Tok rada: Terenski agent — Distribucija putem agenata

Uključeni moduli: Potencijalni klijenti · Klijenti · Zadaci · Appointly · Narudžbine · Fakture · Plaćanja · Prodajni agent · Provizija · Ciljevi · Magacin · Izveštaji · DataPulse
Ko ga koristi: Prodajni agenti · Menadžer prodaje · Finansije · Magacin
Tipično trajanje: Dnevni ciklus (posete + narudžbine) + Mesečni ciklus (provizije + ciljevi)

Pregled

Distributivne kompanije sa terenskom mrežom — hrana, pharma, HORECA, kozmetika, građevinski materijali — rade po modelu u kojem je prodajni agent primarni kontakt sa klijentima (prodavnice, restorani, klinike, apoteke). Agent posećuje 8–20 klijenata dnevno, prima narudžbine usmeno ili putem telefona/tableta, proverava dostupne zalihe i prenosi narudžbine magacinu za isporuku istog ili sledećeg dana.

CRMConnect upravlja kompletnim ciklusom: od planiranja rute ujutro, do primanja narudžbina na terenu, provere zaliha u realnom vremenu, potvrde magacina, fakturisanja i evidentiranja gotovinskih plaćanja, sve do automatskog obračuna provizije nakon potvrde plaćanja.

Drugi ciklus — mesečni — uključuje praćenje ciljeva agenta u odnosu na stvarne rezultate, odobravanje provizije od strane menadžera i analizu performansi po klijentskom portfoliju i kategoriji proizvoda.

Dijagram toka

JUTRO — PLANIRANJE RUTE
  │
  ├── Zadaci za posete danas
  │     kreiran od menadžera ili auto-generisan (ponavljajući klijenti)
  ├── Klijenti sa ponavljajućim narudžbinama — dospevaju danas
  ├── Klijenti sa dospelim fakturama — za naplatu gotovine
  └── Novi klijenti iz Potencijalnih klijenata — za prvu posetu
  │
  ↓
NA TERENU — POSETA KLIJENTU
  │
  ├── Otvoriti karticu klijenta → saldo fakture + poslednje narudžbine
  ├── Proveriti dostupne zalihe za tražene proizvode
  ├── Kreirati Narudžbinu (terenska narudžbina) sa dogovorenim proizvodima
  │     cene primenjene automatski iz cenovnika grupe klijenta
  └── Označiti zadatak Posete kao Završen + dodati napomenu
  │
  ↓
POTVRDA NARUDŽBINE
  │
  ├── Narudžbina Prihvaćena → poslata magacinu za komisioniranje
  ├── Magacin proverava zalihe → kreira Otpremnicu → Listu pakovanja
  └── Isporuka klijentu: sopstvenim vozačem ili kurirom
  │
  ↓
FAKTURISANJE I PLAĆANJE
  │
  ├── Faktura generisana iz Narudžbine (manuelno ili automatski)
  ├── Gotovinsko plaćanje na terenu → odmah evidentirano u Plaćanjima
  ├── Plaćanje karticom/POS → evidentirano sa referencom transakcije
  └── Odloženo plaćanje (kredit) → praćenje roka + upozorenje o dospelosti
  │
  ↓
PROVIZIJA
  │  izračunata automatski nakon potvrde plaćanja fakture
  │  vidljiva na /admin/commission → Na čekanju odobrenja
  │  Menadžer odobrava → Provizija finalizovana
  │
  ↓
DNEVNO / MESEČNO IZVEŠTAVANJE
  │
  ├── Stvarni vs. Ciljevi — agent vidi napredak
  └── Menadžer vidi performanse celog tima u DataPulse-u

[MESEČNI CILJ AŽURIRAN ✓ · PROVIZIJA ODOBRENA ✓ · AKTIVAN PORTFOLIO ✓]

Korak po korak

1. Podešavanje agenta i struktura provizije

Gde: /admin/sales_agent + /admin/commission

Pre nego što agent može biti praćen u sistemu, mora biti konfigurisan kao Prodajni agent — odvojeno od korisničkog naloga agenta u CRMConnect-u.

