Blagajnik / Trezorer
Odeljenje: Finansije
Nivo: Operativni
Primarni cilj: Upravljanje gotovinom i novčanim pozicijama kompanije — kasa, bankovna usklađivanja, petty cash, interni budžeti
Šta radi ova uloga
Blagajnik/Trezorer upravlja novčanim tokovima kompanije: vodi dnevnu kasu, usklađuje bankovne izvode sa evidentiranim uplatama, upravlja internim fondovima (petty cash, departmentski budžeti, rezerve) i osigurava da je novčana pozicija ispravna i podložna reviziji u svakom trenutku.
Svakodnevno korišćeni moduli
| Modul | Gdje se nalazi | Za šta se koristi |
|---|---|---|
| Kasa | Finansije → Kasa | Evidentiranje svih gotovinskih prihoda i rashoda |
| Bankarski izvod | Finansije → Bankarski izvod | Bankovne usklađivanje sa CRM uplatama/naplatama |
| Stanja računa | Finansije → Stanja računa | Upravljanje internim fondovima (petty cash, budžeti) |
| Plaćanja | Prodaja → Plaćanja | Provjera evidentiranih uplata kupaca |
| Načini plaćanja | Finansije → Načini plaćanja | Referenca za pravila svakog načina plaćanja |
Dnevna rutina
Otvaranje kase (jutro)
- Kasa → provjeri početno stanje (= zaključno stanje prethodnog dana)
- Fizički prebroj gotovinu u kasi → potvrdi da odgovara sistemskom stanju
- Ukoliko postoji razlika → istraži transakcije prethodnog dana prije nastavka
Tokom dana — evidentiranje gotovinskih transakcija
- Svaki gotovinski prihod (gotovinska uplata kupca, uplata gotovine) → Kasa → Dodaj unos:
- Tip: Prihod
- Iznos, datum, opis (npr. "Uplata fakture #F2026-0145 — kupac Ionescu SRL")
- Način plaćanja: Gotovina
- Svaki gotovinski rashod (plaćanje dobavljaču gotovinom, operativni trošak) → Kasa → Dodaj rashod:
- Tip: Rashod
- Iznos, datum, opis, obrazloženje troška
- Priloži fiskalni račun (ako je dostupan u sistemu)
Bankovno usklađivanje (dnevno ili po prijemu izvoda)
- Primi bankarski izvod (MT940, CSV ili preuzimanje iz internet bankarstva)
- Bankarski izvod → uvezi ili ručno dodaj svaki red iz izvoda
- Poveži svaki bankarski red sa odgovarajućom CRM transakcijom:
- Bankarski prihod = uplata kupca → poveži sa unosom u Plaćanjima
- Bankarski rashod = plaćanje dobavljaču → poveži sa fakturom dobavljača
- Nepovezani redovi na kraju dana → istraži: interni transfer? neevidentirani bankarski trošak?
Upravljanje petty cash-om i internim budžetima
- Stanja računa → provjeri nivo svakog internog fonda:
- Centralni petty cash
- Petty cash filijale (ako je primjenjivo)
- Alocirani departmentski budžeti
- Ako je fond ispod minimalnog praga → pokreni dopunu (Transfer sa glavnog računa)
Zatvaranje kase (kraj dana)
- Kasa → generiši dnevni izvještaj: ukupni prihodi, ukupni rashodi, zaključno stanje
- Fizički prebroj gotovinu → potvrdi da odgovara sistemskom stanju
- Potpiši kasni izvještaj (fizički ili digitalni)
- Svaka razlika → evidentiraj kao usklađenje s navedenim razlogom
Ključni radni tokovi
Radni tok 1 — Dnevna kasa
Otvori dan → provjeri početno stanje
↓
Tokom dana:
Gotovinski prihodi: uplate kupaca, depoziti → evidentiraj svaki
Gotovinski rashodi: gotovinska plaćanja dobavljačima, troškovi → evidentiraj svaki s obrazloženjem
↓
Zatvori dan:
→ Generiši dnevni izvještaj
→ Fizički prebroj gotovinu
→ Potvrdi fizički prebrojano = sistemsko stanje
→ Potpiši / arhiviraj
→ Ako postoji razlika → usklađenje s dokumentovanim razlogom
Radni tok 2 — Usklađivanje bankarskog izvoda
Primi bankarski izvod (dnevno ili po potrebi)
→ Bankarski izvod → uvezi fajl (MT940 / CSV)
ILI dodaj redove ručno
↓
Svaki bankarski red → poveži sa:
├── Uplata kupca → unos u Plaćanjima
├── Plaćanje dobavljaču → faktura dobavljača ili Nabavke
├── Operativni trošak → Troškovi ili Kasa
