Юрисконсулт
Отдел: Правен
Ниво: Старши оперативно / Управленско
Основна цел: Управление на договори, съответствие на документи, GDPR и правен архив на компанията
Какво прави тази роля
Юрисконсултът е пазителят на правно обвързващите документи в CRMconnect: изготвя и управлява договори с клиенти, доставчици и служители; контролира вътрешните потоци за одобрение; обработва GDPR заявки; и осигурява никой договор да не изтича незабелязано. Те са правният интерфейс между платформата и юридическата реалност на компанията.
Редовно използвани модули
| Модул | Където се намира | За какво го използвате |
|---|---|---|
| Договори с клиенти | CRM → Договори | Изготвяне, изпращане, подписване, подновяване |
| Договори с доставчици | Доставки → Договори с доставчици | Рамкови договори, NDA с доставчици |
| Управление на документи | Операции → Документи | Многостепенно вътрешно одобрение, политики, процедури |
| GDPR | Настройки → GDPR | Съгласия, заявки за изтриване, одит |
| Оферти | Продажби → Оферти | Преглед на ОУ, приети оферти → договори |
| Автоматизация на работни потоци | Интеграции → Автоматизация | Сигнали за изтичане, задачи за одобрение, напомняния |
| Помощни инструменти — Журнал на дейностите | Настройки → Помощни инструменти | Експортиране на одитна следа за съдебни дела или одити |
| Персонализирани полета | Настройки → Персонализирани полета | Правни полета в договорите |
| Вътрешни обявления | Маркетинг → Обявления | Публикуване на политики и предупреждения за съответствие |
Дневен режим
Сутрин — правен триаж (15–20 мин)
- Договори, изтичащи след 60 дни —
/admin/contracts→ филтриранеdateendмежду днес и днес +60 дни → иницииране на процес за подновяване или уведомяване на клиента - Неподписани договори — филтриране
signed = 0Иmarked_as_signed = 0с дата на изпращане > 3 дни → проследяване на подписването - Документи, изчакващи вашето одобрение —
/admin/document_management→ документи сapproval = pending, където вие сте одобряващ → преглед и одобрение/връщане - Неразрешени GDPR заявки —
/admin/gdpr→ заявки за изтриване или експортиране на данни без отговор → обработване в рамките на 30-дневния правен срок
Седмично
| Ден | Дейност |
|---|---|
| Понеделник | Преглед на договори, новосъздадени от Продажбите предходната седмица — проверка на стандартните клаузи |
| Сряда | Одобряване на вътрешни документи в Управление на документи, изчакващи одобрение |
| Петък | Отчет за статуса на договорите: колко са подписани, изчакващи, изтекли за месеца |
Управление на договори с клиенти
Където: /admin/contracts
Пълен поток: от шаблон до подписан договор
1. Шаблон → Договорът е създаден
/admin/contracts/templates → избор на вид договор (NDA, Договор за услуга,
Рамков договор, Анекс) → полетата за сливане са автоматично попълнени от досието на клиента
2. [Незадължително] Вътрешно одобрение
→ Качване в Управление на документи за многостепенен преглед
→ Одобряващ 1 (Мениджър отдел) → Одобряващ 2 (Директор)
→ При окончателно одобрение → изпращане до клиента
3. Изпращане до клиента
→ Бутон „Изпращане" → имейл с уникален линк + прикачен PDF
→ Клиентът осъществява достъп до линка без автентикация (защитен хеш)
4. Подпис на клиента
→ Чете договора в браузъра → рисува подпис → „Приемам и подписвам"
→ Системата записва: IP, времеви отпечатък, Собствено на подписващия, изображение на подписа
→ Получавате автоматично известие
5. След подписването
→ Договорът стана само за четене (вече не може да се променя)
→ Всяка промяна изисква Анекс (нов договор с parent_id)
→ Архивиране в Управление на документи
Видове договори и кога да ги използвате
| Вид | Кога | Където |
|---|---|---|
| NDA | Преди чувствителни търговски разговори | /admin/contracts |
| Договор за услуга | При всеки ангажимент за доставка | /admin/contracts |