1a. Kreiranje prodajnog agenta

Gde: /admin/sales_agent → Novi prodajni agent

Podržani tipovi provizija:

1b. Dodeljivanje klijenata agentu

Gde: /admin/clients → urediti klijenta → polje Prodajni agent

Svaki klijent u portfoliju je dodeljen agentu. Ovo dodeljivanje određuje:

• Koje narudžbine se pripisuju agentu (provizija)
• Filtriranje u izveštajima po agentu
• Vidljivost klijenata ako agent ima ograničen pristup sopstvenom portfoliju

Masovni uvoz: Ako imate stotine klijenata, koristiti CSV uvoz iz /admin/clients/import sa popunjenim poljem sales_agent_id.

1c. Konfiguracija mesečnih ciljeva (Ciljevi)

Gde: /admin/goals → Novi cilj

Preporuka: Kreirati ciljeve na početku svakog meseca. Agent može da vidi napredak u realnom vremenu sa sopstvene kontrolne table.

2. Dnevno planiranje rute

Gde: /admin/tasks + /admin/appointly

2a. Zadaci za posete

Gde: /admin/tasks → filter: dodeljeno agentu + rok: danas

Zadaci za posete mogu biti:

Polja zadatka za posetu:

2b. Appointly — Zakazani termini

Gde: /admin/appointly

Za unapred zakazane posete (ključni klijenti, prezentacije novih proizvoda, pregovori), koristiti Appointly za:

• Vizuelni kalendar sa svim posetama tima
• Potvrda termina putem e-maila/SMS-a klijentu
• Integracija sa Google Kalendarom (ako je aktivna)

Jutarnja priprema — kontrolna lista agenta:

1. Otvoriti Zadatke → filter Danas + Dodeljeno meni → sortirati po prioritetu
2. Proveriti Appointly → potvrđeni termini za tekući dan
3. Identifikovati klijente sa dospelim fakturama u portfoliju (izveštaj potraživanja)
4. Zabeleži anticipirane ponavljajuće narudžbine (klijenti sa fiksnom frekvencijom)
5. Proveriti opšte zalihe za glavne proizvode — izbegavati nemoguća obećanja

3. Poseta klijentu — Terenska procedura

Gde: /admin/clients/[id] (mobilni pristup) + /admin/invoices (saldo klijenta)

3a. Otvaranje kartice klijenta

Po dolasku kod klijenta, agent otvara karticu klijenta u CRM-u (mobilni pregledač ili aplikacija):

Informacije proveravane na svakoj poseti:

Signal upozorenja — klijent sa dospelim iznosima:

Ako ukupne dospele fakture > postavljeni kreditni limit ili ako klijent ima fakture sa prekoračenim rokom > 30 dana:

1. Ne primati novu narudžbinu bez odobrenja menadžera
2. Pokušati gotovinsku naplatu dospelog iznosa
3. Odmah evidentirati plaćanje u Plaćanjima (terenska gotovina)
4. Eskalirati menadžeru ako klijent odbija plaćanje

3b. Provera dostupnih zaliha

Gde: /admin/warehouse/commodities → trenutni saldo ili iz Narudžbine pri dodavanju proizvoda

Pre potvrde količina, agent proverava stvarnu dostupnost:

Važno: CRMConnect ne rezerviše zalihe pri kreiranju Narudžbine. Ako dva agenta istovremeno primaju narudžbine za isti proizvod, obe narudžbine su prihvaćene, ali stanje se smanjuje tek pri otpremnici. Magacin mora upravljati prioritetom isporuke.

Preporučena procedura:

1. Dodati proizvod u Narudžbinu → CRM može prikazati dostupne zalihe pored proizvoda (ako je opcija aktivna)
2. Ako nema dovoljno zaliha → odmah obavestiti klijenta i ponuditi dostupnu alternativu ili ETA za dopunu
3. Ne potvrđivati količine za koje znate da nisu dostupne

3c. Kreiranje terenske narudžbine

Gde: /admin/estimates → Nova narudžbina

Obavezna polja:

Cene se primenjuju automatski iz Cenovnika grupe klijenta. Agent vidi prodajne cene; ako ima dozvolu, može videti i maržu.

