Контролор инвентар и складови наличности

Отдел: Склад и логистика
Ниво: Оперативно
Основна цел: Поддържане на точността на наличностите — периодично преброяване, корекции, вътрешни трансфери, съгласуване на несъответствия

Какво прави тази роля

Контролорът на инвентара отговаря за точността на физическите наличности спрямо IT системата. Извършва периодично преброяване (пълно или циклично), записва необходимите корекции, управлява вътрешните трансфери между складове и служи като референтна точка за всяко несъответствие в наличностите, открито от другите роли.

Редовно използвани модули

Баркод скенер при инвентаризация

Скенерът драматично ускорява физическото преброяване и елиминира грешките в SKU:

Процес на инвентаризация с скенер:

1. Отворете сесията Физически инвентар в платформата
2. Отидете физически до рафта или зоната за преброяване
3. Сканирайте баркода на всеки продукт
4. Платформата автоматично идентифицира SKU и го свързва с преброяването
5. Въведете физически преброеното количество
6. Преминете към следващия артикул → сканирайте → въведете количество
7. В края на сесията: платформата сравнява преброените количества с наличностите в системата
8. Несъответствията се появяват автоматично → валидирайте или коригирайте ги

Предимства пред ръчната инвентаризация:

• 3–5 пъти по-бързо
• Нула грешки в SKU (не може да се сбърка код)
• Сесията е одитируема: оператор + времева марка + SKU + преброено количество

Видове инвентаризация в CRMconnect

Пълна инвентаризация (годишна)

Преброяване на всички наличности в един склад или всички складове. Обикновено се прави в края на финансовата година.

Циклично преброяване (частично, периодично)

Преброяване на подмножество от SKU на редовни интервали — без спиране на складовите операции:

• Клас A (ценни или бързооборотни SKU) — месечно
• Клас B (SKU со среден оборот) — тримесечно
• Клас C (бавно движещи се SKU) — полугодишно или при нужда

Режим на инвентаризация

Подготовка

1. Уведомяване на Мениджъра на склада за предстоящото преброяване на зона X — приеманията/изпращанията от тази зона могат временно да бъдат блокирани
2. Отваряне на Физически инвентар → създаване на нова сесия → избор: склад, зона/категория
3. Платформата показва списъка с SKU за преброяване (от записите в Стоки)

Действително преброяване

4. Физически отидете до рафта → сканирайте всеки артикул → въведете физическото количество
5. Не гледайте системните количества по време на преброяването — то трябва да е обективно
6. Ако намерите артикули, неналичащи се в списъка на сесията → добавете ги ръчно като нови

Съгласуване

7. При приключване на сесията → платформата автоматично показва разликите:
   • Излишък (физическо > системно): незаписани наличности — възможни причини: нерегистриран GRN, незавършено връщане
   • Недостиг (физическо < системно): „призрачни" наличности — възможни причини: незавършена доставна бележка, кражба, незаписана щета
8. Разследване на всяка разлика: проверете История на склада за съответния SKU в последния период
9. Установена причина → запишете Корекция с правилна причина → наличностите се приравняват към реалността

Основни работни потоци

Работен поток 1 — Циклично преброяване Клас A (месечно)

Първи понеделник на месеца → циклично преброяване на SKU от Клас A
→ Физически инвентар → Нова сесия → филтриране на категория Клас A
→ Обхождане на рафтовете с скенер
→ Финализиране на сесията → анализ на разликите
→ Разлики < 1% без ясни причини → директна корекция с причина „Съгласуване на цикличното преброяване"
→ Разлики > 1% → разследване на историята на склада → установена причина
→ Записване на корекции с конкретна причина (кражба, щета, грешка при записване)
→ Докладване на резултатите на Мениджъра

Работен поток 2 — Корекция след открито несъответствие

Операторът за приемане или комисиониране сигнализира: „SKU X показва 50 единици в системата, но физически само 43"
→ Проверка на История на склада за SKU X → търсене на подозрителни движения
→ Ако е открита причина (напр. незавършена доставна бележка) → финализирайте доставната бележка → наличностите се приравняват автоматично
→ Ако не е открита причина → Корекции и загуби → Добавяне:
   - Артикул, количество: 7 единици (разликата)
   - Вид: Недостиг
   - Причина: „Необяснено несъответствие — разследвано"
   - Склад
→ Наличностите коригирани до 43 единици
→ Докладване на Мениджъра за анализ на повтаряща се причина

Работен поток 3 — Вътрешен трансфер (преразпределение на наличности)

Склад A има излишни наличности от SKU X, Склад B е под точката на повторна поръчка
→ Склад → Вътрешни трансфери → Добавяне
→ Попълване:
   - Изходен склад: A
   - Целеви склад: B
   - Артикул: SKU X, количество: [количество за преместване]
→ Потвърждение на трансфера
→ Наличностите намаляват в A и нарастват в B автоматично
→ Физическият оператор премества стоките → потвърждава завършването на трансфера
→ Трансферът се появява в Историята на двата склада

Работен поток 4 — Записване на вътрешна консумация (бележка за издаване)

Производството консумира суровини от склада за производствена поръчка
→ Склад → Бележка за вътрешно издаване → Добавяне
→ Попълване:
   - Консумирани артикули и количества
   - Проект/производствена поръчка за разпределяне (за проследяване на разходите)
   - Изходен склад
→ Потвърждение
→ Наличностите намаляват → разходите разпределени към проект/разходен център
→ Производството има проследимост: кои суровини са влезли в кой готов продукт

Пълна проследимост — История на склада

История на склада (/admin/warehouse/manage_history) е пълният журнал на всички движения на наличности. Всяко движение, записано в модул на WMS, се появява тук автоматично:

Как да използвате История за разследвания:

Филтрирайте по:

• SKU → Вижте всички движения на артикул с течение на времето
• Склад → Всички движения от местоположение
• Дата → Какво се е случило в конкретен период
• Оператор → Кой е записал движение
• Вид документ → Само входящи или само изходящи

Налични отчети

Склад → Отчети предоставя предварително изградени отчети:

Основни показатели

Практически съвети

Не коригирайте без разследване. Несъответствие, прикрито с корекция без реална причина, не решава проблема — скрива го. Следващия път несъответствието ще е по-голямо.

Цикличното преброяване е по-добро от годишното. Годишното открива грешки, натрупани за 12 месеца. Месечното циклично улавя грешките в рамките на 30 дни.

Вътрешен трансфер = задължителен документ. Ако физически преместите стоки, без да създадете трансфера в системата, и двата склада показват грешни наличности — дори ако общата сума за компанията е правилна.

Отчетът за повторна поръчка е за Доставките, не за вас. Генерирайте го седмично и го изпращайте на Референта по доставки — те са тези, които действат по него.