Tok rada: Projekat → Faktura
Uključeni moduli: Prilike · Projekti · Zadaci · Tajmšitovi · Troškovi · Fakture
Ko ga koristi: Menadžer projekta, Konsultanti, Slobodnjaci, Timovi za implementaciju, Finansije
Tipično trajanje: Dani – meseci (tokom trajanja projekta)
Pregled
Tok rada isporuke usluga: projekat se otvara (obično iz dobijene prilike), rad se evidentira putem zadataka i tajmšitova, troškovi se pripisuju, a na kraju se sve pretvara u fakturu. Idealno za uslužne kompanije, konsultantske firme, IT i agencije.
Dijagram toka
[DOBIJENA PRILIKA]
│ ↓ Kreiraj Projekat (ručno ili iz prilike)
│
[PROJEKAT]
│ status: Nije Početo → U Toku → Na Čekanju → Završeno
│
├── [ZADACI]
│ │ status: Nije Početo → U Toku → Čeka Povratnu Info → Završeno
│ │ ↓ Članovi tima evidentiraju vreme na zadacima
│ │
│ [TAJMŠITOVI / TIMERI ZADATAKA]
│ │ naplativ / nenaplativ
│ │ odobren od menadžera
│ │
└── [TROŠKOVI]
│ pripisani projektu sa računima
│ naplativ / nenaplativ
│
↓
[FAKTURA]
│ generisana iz projekta: naplative sate + naplative troškove
│ status: Nacrt → Poslato → Plaćeno
│
[PLAĆANJE]
│
[PROJEKAT ZAVRŠEN / ARHIVIRAN]
Korak po korak
1. Kreiranje Projekta
Gde: /admin/projects → Dodaj Projekat
Kako se povezuje sa prodajom:
- Iz dobijene prilike ili potpisanog ugovora: dugme Kreiraj Projekat — povlači klijenta i opis
- Direktno iz menija: popuni klijenta ručno
Ključna polja:
| Polje | Napomene |
|---|---|
| Naziv projekta | Opisno, vidljivo klijentu u portalu |
| Klijent | Veza ka zapisu klijenta |
| Datum početka / rok | Kontroliše vremensku liniju |
| Tip naplate | Naplative sate ili Ukupno evidentirano vreme (utiče na način obračuna fakture) |
| Satnica | Cena po satu ako se naplaćuje po vremenu |
| Budžet | Opciono — za praćenje troškova vs. budžeta |
| Članovi tima | Dodeljeno osoblje; određuje ko može evidentirati vreme |
| Vidljivo u portalu klijenta | Ako da, klijent vidi projekat, zadatke i fajlove |
Statusi projekta:
| Status | Opis |
|---|---|
| Nije Početo | Projekat kreiran, rad nije počeo |
| U Toku | Aktivan |
| Na Čekanju | Privremeno suspendovan |
| Završeno | Završen |
2. Zadaci — Strukturiranje rada
Gde: Kartica Zadaci unutar projekta
Kreiranje zadatka:
- Dodaj Zadatak iz projekta — automatski povezan sa projektom
- Zadaci se mogu organizovati pod prekretnicama (faze projekta)
- Svaki zadatak ima: dodeljenog, rok, prioritet, sate prodajnog naloga
Statusi zadataka:
| Status | Opis |
|---|---|
| Nije Početo | Zadatak kreiran, nije počet |
| U Toku | Neko radi na njemu |
| Čeka Povratnu Info | Isporučeno, čeka se povratna informacija klijenta |
| Završeno | Završen |
Atributi relevantni za naplatu:
- Naplativ: da li se zadatak naplaćuje klijentu (potvrdni okvir po zadatku)
- Sati prodajnog naloga: pomaže poređenju planiranog vs. stvarnog
- Tajmer: član tima pokreće/zaustavlja tajmer na zadatku — automatski generiše unose u Tajmšitove
3. Tajmšitovi — Evidentiranje vremena
Gde: Kartica Tajmšitovi unutar projekta ili /admin/staff/timesheets
Dva načina evidentiranja:
A. Tajmer zadatka (preporučeno):
Dugme ▶ Start na zadatku pokreće tajmer. Kada se zaustavi, automatski se kreira unos u Tajmšitove sa tačnim trajanjem, zadatkom i projektom.
B. Ručni unos:
Popuni direktno: datum, vreme početka, vreme završetka (ili trajanje), zadatak, napomena, potvrdni okvir Naplativ.
Ključna polja tajmšita:
| Polje | Napomene |
|---|---|
| Osoblje | Ko je radio |
| Projekat | Veza ka projektu |
| Zadatak | Specifični zadatak (opciono, ali preporučeno) |
| Datum | Dan rada |
| Sati | Trajanje (izračunato automatski ako je korišćen tajmer) |
| Naplativ | Da/Ne — samo naplative stavke se uključuju u fakturu |
| Napomena | Opisuje šta je urađeno (pojavljuje se na fakturi) |
Odobrenje tajmšita:
Ako je tok odobrenja aktivan (konfigurabilan u podešavanjima), menadžer odobrava unose pre fakturisanja. Status: Na čekanju (0) → Odobreno (1).
