Tok rada: Isporuka projekta — Od predloga do konačne fakture

Uključeni moduli: Predlozi · Ugovori · Projekti · Ključne tačke · Zadaci · Radni listovi · Troškovi · Dokumenti · Fakture · Opterećenje resursa · Ciljevi · OKR
Ko ga koristi: Menadžer projekta, Tim projekta, Komercijalni direktor, Finansije, Klijent (portal)
Tipično trajanje: Sedmice – meseci (tokom trajanja projekta)

Pregled

Tok rada za isporuku projekta pokriva kompletni ciklus uslužnog projekta: od komercijalnog predloga do konačne fakture i analize profitabilnosti. Koriste ga kompanije za profesionalne usluge — IT, konsalting, implementacije softvera, izgradnja, kreativne agencije, organizacija događaja, sistemski integratori. Razlika od jednostavne prodaje (Potencijalni klijent → Faktura) jeste složenost realizacije: projekat uključuje više osoba, više isporučevina, dnevne radne listove i fazno fakturisanje (po ključnoj tački ili mesečno).

CRMConnect istovremeno upravlja komercijalnim aspektima (Predlog, Ugovor), operativnim aspektima (Projekat, Zadaci, Radni listovi, Troškovi) i finansijskim aspektima (delimično fakturisanje po ključnim tačkama, konačna faktura, eFaktura). Izveštaj o profitabilnosti izračunat na kraju daje kompletnu sliku: (ukupno fakturisano) − (troškovi projekta) − (sati × interni trošak) = neto marža.

Dve glavne varijante ugovora: Projekti se mogu voditi kao fiksna cena (iznos je utvrđen bez obzira na sate) ili T&M — Vreme i Materijal (stvarno odrađeni sati × satnica + troškovi se fakturišu). Obe varijante su pokrivene u ovom toku rada, sa napomenama o razlikama.

Dijagram toka

[PREDLOG ZA PROJEKAT (Predlog)]
  │  obim, isporučevine, tim, rokovi, fiksna cena ili T&M
  │  poslat klijentu → status: Poslat
  │
  ├── Klijent pregovara → Revizije Predloga
  │
  └── Klijent prihvata → status: Prihvaćen
  │
  ↓
[UGOVOR POTPISAN]
  │  uslovi: tip ugovora (fiksna cena / T&M), platne ključne tačke,
  │  penali, rokovi isporuke, uslovi prihvatanja
  │  digitalni potpis iz portala klijenta ili fizički + skeniran
  │
  ↓
[PODEŠAVANJE PROJEKTA]
  │  Projekat kreiran (povezan sa Ugovorom + Klijentom)
  │  Ključne tačke: Faza 1, Faza 2, Konačna isporuka + rok za svaku
  │  Tim dodeljen: PM + članovi + eksterni/podugovarači
  │  Opterećenje resursa provereno (dostupan kapacitet)
  │  Tip naplate konfigurisan na projektu: T&M (naplative sate) ili Fiksna stopa
  │
  ↓
[REALIZACIJA — PO FAZI / KLJUČNOJ TAČKI]
  │
  ├── Zadaci kreirani na trenutnoj ključnoj tački
  │     │  svaki zadatak: dodeljenо, rok, procenjeni sati
  │     │  prioritet, detaljan opis, prilozi
  │
  ├── Radni listovi evidentirani dnevno (ili putem tajmera)
  │     │  sati × tarifa → fakturisani trošak vs. planirani budžet
  │     │  odobreni od PM pre fakturisanja
  │
  ├── Troškovi dodati tokom realizacije
  │     │  putovanje, licence, hosting, podugovarači, materijali
  │     │  prilog račun/faktura; Naplativo = Da ili Ne
  │
  └── Dokumenti isporučeni
        │  isporučevine iz svake faze (specifikacije, dizajn, kod, izveštaji)
        │  priloženi u Upravljanju dokumentima, organizovani po ključnoj tački
  │
  ↓
[KLJUČNA TAČKA DOSTIGNUTA → DELIMIČNA FAKTURA]
  │  Dokument o delimičnom prihvatanju potpisan od klijenta
  │  Faktura za % vrednosti ugovora ili fakturisanu isporučevinu
  │  eFaktura ako je B2B klijent
  │  Ključna tačka označena kao Završena u projektu
  │
  ↓ (ponavlja se po fazi)
  │
  ↓
[KONAČNA ISPORUKA]
  │  svi zadaci: Završeni
  │  sve ključne tačke: Završene
  │  Zapisnik o konačnom prihvatanju potpisan od klijenta
  │  → priložen u Upravljanju dokumentima
  │  Projekat → status: Završen
  │
  ↓
[KONAČNA FAKTURA]
  │  preostali saldo iz ugovora (posle oduzimanja delimičnih faktura)
  │  eFaktura ako je B2B
  │  plaćanje primljeno
  │
  ↓
[POSLE PROJEKTA]
  │  Izveštaj o profitabilnosti: fakturisano − troškovi − (sati × interni trošak)
  │  Pouke naučene → Baza znanja / napomena projekta
  │  Praćenje garancije posle isporuke (ako je ugovorena)
  │  Identifikovati priliku za produžetak / održavanje → novi Potencijalni klijent / Prilika
  │
[PROJEKAT ZAVRŠEN ✓ · MARŽA IZRAČUNATA ✓]

