Pravni savetnik

Odeljenje: Pravni sektor
Nivo: Viši operativni / Menadžment
Primarni cilj: Upravljanje ugovorima, usklađenost dokumenata, GDPR i pravni arhiv kompanije

Šta radi ova uloga

Pravni savetnik je čuvar pravno obavezujućih dokumenata u CRMconnect-u: priprema i upravlja ugovorima s kupcima, dobavljačima i zaposlenima; nadzire interne tokove odobrenja; obrađuje GDPR zahteve; i osigurava da nijedan ugovor ne ističe neprimećeno. On je pravni interfejs između platforme i pravne stvarnosti kompanije.

Moduli koji se koriste redovno

Dnevna rutina

Jutro — pravna trijaža (15–20 min)

1. Ugovori koji ističu za 60 dana — /admin/contracts → filter dateend između danas i danas +60 dana → inicirati proces obnavljanja ili obavestiti kupca
2. Nepotpisani ugovori — filter signed = 0 I marked_as_signed = 0 s datumom slanja > 3 dana → pratiti potpisivanje
3. Dokumenti koji čekaju vaše odobrenje — /admin/document_management → dokumenti s approval = na čekanju gde ste vi odobravalac → pregledati i odobriti/vratiti
4. Nerešeni GDPR zahtevi — /admin/gdpr → zahtevi za brisanje ili export podataka bez odgovora → obraditi u zakonskom roku od 30 dana

Nedeljno

Upravljanje ugovorima s kupcima

Gde: /admin/contracts

Kompletan tok: od šablona do potpisanog ugovora

1. Šablon → Kreiran ugovor
   /admin/contracts/templates → odabrati vrstu ugovora (NDA, Ugovor o usluzi,
   Okvirni ugovor, Aneks) → spojna polja automatski popunjena iz kartice kupca

2. [Opciono] Interno odobrenje
   → Upload u Upravljanje dokumentima za višestepeni pregled
   → Odobravalac 1 (Menadžer odeljenja) → Odobravalac 2 (Direktor)
   → Na finalnom odobrenju → poslati kupcu

3. Slanje kupcu
   → Dugme "Pošalji" → email s jedinstvenim linkom + PDF prilog
   → Kupac pristupa linku bez autentifikacije (sigurni hash)

4. Potpis kupca
   → Čita ugovor u browseru → crta potpis → "Prihvati i potpiši"
   → Sistem beleži: IP, vremenski žig, ime potpisnika, sliku potpisa
   → Dobijate automatsko obaveštenje

5. Posle potpisivanja
   → Ugovor postaje read-only (više se ne može modifikovati)
   → Svaka izmena zahteva Aneks (novi ugovor s parent_id)
   → Arhivirati u Upravljanju dokumentima

Vrste ugovora i kada ih koristiti

Ključna spojna polja za šablone

Važno: ako se spojno polje ne popunjava, znači da je odgovarajuće polje prazno u kartici kupca. Popunite karticu pre kreiranja ugovora.

Izmene i dopune i hijerarhija dokumenata

Ugovori mogu formirati hijerarhije putem polja parent_id:

Okvirni ugovor #001/2026 (matični ugovor)
  ├── Aneks 1 — Tehničke specifikacije (parent_id = 001)
  ├── Aneks 2 — Cenovnik Q1 2026 (parent_id = 001)
  └── Izmena i dopuna 1 — Izmena klauzule 5.3 (parent_id = 001)
       └── potpisana odvojeno, isti tok potpisivanja

Kada kreirate Izmenu i dopunu:

1. Ne modifikujte originalni potpisani ugovor (zaključan je)
2. Kreirajte novi ugovor → odaberite parent_id = originalni ugovor
3. Dokumentujte samo izmenjene klauzule
4. Pošaljite na odvojeno potpisivanje

Obnavljanje ugovora

Gde: Iz otvorenog ugovora → dugme Obnovi

→ Novi zapis kreiran u tblcontract_renewals s:
   Stara vrednost vs. nova vrednost
   Stari datum početka vs. novi datum početka
   Ko je obnovio + kada

→ Opcija potpisa pri obnavljanju:
   Zadržati postojeći potpis (renew_keep_signature = 1)
   → kupac ne treba ponovo da potpisuje

   Resetovati potpis (renew_keep_signature = 0)
   → kupac ponovo potpisuje novi period
   → korisno kada su se klauzule promenile

Istorija obnavljanja je vidljiva iz otvorenog ugovora — možete pratiti evoluciju vrednosti i uslova tokom celog odnosa s kupcem.

Upravljanje dokumentima — interni tokovi odobrenja

Gde: /admin/document_management

Kada koristiti Upravljanje dokumentima vs. Ugovore

Preporučena struktura fascikli

📁 Aktivni ugovori/
   📁 Kupci 2026/
   📁 Dobavljači 2026/
📁 Pravni šabloni/
   📄 Standardni NDA.docx
   📄 Okvirni ugovor o uslugama.docx
   📄 Ugovor o usluzi.docx
📁 Interni dokumenti/
   📁 HR Politike/
   📁 Procedure usklađenosti/
   📁 GDPR/
📁 Arhiva/
   📁 Istekli ugovori 2025/

Tok odobrenja

Dokument kreiran ili upload-ovan
       ↓
Odobravalac 1 obavešten (npr. Menadžer odeljenja)
  → Odobrava → proslеđuje sledećem nivou
  → Odbija → vraća kreatorу s napomenom obrazloženja
       ↓
Odobravalac 2 obavešten (npr. Direktor)
  → Odobrava → Dokument FINALNO ODOBREN
  → Opciono: automatski premešten u fasciklu "Odobreno"

Na svakom odobrenju, zabeleženo: identitet odobravaoca, IP, vremenski žig, komentar (ako postoji). Kompletan revizijski trag.