Statusi narudžbine tokom posete:

3d. Završetak posete — Zadatak Završen

Pri napuštanju lokacije:

1. Otvoriti zadatak posete → Označi kao Završen
2. Dodati internu napomenu: šta je razgovarano, šta je naručeno, problemi koje je klijent prijavio, akcije za praćenje
3. Ako je klijent platio gotovinom: odmah evidentirati plaćanje (videti Korak 7)
4. Ako je identifikovan novi klijent na terenu: kreirati novi Potencijalni klijent za njega

4. Prospektovanje novih klijenata na terenu (Potencijalni klijenti)

Gde: /admin/leads → Novi potencijalni klijent

Agent identifikuje prodavnice, restorane ili druge prodajne objekte na terenu koji još nisu u portfoliju. Odmah ih dodaje kao Potencijalne klijente.

Polja terenskog potencijalnog klijenta:

Lijaš Potencijalni klijent → Novi klijent:

Novi Potencijalni klijent (identifikovan na terenu)
  │
  ↓ Kontaktiran — agent dolazi sa ponudom
  │
  ↓ Ponuda poslata — Narudžbina poslata kao komercijalni predlog
  │
  ↓ Pregovaranje — uslovi plaćanja, kredit, cena
  │
  ↓ Konvertovan u Klijenta
      │  kreirati Karticu klijenta + dodeliti Grupu klijenata + Cenovnik
      │  dodeliti trenutnog agenta
      │
      → Prva narudžbina obrađena kao i kod svakog aktivnog klijenta

5. Obrada narudžbine u magacinu

Gde: /admin/warehouse/manage_delivery (magacin) + /admin/estimates (agent)

5a. Vidljivost narudžbine u magacinu

Kada agent označi Narudžbinu kao Prihvaćenu, magacin vidi narudžbinu u listi narudžbina za pripremu.

Tok magacina:

1. Menadžer magacina otvara /admin/estimates → filter: status Prihvaćena + Magacin: njihov magacin
2. Proverava dostupnost zaliha za svaki proizvod u narudžbini
3. Kreira Otpremnicu za isporuku iz Narudžbine (ili iz Fakture ako je faktura generisana prva)
4. Pri odobravanju otpremnice: stanje se automatski smanjuje + generisana Lista pakovanja
5. Paketi pripremljeni + AWB generisan (ako isporuka kurirom)
6. Isporuka otpremljena: vozilom agenta (ista tura) ili timom za isporuku

5b. Komunikacija Magacin ↔ Agent

Ako isporuka nije moguća (nedovoljne zalihe za neke proizvode):

6. Fakturisanje terenskih narudžbina

Gde: /admin/invoices

6a. Generisanje fakture

Faktura se može generisati u dva momenta:

Statusi fakture:

6b. eFactura B2B

Za klijente — pravna lica (B2B), faktura se automatski prenosi u ANAF e-Fakturu pri izdavanju (ako je modul aktivan). Agent nema dodatnih akcija — proces je automatski. Status prenosa vidljiv je u kartici eFactura u zapisu fakture.

7. Evidentiranje terenskih plaćanja

Gde: /admin/invoices/[id] → Dodaj Plaćanje + /admin/payments

7a. Gotovinsko plaćanje na terenu

Agent naplaćuje gotovinu od klijenta u trenutku isporuke ili posete:

1. Otvoriti fakturu klijenta u CRM-u (mobilno)
2. Dodaj Plaćanje → popuniti:
   • Iznos: naplaćeni iznos
   • Način plaćanja: Gotovina
   • Datum: trenutni datum (ne retroaktivno)
   • Referenca: potvrda o prijemu ili broj priznanice (ako je izdata)
   • Napomena: Gotovina naplaćena na terenu od [Ime agenta]
3. Ako je delimično plaćanje: delimičan iznos + preostali saldo ostaje otvoren
4. Faktura prelazi u status Plaćena ili Delimično plaćena

Važno: Evidentiranje terenske gotovine mora se obaviti odmah ili najkasnije po povratku u kancelariju. Prikupljena gotovina mora biti deponovana kod blagajnika i usklađena sa plaćanjima evidentiranim u CRM-u.