Korak po korak

1. Predlog — Komercijalni dokument

Gde: /admin/proposals → Dodaj Predlog

Struktura Predloga za projekat:

Varijante cena u Predlogu:

Statusi predloga:

Praktičan savet: Kreirati predloške Predloga po tipu projekta (implementacija ERP-a, web projekat, HR konsalting). Klonirati predložak i prilagoditi specifične vrednosti. Uštedeti 60–70% vremena za pripremu ponude.

2. Ugovor — Pravni i komercijalni uslovi

Gde: /admin/contracts → Dodaj Ugovor ili iz Predloga → Kreiraj Ugovor

Ključna polja ugovora za projekat:

Digitalni potpis:

• Klijent prima link e-mailom → pristupa portalu → čita i potpisuje
• Potpis evidentiran sa vremenskim pečatom i IP adresom
• Potpisani PDF automatski priložen ugovoru u Upravljanju dokumentima

Zadržavanje / garancija za dobro izvršenje (u velikim projektima):

3. Podešavanje projekta — Inicijalna konfiguracija

Gde: /admin/projects → Dodaj Projekat

Povezivanje projekta sa ugovorom:

• Iz ugovora → dugme Kreiraj Projekat (uvozi klijenta, opis, vrednost)
• Ili iz menija Projekti → polje "Ugovor" manuelno popunjeno

Ključna polja projekta:

Konfiguracija ključnih tačaka:

Praktičan savet: Ne konfigurisati ključne tačke "generički". Dogovoriti se sa klijentom i uskladiti CRM ključne tačke sa datumima u potpisanom ugovoru. Svaka ključna tačka mora imati fiksni datum i jasan kriterijum prihvatanja.

Provera kapaciteta tima (Opterećenje resursa):

Gde: /admin/resource_workload

Pre finalizacije vremenskog okvira, proveriti da li predloženi članovi tima imaju dostupan kapacitet tokom perioda projekta. Opterećenje resursa prikazuje trenutnu alokaciju po osobi na svim aktivnim projektima. Izbegavati prealokaciju, što dovodi do kašnjenja.

4. Realizacija — Zadaci, Radni listovi, Troškovi

Gde: Kartica Zadaci u Projektu + /admin/staff/timesheets + /admin/expenses

4a. Zadaci po fazi

Struktura zadataka u projektima:

Statusi zadataka:

Tip vidljivosti zadatka:

4b. Radni listovi — Evidentiranje sati

Dnevni tok članova tima:

1. Kada počnu zadatak → startuju tajmer ▶ iz zadatka ili iz Radnih listova
2. Na pauzi ili završetku → zaustavljaju tajmer ■
3. Dodaju opisnu napomenu šta je urađeno (pojavljuje se na fakturi za T&M projekte)
4. PM nedeljno pregledа i odobrava radne listove

Poređenje procenjenih vs. evidentiranih sati:

Izveštaj "Pregled projekta" unutar svakog projekta prikazuje:

Praktičan savet za projekte sa fiksnom cenom: Čak i ako fakturisanje nije po satu, evidentiraju se svi sati u Radnim listovima. Na kraju projekta, izveštaj o profitabilnosti (sati × interni trošak) pokazuje da li je projekat bio profitabilan ili je obim bio podcenjen.

4c. Troškovi projekta

Uobičajeni tipovi troškova:

Evidentiranje troška podugovarača:

5. Ključna tačka dostignuta — Delimična faktura (Progresivno fakturisanje)

Gde: /admin/invoices → Dodaj Fakturu (ili iz Projekta → Kreiraj Fakturu)

Proces fakturisanja ključnih tačaka:

1. PM potvrđuje da je ključna tačka isporučena i prihvaćena od klijenta
2. Dokument o delimičnom prihvatanju priložen u Upravljanju dokumentima (potpisan od klijenta)
3. Faktura izdata za ugovoreni procenat koji odgovara ključnoj tački
4. Faktura poslata klijentu (e-mail ili portal)
5. Ključna tačka označena kao Završena u projektu

Varijante obračuna za delimičnu fakturu:

Struktura delimične fakture (T&M):

Linija 1: Konsalting usluge — Sprint 1 (12–26. jan)
          Ana Ionescu — 35h × 1.000 EUR/h = 35.000 EUR
Linija 2: Razvojne usluge — Sprint 1 (12–26. jan)
          Mihai Pop — 42h × 800 EUR/h = 33.600 EUR
Linija 3: Licenca za dizajnerski alat (Figma — jan 2025.)
          1 × 45 EUR = 45 EUR
─────────────────────────────────────────────────────────
                              Podzbroj: 68.645 EUR
                              PDV 20%:  13.729 EUR
                              UKUPNO:   82.374 EUR

