Készlet- és leltárellenőr

Részleg: Raktár és logisztika
Szint: Operatív
Elsődleges cél: Készlet pontosságának fenntartása — időszakos leltározás, kiigazítások, belső átadások, eltéréskiegyenlítés

Mit csinál ez a szerepkör

A Leltárellenőr felelős a fizikai készlet és az IT rendszer pontosságáért. Időszakos leltározásokat végez (teljes vagy ciklikus), rögzíti a szükséges kiigazításokat, kezeli a raktárak közötti belső átadásokat, és más szerepkörök által észlelt készleteltérések referencia-pontjaként szolgál.

Naponta/időszakosan használt modulok

Vonalkód-olvasó leltározáskor

Az olvasó drámaian felgyorsítja a fizikai leltározást és kiküszöböli a cikkszám-hibákat:

Leltározási folyamat olvasóval:

1. A Fizikai leltár munkamenet megnyitása a platformon
2. Fizikai elhelyezkedés a számolandó polcon vagy területen
3. Minden termék vonalkódjának beolvasása
4. A platform automatikusan azonosítja a cikkszámot és hozzárendeli a megszámláláshoz
5. A fizikailag megszámlált mennyiség megadása
6. Következő cikkre lépés → beolvasás → mennyiség megadása
7. Munkamenet végén: a platform összehasonlítja a megszámlált mennyiségeket a rendszerkészlettel
8. Az eltérések automatikusan megjelennek → érvényesítés vagy javítás

Előnyök a kézi leltározással szemben:

• 3-5× gyorsabb
• Nulla cikkszám-hiba (nem lehet hibásan begépelni egy kódot)
• A munkamenet auditálható: operátor + időbélyeg + cikkszám + megszámlált mennyiség

Leltározási típusok a CRMconnect-ben

Teljes leltározás (éves)

Egy raktárban vagy az összes raktárban lévő összes készlet megszámlálása. Általában pénzügyi év végén végzik.

Ciklikus leltár (részleges, időszakos)

Cikkszámok egy részhalmazának rendszeres időközönként történő megszámlálása — a raktári műveletek leállítása nélkül. Hatékony nagy készletek esetén:

• A osztály (magas értékű vagy gyorsan mozgó cikkszámok) — havonta
• B osztály (közepes forgalmú cikkszámok) — negyedévente
• C osztály (lassan mozgó cikkszámok) — félévente vagy szükség szerint

Leltározási rutin

Előkészítés

1. Értesítse a Raktárvezetőt, hogy az X zónát fogja számolni — az adott zóna befogadásai/kiszállításai átmenetileg blokkolhatók
2. Fizikai leltár megnyitása → új munkamenet létrehozása → kiválasztás: raktár, zóna/kategória
3. A platform megjeleníti a megszámolandó cikkszámok listáját (az Áruk nyilvántartásaiból)

Tényleges megszámlálás

4. Fizikailag a polcra menni → minden cikk beolvasása → fizikai mennyiség megadása
5. Megszámlálás közben ne nézze a rendszerkészleteket — a megszámlálásnak objektívnek kell lennie
6. Ha a munkamenet listáján nem szereplő cikkeket talál → kézzel adja hozzá újként

Egyeztetés

7. Munkamenet befejezésekor → a platform automatikusan megjeleníti a különbségeket:
   • Többlet (fizikai > rendszer): rögzítetlen készlet — lehetséges okok: nem regisztrált GRN, befejezetlen visszáru
   • Hiány (fizikai < rendszer): „szellem" készlet — lehetséges okok: befejezetlen szállítólevél, lopás, nem rögzített kár
8. Minden különbség kivizsgálása: Raktári előzmények ellenőrzése a cikkszámhoz a közelmúltban
9. Ok azonosítva → Kiigazítás rögzítése a helyes okkal → készlet valósággal egyezik

Fő munkafolyamatok

1. munkafolyamat — A osztályú ciklikus leltár (havi)

Minden hónap első hétfője → A osztályú cikkszámok ciklikus leltára
→ Fizikai leltár → Új munkamenet → A osztályú kategória szűrése
→ Polcokon végigmenni olvasóval
→ Munkamenet véglegesítése → különbségek elemzése
→ Különbségek < 1% nyilvánvaló ok nélkül → közvetlen kiigazítás „Ciklikus leltár egyeztetése" okkal
→ Különbségek > 1% → raktári előzmények kivizsgálása → ok azonosítva
→ Kiigazítások rögzítése konkrét okkal (lopás, kár, rögzítési hiba)
→ Eredmények jelentése a Menedzsernek