| Рамков договор | Редовни клиенти с годишен обем — условия, валидни за всички периодични фактури | /admin/contracts |
| Анекс | Технически спецификации, ценови листи, SLA, прикачени към родителски договор | /admin/contracts (parent_id) |
| Допълнително споразумение | Промяна на клауза в съществуващ подписан договор | /admin/contracts (parent_id) |
| Договор с доставчик | Договори за доставки, NDA с доставчик, външни услуги | /admin/contracts_vendor |
| HR договор | Индивидуални трудови договори, анекси за заплата | /admin/hr_profile/contracts |
| Договор за Възможност | Писма за намерение (LOI), предварителни договори, принципни споразумения | /admin/contracts_opportunity |
Ключови полета за сливане за шаблони
| Поле за сливане | Какво попълва |
|---|---|
{client_name} |
Наименование на компанията на клиента |
{client_vat} |
ДДС номер на клиента |
{client_address} |
Пълен адрес |
{contract_subject} |
Заглавие на договора |
{contract_nr} |
Номер на договора |
{contract_value} |
Стойност на договора |
{datestart} / {dateend} |
Период на валидност |
{staff_name} |
Вътрешен представител |
{current_date} |
Текуща дата |
Важно: ако поле за сливане не се попълва, означава, че съответното поле е празно в досието на клиента. Попълнете досието преди създаването на договора.
Анекси и йерархия на документите
Договорите могат да образуват йерархии чрез полето parent_id:
Рамков договор №001/2026 (родителски договор)
├── Анекс 1 — Технически спецификации (parent_id = 001)
├── Анекс 2 — Ценови лист Q1 2026 (parent_id = 001)
└── Допълнително споразумение 1 — Промяна на клауза 5.3 (parent_id = 001)
└── подписано отделно, същият поток за подписване
При създаване на Допълнително споразумение:
- Не променяйте оригиналния подписан договор (той е заключен)
- Създайте нов договор → изберете
parent_id= оригиналния договор - Документирайте само промените в клаузите
- Изпратете за отделно подписване
Подновяване на договора
Където: От отворен договор → бутон Подновяване
→ Нов запис се създава в tblcontract_renewals с:
Стара стойност срещу нова стойност
Стара начална дата срещу нова начална дата
Кой е подновил + кога
→ Опция за подпис при подновяване:
Запазване на съществуващия подпис (renew_keep_signature = 1)
→ клиентът не е необходимо да подписва отново
Нулиране на подписа (renew_keep_signature = 0)
→ клиентът подписва новия срок отново
→ полезно когато клаузите са се променили
Историята на подновяванията е видима от отворения договор — можете да проследите еволюцията на стойностите и условията в целия период на отношенията с клиента.
Управление на документи — вътрешни потоци за одобрение
Където: /admin/document_management
Кога да използвате Управление на документи срещу Договори
| Ситуация | Модул |
|---|---|
| Документ, изпратен до клиента за подписване | Договори |
| Вътрешен документ с многостепенно одобрение | Управление на документи |
| Вътрешни политики, процедури, наредби | Управление на документи |
| Технически оферти за одобрение от директора | Управление на документи |
Препоръчителна структура на папките
📁 Активни договори/
📁 Клиенти 2026/
📁 Доставчици 2026/
📁 Правни шаблони/
📄 Стандартен NDA.docx
📄 Рамков договор за услуги.docx
📄 Договор за услуга.docx
📁 Вътрешни документи/
📁 HR Политики/
📁 Процедури за съответствие/
📁 GDPR/
📁 Архив/
📁 Изтекли договори 2025/
Поток за одобрение
Документът е създаден или качен
↓
Одобряващ 1 е уведомен (напр. Мениджър отдел)
→ Одобрява → предава на следващото ниво
→ Отказва → връща на създателя с бележка за обосновка
↓
Одобряващ 2 е уведомен (напр. Директор)
→ Одобрява → Документът е ОКОНЧАТЕЛНО ОДОБРЕН
→ По избор: автоматично преместен в папка „Одобрен"
При всяко одобрение се записва: самоличност на одобряващия, IP, времеви отпечатък, коментар (ако има). Пълна одитна следа.
