AR računovođa — Potraživanja
Odeljenje: Finansije
Nivo: Operativni
Primarni cilj: Naplata novca od kupaca — praćenje faktura, evidentiranje plaćanja, usklađivanje bankovnih izvoda, upravljanje usklađenošću e-faktura
Šta ova uloga radi
AR računovođa je odgovoran za sve naplate od kupaca: izdaje ili proverava fakture, prati dospela plaćanja, evidentira primljene uplate, usklađuje bankovne izvode i osigurava da B2B fakture budu ispravno dostavljene ANAF-u putem e-fakturisanja. On je prvi koji saznaje da klijent kasni sa plaćanjem i prvi koji deluje.
Moduli koji se koriste svakodnevno
| Modul | Gde se nalazi | Za šta se koristi |
|---|---|---|
| Fakture | Prodaja → Fakture | Glavni red — poslate, dospele, delimično plaćene fakture |
| Plaćanja | Prodaja → Plaćanja | Evidentiranje svakog primljenog plaćanja |
| Izvod banke | Finansije → Izvod banke | Usklađivanje primljenih plaćanja sa bankovnim izvodom |
| e-Faktura | Finansije → e-Faktura | Dostavljanje B2B faktura ANAF-u i praćenje statusa |
| Kreditne note | Prodaja → Kreditne note | Obrada storniranja i povrata od kupaca |
| Stanja računa | Finansije → Stanja računa | Pregled interne gotovinske pozicije |
| Klijenti | CRM → Klijenti | Provera poreskih podataka kupca i istorijata plaćanja |
Dnevna rutina
Jutro — status naplata
- Fakture → filter status "Dospelo" (prošao rok dospeća) + "Delimično plaćeno"
- Sortirati po broju dana kašnjenja opadajuće — najstarije prvo
- Fakture dospele > 7 dana → poslati opomenu (email sa platforme ili telefonski poziv)
- Fakture dospele > 30 dana → eskalirati Menadžeru prodaje / CFO
Evidentiranje primljenih plaćanja
- Otvoriti bankovni izvod primljen od banke (MT940 ili CSV)
- Izvod banke → uvesti izvod ili ručno dodati svaku primljenu transakciju
- Za svaki bankovni unos → pridružiti odgovarajuću fakturu → status fakture se menja u "Plaćeno" ili "Delimično plaćeno"
- Neidentifikovane uplate (pogrešno naveden referentni broj kupca) → staviti na čekanje i istražiti
e-Faktura ANAF (B2B kupci sa PIB-om)
- e-Faktura → proveriti listu faktura sa statusom "Na čekanju" ili "Greška validacije"
- Fakture odbijene od strane ANAF-a → identifikovati pogrešno polje → ispraviti fakturu → ponovo dostaviti
- Validirane fakture → preuzeti potpisanu arhivu ako vam je potreban ANAF PDF
Kraj dana — usklađivanje
- Proveriti da su sva plaćanja primljena danas evidentirana na platformi
- Da li stanje u Izvodu banke odgovara plaćanjima evidentiranim u Plaćanjima? Ako ne → identifikovati neslaganje
Ključni tokovi rada
Tok rada 1 — Evidentiranje potpunog plaćanja od kupca
Kupac prenosi puni iznos
→ Primiti bankovnu obaveštenje (email ili izvod)
→ Prodaja → Plaćanja → Dodaj
→ Kupac: odabrati sa liste
→ Faktura: odabrati odgovarajuću fakturu
→ Iznos, datum, metod plaćanja (bankovna doznaka)
→ Sačuvati → Faktura automatski prelazi u status "Plaćeno"
→ Usklađivanje Izvoda banke: pridružiti bankovni red evidentiranom plaćanju
Tok rada 2 — Delimično plaćanje
Kupac prenosi delimično (npr. 60% fakture)
→ Prodaja → Plaćanja → Dodaj
→ Iznos: stvarni primljeni iznos (ne ukupna vrednost fakture)
→ Faktura prelazi u status "Delimično plaćeno"
→ Preostali saldo vidljiv na fakturi
→ Na drugoj rati → dodati još jedno plaćanje za razliku
→ Na 100% → faktura prelazi u "Plaćeno"
Tok rada 3 — Kupac ne plaća — praćenje dospelih potraživanja
Faktura dospela > 7 dana
→ Otvoriti fakturu → dugme "Pošalji opomenu" (automatski email sa linkom za plaćanje)
→ Evidentirati aktivnost (napomena u dosijeu kupca)
> 14 dana bez plaćanja
→ Telefonski poziv + formalni email sa obaveštenjem