2. munkafolyamat — Kiigazítás észlelt eltérés után

Befogadó vagy komissiózó operátor jelzi: „X cikkszámnál a rendszer 50 egységet mutat, fizikailag csak 43"
→ Raktári előzmények ellenőrzése X cikkszámhoz → gyanús mozgások keresése
→ Ha ok megtalálható (pl. befejezetlen szállítólevél) → szállítólevél véglegesítése → készlet automatikusan egyezik
→ Ha nem található ok → Kiigazítások és veszteségek → Hozzáadás:
   - Cikk, mennyiség: 7 egység (különbség)
   - Típus: Hiány
   - Ok: „Megmagyarázatlan eltérés — kivizsgálva"
   - Raktár
→ Készlet 43 egységre korrigálva
→ Jelentés a Menedzsernek ismétlődő ok elemzéséhez

3. munkafolyamat — Belső átadás (készlet átcsoportosítás)

Az A raktárnak felesleges X cikkszám készlete van, a B raktár az újrarendelési pont alatt van
→ Raktár → Belső átadások → Hozzáadás
→ Kitöltés:
   - Forrásraktár: A
   - Célraktár: B
   - Cikk: X cikkszám, mennyiség: [átmozgatandó mennyiség]
→ Átadás megerősítése
→ Készlet automatikusan csökken A-ban és nő B-ben
→ Fizikai operátor átmozgatja az árukat → megerősíti az átadás teljesítését
→ Átadás mindkét raktár Előzményeiben megjelenik

4. munkafolyamat — Belső felhasználás rögzítése (kiadási bizonylat)

A termelés nyersanyagot fogyaszt a raktárból egy gyártási megrendeléshez
→ Raktár → Belső kiadási bizonylat → Hozzáadás
→ Kitöltés:
   - Felhasznált cikkek és mennyiségek
   - Projekt/gyártási megrendelés felosztáshoz (költségkövetéshez)
   - Forrásraktár
→ Megerősítés
→ Készlet csökken → költség allokálva projektre/költséghelyre
→ A termelésnek nyomon követhetősége van: melyik nyersanyag ment bele melyik késztermékbe

5. munkafolyamat — Karantén nem megfelelő befogadás után

Befogadáskor: feltételezett hibás termékek tétele → ne tegye aktív készletbe
→ Belső átadások → karanténraktárba mozgatás (fizikailag és rendszerben elkülönítve)
→ Termékek megvizsgálása
→ Ha megfelelő → visszaadás aktív készletbe
→ Ha nem megfelelő → Kiigazítások és veszteségek (leírás) vagy Visszáru a szállítónak

Teljes nyomon követhetőség — Raktári előzmények

A Raktári előzmények (/admin/warehouse/manage_history) az összes készletmozgás teljes naplója. Bármely WMS modulban rögzített minden mozgás automatikusan megjelenik itt:

Az Előzmények vizsgálathoz való használata:

Szűrés szerint:

• Cikkszám → Egy cikk összes mozgásának megtekintése idővel
• Raktár → Egy helyről összes mozgás
• Dátum → Mi történt egy adott időszakban
• Operátor → Ki rögzített egy mozgást
• Dokumentum típus → Csak bejövő vagy csak kimenő

Példa: Vevő azt állítja, hogy mást kapott, mint amit rendelt. Szállítólevél megnyitása → Raktári előzmények → pontosan láthatja, melyik cikkszámot komissiózták, ki tette, mikor.

Elérhető jelentések

A Raktár → Jelentések előre elkészített jelentéseket biztosít:

Fő mérőszámok

Gyakorlati tippek

Ne igazítson ki kivizsgálás nélkül. Valódi ok nélküli kiigazítással elfedett eltérés nem oldja meg a problémát — elrejti. Legközelebb az eltérés nagyobb lesz.

A ciklikus leltár jobb, mint az éves. Egy éves leltár 12 hónap alatt felhalmozott hibákat fedez fel. A havi ciklikus leltárok 30 napon belül fogják meg a hibákat.

Belső átadás = kötelező dokumentum. Ha fizikailag mozgat árukat anélkül, hogy a rendszerben létrehozná az átadást, mindkét raktár rossz készletet mutat — még akkor is, ha a vállalat szintű összeg helyes.

Az újrarendelési jelentés a Beszerzésnek szól, nem Önnek. Hetente hozza létre és küldje el a Beszerzési referensnek — ők azok, akik cselekednek rajta.