Версиониране на документи
Всяка промяна → нова версия, запазена автоматично. Можете да:
- Преглеждате пълната история на версиите
- Връщате се към предишна версия
- Изтегляте всяка версия за външно архивиране
GDPR — съответствие и права на субектите на данни
Където: /admin/gdpr
Проследяване на съгласия
Системата записва всяко дадено или оттеглено съгласие:
- Кой е дал съгласие (контакт или потенциален клиент)
- За каква цел (маркетингов имейл, споделяне на данни с партньори, бисквитки)
- Кога и от кой IP
- Вид на действието:
opt-in(съгласие) илиopt-out(оттегляне)
Обработка на заявки за изтриване (право да бъдеш забравен)
1. Клиентът заявява изтриване на данни
(от клиентски портал или по имейл)
2. Заявката се появява в /admin/gdpr с статус „изчакване"
3. Проверявате:
→ Има ли активни договорни задължения? (неподписан договор, неплатена фактура)
→ Има ли правни задължения за съхранение? (фактури — 10 години, по фискален закон)
→ Ако няма пречки → анонимизиране или изтриване
4. Системата анонимизира личните полета в документите
(договорите остават в архива без идентифицируеми данни)
5. Отговор на лицето с потвърждение за действието
СРОК: 30 дни от датата на заявката (задължение по GDPR)
Право на преносимост
От досието на клиента или потенциалния клиент → експортиране на всички данни: дейности, документи, комуникации, тикети. Предоставете на лицето пълния файл със съхраняваните данни.
Персонализирани GDPR полета в договорите
Можете да добавите персонализирани полета от /admin/custom_fields за проследяване на GDPR:
- Правно основание за обработка (чл. 6(1)(a)/(b)/(c)/(f))
- Отговорен DPO
- Международни трансфери на данни
- Приложим срок за съхранение
Преглед на търговски оферти
Където: /admin/proposals
Офертите, приети цифрово от клиента, имат квазидоговорна стойност — те записват IP, времеви отпечатък, Собствено на приемащия и изображение на подписа.
Вашата роля:
- Проверете дали полето
termsв офертите съдържа стандартните правни клаузи на компанията (ОУ) - При приемане → системата автоматично създава задача или известие → вие инициирате официалния договор
- Бутонът Създаване на договор от приетата оферта автоматично извлича клиента и стойността
Конфигуриране на Автоматизация на работни потоци за Правен отдел
Където: /admin/workflow_automation
Основни автоматизации за конфигуриране веднъж:
| Задействане | Действие | Полза |
|---|---|---|
Договор dateend − 60 дни |
Задача „Иницииране на подновяване — [клиент]" → вас | Нула незабелязани изтекли договори |
Договор dateend − 30 дни |
Напомнящ имейл → клиента | Проактивно външно предупреждение |
dateend е изминал |
Спешно известие → вас + ръководство | Последна линия на защита |
Договорът е подписан (signed = 1) |
Задача „Архивиране в Управление на документи" → вас | Систематично архивиране |
| Договорът е подписан | Добре дошли / потвърдителен имейл → клиента | Професионално клиентско изживяване |
| DM документ е одобрен | Автоматично преместване в папка „Одобрен" | Архивиране без ръчна намеса |
| Получена GDPR заявка | Спешна задача „Обработка на GDPR заявка — 30-дневен срок" → вас | Съответствие с правния срок |
| Офертата е приета | Задача „Издаване на официален договор" → вас или агент | Непрекъснатост на потока Продажби → Договор |
| Договор, създаден от Продажбите | Задача „Правен преглед" → вас | Никакъв договор без проверка |
Комуникация с клиентите по договорите
Където: Раздел Коментари от отворения договор
Работи двупосочно:
- Добавяте коментар → клиентът получава имейл + го вижда в клиентския портал
- Клиентът добавя коментар от портала → получавате известие
Практическа употреба:
- Изясняване на клаузи преди подписване
- Преговори за условия (хронологично документирани)
- Потвърждения за получаване
- Заявки за промяна с отговор и обосновка
Целият обмен е архивиран с времеви отпечатък и автор — доказателствена стойност при спор.