Samo tajmšitovi sa statusom Odobreno i potvrdnim okvirom Naplativ su podobni za generisanje fakture.
4. Troškovi — Nadoknadivi troškovi
Gde: /admin/expenses ili kartica Troškovi unutar projekta
Kreiranje troška: Dugme Dodaj Trošak — popuni: iznos, kategorija, datum, dobavljač, priloži račun.
Polja relevantna za naplatu:
| Polje | Napomene |
|---|---|
| Projekat | Povezuje trošak sa projektom |
| Klijent | Ako je naplativ, klijent koji snosi trošak |
| Naplativ | Da/Ne |
| Fakturisan | Oznaka da je već uključen u fakturu |
Troškovi označeni kao Naplativ pojavljuju se u listi za izbor pri generisanju fakture iz projekta.
5. Generisanje Fakture iz Projekta
Gde: Iz otvorenog projekta → dugme Kreiraj Fakturu (ili Kreiraj Fakturu iz Tajmšitova)
Šta se dešava:
- Sistem sakuplja sve Naplative + Odobrene tajmšitove koji prethodno nisu naplaćeni
- Grupiše linije: po zadatku ili po danu (konfigurabilan)
- Izračunava:
Sati × Satnica = Vrednost linije - Dodaje nenaplaćene naplative troškove
- Kreira fakturu sa svim linijama — možeš pregledati pre čuvanja
Struktura generisanih linija fakture:
Linija 1: [Naziv zadatka] — [Ime osoblja] 3.5h × 150 RSD = 525 RSD
Linija 2: [Naziv zadatka] — [Ime osoblja] 2.0h × 150 RSD = 300 RSD
Linija 3: Troškovi: Putovanje u Beograd 1 × 180 RSD = 180 RSD
──────────────────────────────────────────────────────────────────
Međuzbir: 1.005 RSD
PDV 20%: 201 RSD
UKUPNO: 1.206 RSD
Tipovi naplate (postavljeni na projektu):
| Tip | Ponašanje |
|---|---|
| Naplative sate | Naplaćuje samo sate označene kao Naplativ |
| Ukupno evidentirano vreme | Naplaćuje ukupno evidentirane sate (naplative + nenaplative) |
| Fiksna cena | Faktura sa fiksnim iznosom — ne izračunava iz tajmšitova |
| Nije naplativo | Interni projekat — ne generiše fakturu |
6. Status Fakture i Plaćanje
Identično Toku rada 1 (Lead → Naplata), sekcija Faktura i Plaćanje.
Statusi: Nacrt → Poslato → Delimično Plaćeno → Plaćeno / Zakašnjelo
Faktura generisana iz projekta ostaje povezana sa projektom — sve fakture projekta možeš videti iz kartice Fakture projekta.
Šta se kreira automatski
| Događaj | Kreira se automatski |
|---|---|
| Tajmer pokrenut na zadatku | Aktivan unos tajmšita |
| Tajmer zaustavljen | Tajmšit sa tačnim trajanjem, zadatkom i projektom |
| Faktura iz projekta | Linije iz svih nenaplaćenih naplativih tajmšitova + naplativih troškova |
| Trošak označen Naplativ + uključen u fakturu | Polje Fakturisan postavljeno automatski |
| Projekat označen Završeno | Obaveštenje članovima tima (ako je konfigurisano) |
Tačke gde tok rada može zapeti
| Problem | Verovatni uzrok | Rešenje |
|---|---|---|
| Dugme "Kreiraj Fakturu" se ne pojavljuje | Osoblje nema dozvolu ili projekat je Nije Naplativo |
Proveri tip naplate u podešavanjima projekta |
| Sati se ne pojavljuju pri generisanju fakture | Tajmšitovi nisu označeni Naplativ ili nisu Odobreni | Odobri tajmšitove i proveri potvrdni okvir Naplativ |
| Trošak se ne pojavljuje u fakturi | Nije označen Naplativ na trošku | Uredi trošak i omogući Naplativ |
| Tajmšit se već pojavljuje na drugoj fakturi | Prethodno je uključen — polje Fakturisan je postavljeno |
Filtriraj po nenaplaćeno u listi tajmšitova |
| Tajmer nastavlja da teče | Neko je zaboravio da ga zaustavi | Idi na Tajmšitove → zaustavi ručno |
Relevantni izveštaji
- Pregled Projekta — kartica unutar projekta — evidentirani sati vs. prodajni nalog, troškovi, napredak zadataka
- Tajmšitovi —
/admin/staff/timesheets— sati po članu osoblja po periodu - Troškovi —
/admin/expenses— naplative troškovi po projektu - Opterećenje Resursa —
/admin/resource_workload— kapacitet tima