Verzionisanje dokumenata

Svaka izmena → nova verzija automatski sačuvana. Možete:

• Videti kompletnu istoriju verzija
• Vratiti se na prethodnu verziju
• Preuzeti bilo koju verziju za eksternu arhivsku

GDPR — usklađenost i prava subjekata podataka

Gde: /admin/gdpr

Praćenje saglasnosti

Sistem evidentira svaku datu ili povučenu saglasnost:

• Ko je dao saglasnost (kontakt ili potencijalni klijent)
• Za koje svrhe (marketing email, deljenje podataka s partnerima, kolačići)
• Kada i s koje IP adrese
• Vrsta akcije: opt-in (saglasnost) ili opt-out (povlačenje)

Obrada zahteva za brisanje (pravo na zaborav)

1. Kupac zahteva brisanje podataka
   (iz klijentskog portala ili emailom)

2. Zahtev se pojavljuje u /admin/gdpr sa statusom "na čekanju"

3. Vi verifikujete:
   → Postoje li aktivne ugovorne obaveze? (nepotpisani ugovor, neplaćena faktura)
   → Postoje li zakonske obaveze čuvanja? (fakture — 10 godina, po fiskalnom zakonu)
   → Ako nema prepreke → anonimizovati ili obrisati

4. Sistem anonimizuje lična polja u dokumentima
   (ugovori ostaju u arhivi bez identifikovanih podataka)

5. Odgovoriti osobi s potvrdom akcije
   ROK: 30 dana od datuma zahteva (GDPR obaveza)

Pravo na prenosivost

Iz kartice kupca ili potencijalnog klijenta → eksportovati sve podatke: aktivnosti, dokumente, komunikacije, tikete. Osobi pružiti kompletan dosije sačuvanih podataka.

Prilagođena GDPR polja na ugovorima

Možete dodati prilagođena polja iz /admin/custom_fields za GDPR praćenje:

• Pravni osnov obrade (čl. 6(1)(a)/(b)/(c)/(f))
• Odgovorni DPO
• Međunarodna prenošenja podataka
• Primenjivi period čuvanja

Pregled komercijalnih ponuda

Gde: /admin/proposals

Ponude koje je kupac digitalno prihvatio imaju kvaziugovornu vrednost — beleže IP, vremenski žig, ime prihvatioca i sliku potpisa.

Vaša uloga:

1. Proveriti da polje terms u ponudama sadrži standardne pravne klauzule kompanije (Opšti uslovi poslovanja)
2. Na prihvatanje → sistem automatski kreira zadatak ili obaveštenje → vi inicirate formalni ugovor
3. Dugme Kreiraj ugovor iz prihvaćene ponude automatski preuzima kupca i vrednost

Konfiguracija Automatizacije tokova rada za Pravni sektor

Gde: /admin/workflow_automation

Bitne automatizacije za jednovremensku konfiguraciju:

Komunikacija s kupcima o ugovorima

Gde: Tab Komentari iz otvorenog ugovora

Funkcioniše dvosmerno:

• Vi dodajete komentar → kupac prima email + vidi ga u klijentskom portalu
• Kupac dodaje komentar iz portala → dobijate obaveštenje

Praktična upotreba:

• Pojašnjenja klauzula pre potpisivanja
• Pregovori o uslovima (hronološki dokumentovani)
• Potvrde prijema
• Zahtevi za izmenu s odgovorom i obrazloženjem

Cela razmena je arhivirana s vremenskim žigom i autorom — dokazna vrednost u slučaju spora.

Praćenje ugovora — korisni filteri

Revizijski trag — šta se automatski evidentira

Ne morate ručno dokumentovati akcije — sistem evidentira automatski:

Export loga: /admin/utilities/activity_log — može se filtrovati po osoblju, periodu, vrsti akcije. Korisno za eksterne revizije ili sudske dosijee.

Metrike za praćenje

Saradnja s ostalim odeljenjima

Praktični saveti

Dobri šabloni štede sate rada. Ulaganje u 3–5 dobro pripremljenih šablona — s ispravnim spojnim poljima i validiranim standardnim klauzulama — eliminiše ručnu pripremu za 90% ugovora. Svaki ugovor koji odstupa od standarda → Izmena i dopuna na šablonu, ne novi ugovor od nule.

Prihvaćena ponuda ≠ potpisan ugovor. Ima dokaznu vrednost, ne potpunu izvršivost. Konvertujte u formalni ugovor odmah posle prihvatanja — posebno za angažmane > 6 meseci ili značajne vrednosti.

Nijedan ugovor ne ističe bez vašeg znanja. Workflow upozorenja na 60 i 30 dana su obavezna. Istekli neobnovjeni ugovor može ostaviti usluge koje rade bez ugovornog osnova — pravni i finansijski rizik.

GDPR nije birokratija, to je rok. 30 dana od zahteva. Ako nemate Workflow konfigurisan za upozorenje na GDPR zahtev — konfigurišite ga danas.

Upravljanje dokumentima je živi pravni arhiv. Ne čuvajte potpisane ugovore samo u emailu ili na lokalnom fajl sistemu. Svaki dokument s pravnom vrednosti → u DM-u s ispravnom fasciklom, omogućenim verzionisanjem, postavljenim dozvolama. Na reviziji ili sporu, trebate trenutni pristup svakom dokumentu iz poslednjih 10 godina.