Наблюдение на договорите — полезни филтри
Филтър в /admin/contracts |
Какво намирате |
|---|---|
dateend < today |
Вече изтекли договори — архивирайте или предприемете действие |
dateend след 30 дни |
Изтичащи този месец — спешно подновяване |
dateend след 31–60 дни |
Изтичащи след 2 месеца — инициирайте пренговаряне |
signed = 0 + marked_as_signed = 0 |
Неподписани — проследявайте подписването |
signed = 1 ИЛИ marked_as_signed = 1 |
Активен архив |
По contract_type = NDA |
Само споразумения за неразкриване |
| По клиент | Всички договори за конкретен клиент |
Одитна следа — какво се записва автоматично
Не е необходимо ръчно да документирате действия — системата записва автоматично:
| Събитие | Какво се записва |
|---|---|
| Договорът е създаден | Персонал, времеви отпечатък, предмет, клиент |
| Договорът е изпратен | Времеви отпечатък, имейл на получателя |
| Договорът е цифрово подписан | IP, времеви отпечатък, Собствено на подписващия, изображение на подписа |
| Договорът е маркиран като ръчно подписан | Персонал, времеви отпечатък |
| Договорът е подновен | Персонал, времеви отпечатък, стари срещу нови стойности и периоди |
| Добавен коментар | Автор, времеви отпечатък, съдържание |
| DM документ одобрен/отказан | Одобряващ, IP, времеви отпечатък, бележка |
| Документът е достъпван | Потребител, времеви отпечатък (Управление на документи) |
Експортиране на журнал: /admin/utilities/activity_log — филтрируем по персонал, период, вид действие. Полезен за външни одити или съдебни дела.
Показатели за проследяване
| Индикатор | Цел |
|---|---|
| Изтекли договори без действие | 0 — автоматизираните предупреждения трябва напълно да предотвратят това |
Средно време за подписване (от изпращане до signed = 1) |
< 5 работни дни |
| Неподписани договори > 14 дни | Ескалирайте до мениджъра на акаунта |
| GDPR заявки, обработени в срок | 100% в рамките на 30 дни |
| Документи, одобрени в DM в срок | 100% в рамките на конфигурирания срок (number_day_approval) |
Сътрудничество с другите отдели
| Отдел | Как сътрудничите |
|---|---|
| Продажби | Преглеждате новосъздадени договори; уведомявани при приемане на оферти за издаване на официален договор |
| Доставки / VRM | Изготвяте и подновявате рамкови договори с доставчици |
| HR | Управлявате индивидуални трудови договори, допълнителни споразумения, подписани длъжностни характеристики |
| Финанси | Активните договори определят фактурирането и условията за плащане; CFO се нуждае от списък с изтекли договори за провизии |
| IT/Администратор | Заявка за персонализирани полета в договорите за правно проследяване; ескалиране на технически проблеми (полета за сливане, SMTP) |
Практически съвети
Добрите шаблони спестяват часове работа. Инвестицията в 3–5 добре изготвени шаблона — с правилни полета за сливане и валидирани стандартни клаузи — елиминира ръчното изготвяне за 90% от договорите. Всеки договор, отклоняващ се от стандарта → Допълнително споразумение върху шаблон, не нов договор от нулата.
Приета оферта ≠ подписан договор. Тя има доказателствена стойност, не пълна изпълнимост. Конвертирайте в официален договор незабавно след приемането — особено за ангажименти > 6 месеца или значителни стойности.
Никой договор не изтича без ваше знание. Автоматизираните предупреждения за 60 и 30 дни са задължителни. Изтекъл неподновен договор може да остави услугите да работят без договорно основание — правен и финансов риск.
GDPR не е бюрокрация, а срок. 30 дни от заявката. Ако нямате конфигуриран Работен поток за предупреждение при GDPR заявка — конфигурирайте го днес.
Управление на документи е живият правен архив. Не съхранявайте подписани договори само в имейл или на локална файлова система. Всеки документ с правна стойност → в DM с правилна папка, активно версиониране, зададени разрешения. При одит или спор имате нужда от незабавен достъп до всеки документ от последните 10 години.