Struktura delimične fakture (fiksna cena po ključnoj tački):

Linija 1: Faza 1 — Analiza i Dokumentacija zahteva
          Prema ugovoru br. X/2025 — 20% vrednosti ugovora
          1 × 100.000 RSD = 100.000 RSD
─────────────────────────────────────────────────────────
                              Podzbroj: 100.000 RSD
                              PDV 20%:   20.000 RSD
                              UKUPNO:   120.000 RSD

6. Revizije i upravljanje promenama obima

Problem "scope creep" — kako upravljati u CRM-u:

Svaki novi zahtev klijenta koji prevazilazi ugovorni obim mora biti dokumentovan i odobren pre realizacije:

1. Identifikovani novi zahtev (u e-mailu, na sastanku, u komentaru)
2. Interni zadatak kreiran: "Procena novog zahteva — [kratak opis]"
3. PM procenjuje uticaj (dodatni sati, trošak, uticaj na vremenski okvir)
4. Dodatna Narudžbina kreirana → poslata klijentu na odobrenje
5. Klijent odobrava → Aneks ugovora kreiran
6. Samo posle potpisivanja aneksa → dodatni zadaci kreirani u projektu

Praktičan savet: Čak i e-mail odobrenje ekstra troška je dovoljno pravno, ali je najbolji tok potpisani aneks ugovora. Upravljanje dokumentima čuva sve verzije ugovora i anekse na jednom mestu.

7. Konačna isporuka i prihvatanje

Gde: Projekat → svi zadaci → Završeni; Upravljanje dokumentima

Kontrolna lista konačne isporuke:

Zapisnik o konačnom prihvatanju:

• Dokument potpisan od obe strane
• Potvrđuje da su sve isporučevine predate i prihvaćene
• Pokreće pravo na poslednju ratu plaćanja
• Priložen u Upravljanju dokumentima na projektu

8. Konačna faktura

Gde: /admin/invoices → Dodaj Fakturu

Izračunavanje konačnog salda:

Ukupna vrednost ugovora:              500.000 RSD
(-) Avansna faktura (30%):           -150.000 RSD
(-) Faktura Ključna tačka 1 (20%):  -100.000 RSD
(-) Faktura Ključna tačka 2 (20%):  -100.000 RSD
(-) 5% zadržavanje iz plaćanja:       -12.500 RSD
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
Saldo konačne fakture:                137.500 RSD
(+PDV 20%:                             27.500 RSD)
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
UKUPNA KONAČNA FAKTURA:               165.000 RSD

Napomena o zadržavanju: Ako ugovor uključuje zadržavanje za performanse (npr. 5% od svake fakture zadržano 12 meseci posle isporuke), ovo se fakturiše posebno po isteku garantnog perioda.

9. Posle projekta — Analiza i kontinuitet

Gde: Projekat → kartica Pregled (izveštaj); /admin/knowledge_base; /admin/opportunities

Izveštaj o profitabilnosti projekta:

Zdrava marža po tipu projekta:

Pouke naučene — dokumentovanje u Bazi znanja:

Prilika za kontinuitet:

• Projekat završen → novi Potencijalni klijent ili Prilika: "Produžetak Projekta X — godišnje održavanje"
• Oznaka na klijentu: "Projekat isporučen — [Tip projekta]" za ciljanje budućih kampanja

Šta se kreira automatski

Tačke gde tok rada može da zastane

Relevantni izveštaji

• Pregled projekta — kartica unutar projekta — evidentirani vs. procenjeni sati po zadatku, ukupni troškovi, napredak ključnih tačaka, procenjena profitabilnost
• Izveštaj o radnim listovima — /admin/staff/timesheets — sati po osobi po projektu po periodu; ko je najproduktivniji po tipu projekta
• Opterećenje resursa — /admin/resource_workload — trenutna i buduća alokacija celog tima; identifikovati preopterećenost
• Izveštaj o fakturisanju projekta — Fakture filtrirane po projektu — ukupno fakturisano, preostali saldo ugovora
• Lijaš predloga — Predlozi u statusu Poslatih — koliko je na čekanju, ukupna vrednost lijaša
• Ciljevi projekta — ciljevi isporučeni na vreme vs. stvarni; interni NPS po tipu projekta
• OKR — usklađivanje portfolija projekata sa strateškim ciljevima kompanije (npr. "Povećati prihode od implementacije za 40% u 2025.")

Uključeni moduli — detaljna dokumentacija

• Predlozi
• Ugovori
• Projekti
• Ključne tačke
• Zadaci
• Radni listovi
• Troškovi
• Upravljanje dokumentima
• Fakture
• Opterećenje resursa
• Ciljevi
• OKR

← Povratak na tokove rada