└── Bankarska provizija → evidentiraj kao rashod tipa "Provizija"
↓
Nepovezani redovi → istraži:
├── Uplata od nepoznatog kupca → kontaktiraj kupca ili AR računovođu
├── Nepoznati rashod → kontaktiraj banku ili operativni tim
└── Interni transfer između sopstvenih računa → evidentiraj kao transfer bez uticaja na P&L
↓
Stanje u CRM sistemu = Bankovno stanje ✓
Radni tok 3 — Upravljanje petty cash-om
Zaposleni pravi trošak koristeći petty cash
→ Donosi račun/fiskalni račun
→ Provjeri da je račun valjan (dobavljač, iznos, datum)
→ Stanja računa → Isplata iz fonda Petty Cash
→ Iznos, datum, opis, odgovorni zaposleni
→ Evidentiraj račun u sistemu (ako se može pripisati dobavljaču)
→ Fond se smanjuje za isplaćeni iznos
Fond Petty Cash dostiže minimalni prag:
→ Stanja računa → Transfer sa glavnog računa
→ Iznos dopune
→ Bankarski izvod → poveži sa rashodom sa bankovnog računa
→ Fond vraćen na standardni nivo
Radni tok 4 — Upravljanje departmentskim budžetima
Početak mjeseca → CFO alocira budžete po odjelenjima
→ Stanja računa → Kreiraj račun (ili dopuni postojeći)
→ Naziv: "Marketinški budžet juni 2026."
→ Početno stanje: alocirani iznos
↓
Tokom mjeseca:
→ Odeljenje pravi troškove → evidentiraš zaduženja na tom računu
→ U svakom trenutku možeš vidjeti: alocirani budžet - potrošeno = dostupno
↓
Kraj mjeseca:
→ Izvještaj po računu → predstavi CFO-u potrošnju nasuprot alokacije
→ Nepotrošeni saldo → može se prenijeti ili vratiti na generalni račun
Bankovno usklađivanje — periodi i učestalost
| Učestalost | Preporučeno za | Gdje |
|---|---|---|
| Dnevno | Kompanije s visokim obimom transakcija | Bankarski izvod → odmah usklađivanje |
| Nedeljno | Kompanije s umjerenom aktivnošću | Bankarski izvod → grupno usklađivanje |
| Mesečno | Male kompanije, nizak protok | Kraj mjeseca, prije računovodstvenog izvoza |
Preporuka: Dnevno usklađivanje eliminiše nakupljanje razlika i značajno ubrzava zatvaranje na kraju mjeseca.
Gotovinska dokumenta i arhiviranje
Svaka gotovinska transakcija mora imati prateći dokument:
| Tip transakcije | Prateći dokument |
|---|---|
| Gotovinska uplata kupca | Fiskalni račun izdat kupcu |
| Gotovinska uplata dobavljaču | Potvrda/faktura dobavljača |
| Operativni trošak | Fiskalni račun ili potvrda |
| Isplata iz petty cash-a | Zahtjev za obrazloženje + fiskalni račun |
| Gotovinska razlika | Obrazloženje potpisano od odgovornog lica |
Fizička dokumenta arhiviraju se mesečno u redosljedno numerisanim kasnim mapama.
Metrike za praćenje
| Metrika | Šta znači | Cilj |
|---|---|---|
| Dnevne kasne razlike | Broj razlika naspram sistema | 0 (tolerancija ±1 RON maksimalno) |
| Neusklađeni bankarski redovi | Nepovezane bankarske transakcije | 0 na kraju periodičnog usklađivanja |
| Prosječno vrijeme usklađivanja | Sati za usklađivanje bankarskog izvoda | < 2h za standardne izvode |
| Fondovi ispod minimalnog praga | Interni računi s nedovoljnim saldom | Dopunjeni isti dan |
Praktični savjeti
Prebroj kasu prije nego otвориš CRM. Fizičko prebrojavanje bez utjecaja je jedina stvarna validacija. Ako prvo otвориš sistem, tendencija je da brojiš kako bi potvrdio broj koji vidiš.
Svaki gotovinski rashod mora imati dokument prije evidentiranja. Ne evidentiraj "donijeće račun sutra" — ili donesu račun, ili se gotovina ne isplaćuje.
Bankarske provizije su troškovi, ne greške. Evidentiraj ih eksplicitno u Bankarskom izvodu kao rashode tipa "Bankarska provizija" — u suprotnom se pojavljuju kao razlike pri usklađivanju.
Transferi između sopstvenih računa nisu prihod ni rashod. Transfer sa tekućeg računa na depozit ili petty cash mora se evidentirati kao "interni transfer" — ne utiče na P&L.