→ Evidentirati aktivnost
> 30 dana bez plaćanja
→ Prijaviti Menadžeru prodaje i CFO
→ Isporuka novih narudžbina može biti obustavljena do regularizacije
> 60 dana bez plaćanja → menadžerska odluka: plan plaćanja ili naplata duga
Tok rada 4 — e-Faktura za B2B kupca
Izdata faktura za kupca sa važećim PIB-om
→ Finansije → e-Faktura → dugme "Dostavi ANAF-u" na fakturi
ILI
→ Automatsko dostavljanje (ako je Auto-slanje = UKLJUČENO, posle X dana)
ANAF obrađuje → 3 moguća statusa:
├── Validirano (OK) → preuzeti potpisanu arhivu po potrebi
├── Greška validacije → identifikovati pogrešno polje (adresa, PIB, poreska stopa) → ispraviti fakturu → ponovo dostaviti
└── Duplikat → faktura je prethodno dostavljena → proveriti postojeću arhivu
Uvoz faktura dobavljača (obrnuto):
→ e-Faktura → Uvoz iz e-Fakture → fakture vaših dobavljača iz SPV ulaze automatski
→ Uskladiti sa Narudžbinama nabavke (predati AP računovođi)
Tok rada 5 — Storniranje / Kreditna nota
Kupac vraća robu ili zahteva ispravku fakture
→ Prodaja → Kreditne note → Dodaj
→ Pridružiti originalnu fakturu
→ Uneti stavke i iznose za storniranje
→ Kreditna nota automatski smanjuje saldo kupca
→ Ako kreditna nota pokriva dospelu fakturu → faktura se smatra "delimično plaćenom"
→ Ako kupac ima pravo na povrat → evidentirati obrnuto plaćanje
→ Kreditna nota mora biti dostavljena ANAF-u ako je originalna faktura poslata putem e-fakture
e-Faktura — šta treba znati kao AR računovođa
Uslovi da faktura bude prihvatljiva za e-fakturisanje
| Uslov | Šta proveriti |
|---|---|
| Kupac ima važeći PIB | Polje PIB u dosijeu kupca ispravno popunjeno |
| Faktura je u RSD | Valuta = RSD (e-faktura ne prihvata druge valute) |
| Faktura nije nacrt ili otkazana | Aktivan status |
| PIB vaše kompanije konfigurisan | Podešavanja → Opšte → company_vat |
Česte greške pri ANAF validaciji
| Greška | Uzrok | Rešenje |
|---|---|---|
| Nevažeći PIB kupca | Netačan PIB ili pogrešan format | Proveriti PIB na anaf.ro → ažurirati u dosijeu kupca |
| Nedostaje adresa | Kupac nema kompletnu adresu | Popuniti adresu u CRM → Klijenti |
| Pogrešna stopa PDV | Stopa nije prepoznata od strane ANAF | Proveriti sa Opštim računovođom konfigurisane stope |
| Duplikata faktura | Ista faktura dostavljena dva puta | Proveriti postojeću arhivu |
Metrike za praćenje
| Metrika | Šta znači | Cilj |
|---|---|---|
| DSO (Dani prodaje u prometu) | Prosečni broj dana od fakturisanja do naplate | Industrijski benchmark: 30–45 dana B2B |
| % faktura plaćenih na vreme | Fakture naplaćene na datum dospeća ili pre | > 80% |
| Vrednost AR > 30 dana | Potraživanja sa višim rizikom | Nedeljno izveštavati CFO |
| Stopa usklađenosti e-faktura | % B2B faktura uspešno dostavljenih ANAF-u | 100% prihvatljivih |
| Neusklađena plaćanja | Primljene uplate koje nisu pridružene fakturi | 0 na kraju dana |
Praktični saveti
Usklađivanje bankovnog izvoda radite isti dan. Neevidentirana uplata znači da faktura i dalje izgleda kao dospela — kupac dobija opomenu iako je platio. To šteti odnosu.
Proverite PIB kupca pre dostavljanja ANAF-u. Netačan PIB = greška validacije = faktura ne stiže do ANAF-a = potencijalna kazna. 30 sekundi na anaf.ro štedi mnogo izgubljenog vremena.
Ne izdajte kreditnu notu bez znanja da li je originalna faktura poslata ANAF-u. Ako jeste, kreditna nota mora biti poslata ANAF-u. Neregistrovana kreditna nota stvara neslaganje.
Dokumentujte svaki kontakt sa kupcem koji kasni sa plaćanjem. Napomena dodana u dosije kupca sa datumom, kontaktiranom osobom i dogovorom štiti kompaniju ako dođe do spora.