kétszer szállít → két külön GRN, mindegyik a saját dokumentumaival.

Fényképezze le a sérült árukat a helyszínen. A szállítói igényléseket sokkal könnyebb megnyerni a befogadáskor a rendszerben csatolt vizuális bizonyítékokkal.

A tétel- és sorozatszámok fontosak, ha a termékeket nyomon követik. Ne hagyja ki a tétel/sorozatszám mezőket az ezeket igénylő termékeknél — a teljes nyomon követhetőség ezektől függ.