7b. Plaćanje karticom/POS

1. Dodaj Plaćanje → Način plaćanja: Kartica / POS
2. Referenca: broj POS transakcije ili poslednje 4 cifre
3. Iznos: tačan iznos obrađen

7c. Plaćanje bankovnim transferom (Kredit)

Klijenti sa uslovima plaćanja (Net 15, Net 30) ne plaćaju na terenu. Fakture ostaju u statusu Poslata do potvrde plaćanja:

1. Na datum dospeća → sistem automatski označava fakturu kao Dospela
2. Odgovorni agent prima obaveštenje (ako su upozorenja konfigurisana)
3. Po prijemu bankovnog izvoda → Finansije evidentiraju plaćanje u CRM-u
4. Alternativno: klijent može platiti online putem linka u e-mailu (ako je platni prolaz aktivan)

8. Obračun i odobravanje provizije

Gde: /admin/commission

8a. Kako se provizija obračunava

Provizija agenta se obračunava automatski na osnovu konfiguracije u Prodajnom agentu:

Uslov prihvatljivosti:
  Faktura povezana sa narudžbinom agenta → status = Plaćena (2)

Obračun:
  Neto vrednost fakture × Procenat provizije agenta = Bruto provizija

Primer:
  Faktura #INV-2847: 42.000 RSD (bez PDV-a)
  Agent: Ion Popescu — 3% provizija
  Bruto provizija: 42.000 × 3% = 1.260 RSD

Statusi provizije:

8b. Tok odobravanja (menadžer)

1. /admin/commission → filter: Status = Na čekanju + Tekući mesec
2. Proveriti svaki red: pridružena faktura, agent, iznos, datum plaćanja
3. Odobri sve (ako je sve u redu) ili Odobri pojedinačno
4. Odobrena provizija se podnosi HR Platnom spisku za uključivanje u mesečni obračun zarada

Korekcije provizije:

9. Praćenje ciljeva i izveštavanje o performansama

Gde: /admin/goals + /admin/reports + /admin/datapulse

9a. Ciljevi po agentu (Goals)

Agent vidi napredak prema cilju u realnom vremenu:

Gde: /admin/goals → filter tekući mesec + tekući agent

9b. Kontrolna tabla menadžera — Performanse tima

Gde: /admin/datapulse (ako je aktivan) ili /admin/reports/sales_by_staff

9c. Dnevni izveštaj agenta

Na kraju dana, agent popunjava (ili menadžer automatski izvlači):

1. Završeni zadaci → koliko poseta je obavljeno
2. Kreirane Narudžbine → ukupna vrednost preuzetih narudžbina
3. Naplaćena gotovina → ukupno iz Plaćanja tipa Gotovina za tekući dan
4. Novi Potencijalni klijenti → prospekti identifikovani na terenu
5. Problemi / eskalacije → zabeleženi u zadacima ili napomenama klijenta

Šta se kreira automatski

Tačke gde tok može da zastane

Relevantni izveštaji

• Prodaja po Osoblju / Agentu — /admin/reports/sales_by_staff — prodaja po agentu: vrednost, broj faktura, aktivni klijenti
• Izveštaj o provizijama — /admin/commission — provizije na čekanju i odobrene po agentu po mesecu
• Napredak ciljeva — /admin/goals — stvarni vs. cilj po agentu po mesecu
• Dospele fakture klijenata — /admin/invoices?status=4 filtrirano po Prodajnom Agentu — potraživanja po portfoliju agenta
• Završeni zadaci — /admin/tasks?status=completed — obavljene posete: frekvencija po klijentu, po agentu
• Potencijalni klijenti po agentu — /admin/leads filtrirano po Dodeljeno — aktivno prospektovanje i konverzija
• Plaćanja Gotovina — /admin/payments?payment_mode=cash — gotovina naplaćena dnevno po agentu (usklađivanje blagajne)
• Lijaš narudžbina — /admin/estimates?status=2 — poslate narudžbine, još nepotvrđene
• DataPulse — /admin/datapulse — izvršna kontrolna tabla: top agenti, trendovi, upozorenja o lošim performansama

Uključeni moduli — detaljna dokumentacija

Klijenti i CRM: Potencijalni klijenti · Klijenti · Grupe klijenata · Zadaci · Appointly

Prodaja i Fakturisanje: Narudžbine · Fakture · Plaćanja · Cenovnici

Agenti i Performanse: Prodajni agent · Provizija · Ciljevi

Magacin: Otpremnice za isporuku · Istorija magacina

Izveštaji i Analitika: Izveštaji · DataPulse

Povezani tokovi rada: Potencijalni klijent → Naplata · Kompletni komercijalni ciklus · Magacin Prijem → Izdavanje · OmniSales Fulfillment

← Povratak na tokove rada