Tesoriere / Cassiere
Reparto: Finance
Livello: Operativo
Obiettivo principale: Gestire i flussi di cassa e le posizioni di liquidità dell'azienda — cassa, riconciliazione bancaria, piccola cassa, budget interni
Cosa fa questo ruolo
Il Tesoriere/Cassiere gestisce i flussi di cassa dell'azienda: tiene la cassa giornaliera, riconcilia gli estratti conto bancari con i pagamenti registrati, gestisce i fondi interni (piccola cassa, budget dipartimentali, riserve) e garantisce che la posizione di cassa sia corretta e verificabile in qualsiasi momento.
Moduli utilizzati quotidianamente
| Modulo | Dove trovarlo | A cosa serve |
|---|---|---|
| Registro di Cassa | Finance → Registro di Cassa | Registra tutte le entrate e uscite di cassa |
| Estratto Conto | Finance → Estratto Conto | Riconciliazione bancaria con pagamenti/incassi CRM |
| Saldi Conti | Finance → Saldi Conti | Gestione fondi interni (piccola cassa, budget) |
| Pagamenti | Vendite → Pagamenti | Verifica pagamenti clienti registrati |
| Metodi di Pagamento | Finance → Metodi di Pagamento | Riferimento per le regole di ogni metodo |
Routine giornaliera
Apertura cassa (mattina)
- Registro di Cassa → verifica il saldo di apertura (= saldo di chiusura del giorno precedente)
- Conta fisicamente il contante in cassa → conferma che corrisponda al saldo di sistema
- In caso di discrepanza → verifica le transazioni del giorno precedente prima di continuare
Durante il giorno — registrazione transazioni di cassa
- Ogni entrata di cassa (pagamento cliente in contanti, versamento) → Registro di Cassa → Aggiungi voce:
- Tipo: Entrata
- Importo, data, descrizione (es. "Pagamento Fattura #F2026-0145 — cliente Rossi SRL")
- Metodo di pagamento: Contanti
- Ogni uscita di cassa (pagamento fornitore in contanti, spesa operativa) → Registro di Cassa → Aggiungi uscita:
- Tipo: Uscita
- Importo, data, descrizione, giustificativo di spesa
- Associa ricevuta fiscale (se disponibile nel sistema)
Riconciliazione bancaria (giornaliera o al ricevimento dell'estratto)
- Ricevi l'estratto bancario (MT940, CSV, o download dall'internet banking)
- Estratto Conto → importa o aggiungi manualmente ogni riga dell'estratto
- Associa ogni riga bancaria alla corrispondente transazione CRM:
- Entrata bancaria = pagamento cliente → associa alla voce in Pagamenti
- Uscita bancaria = pagamento fornitore → associa alla fattura fornitore
- Righe non riconciliate a fine giornata → verifica: bonifico interno? commissione bancaria non registrata?
Gestione piccola cassa e budget interni
- Saldi Conti → controlla il livello di ogni fondo interno:
- Piccola Cassa Centrale
- Piccola Cassa Filiale (se applicabile)
- Budget dipartimentali allocati
- Se un fondo è sotto la soglia minima → avvia il reintegro (Trasferimento dal conto principale)
Chiusura cassa (fine giornata)
- Registro di Cassa → genera il report della giornata: totale entrate, totale uscite, saldo di chiusura
- Conta fisicamente il contante → conferma che corrisponda al saldo di sistema
- Firma il report di cassa (fisico o digitale)
- Qualsiasi differenza → registra come rettifica con motivo specificato
Workflow chiave
Workflow 1 — Registro di cassa giornaliero
Apertura giornata → verifica saldo di apertura
↓
Durante il giorno:
Entrate di cassa: pagamenti clienti, versamenti → registra ogni voce
Uscite di cassa: pagamenti fornitori in contanti, spese → registra ognuna con giustificativo
↓
Chiusura giornata:
→ Genera report giornaliero
→ Conta fisicamente il contante
→ Conferma conta fisica = saldo di sistema
→ Firma / archivia
→ In caso di differenza → rettifica con motivo documentato
Workflow 2 — Riconciliazione estratto bancario
Ricevi estratto bancario (giornaliero o all'occorrenza)
→ Estratto Conto → importa file (MT940 / CSV)
OPPURE aggiungi righe manualmente
↓
Ogni riga bancaria → associa a:
├── Pagamento cliente → voce in Pagamenti
├── Pagamento fornitore → fattura fornitore o Acquisti
├── Spesa operativa → Spese o Registro di Cassa
└── Commissione bancaria → registra come uscita tipo "Commissione"
↓
Righe non riconciliate → verifica:
├── Pagamento da cliente sconosciuto → contatta cliente o Contabile AR
├── Uscita sconosciuta → contatta banca o ufficio operativo
└── Trasferimento interno tra conti propri → registra come trasferimento senza impatto su P&L
↓
Saldo sistema CRM = Saldo bancario ✓
Workflow 3 — Gestione piccola cassa
Dipendente effettua una spesa usando la piccola cassa
→ Porta la ricevuta/scontrino fiscale
→ Verifica che la ricevuta sia valida (fornitore, importo, data)
→ Saldi Conti → Prelievo dal fondo Piccola Cassa
→ Importo, data, descrizione, dipendente responsabile
→ Registra la ricevuta nel sistema (se associabile a un fornitore)
→ Il fondo diminuisce dell'importo prelevato
Il fondo Piccola Cassa raggiunge la soglia minima:
→ Saldi Conti → Trasferimento dal conto principale
→ Importo di reintegro
→ Estratto Conto → associa all'uscita dal conto bancario
→ Il fondo torna al livello standard
Workflow 4 — Gestione budget dipartimentale
Inizio mese → il CFO alloca i budget per reparto
→ Saldi Conti → Crea conto (o reintegra quello esistente)
→ Nome: "Budget Marketing Giugno 2026"
→ Saldo iniziale: importo allocato
↓
Durante il mese:
→ Il reparto effettua spese → registri gli addebiti su quel conto
→ Puoi vedere in qualsiasi momento: budget allocato - utilizzato = disponibile
↓
Fine mese:
→ Report per conto → presenta al CFO l'utilizzo vs. allocazione
→ Saldo inutilizzato → può essere riportato o restituito al conto generale
Riconciliazione bancaria — periodi e frequenze
| Frequenza | Consigliata per | Dove |
|---|---|---|
| Giornaliera | Aziende con alto volume di transazioni | Estratto Conto → riconciliazione immediata |
| Settimanale | Aziende con attività moderata | Estratto Conto → riconciliazione batch |
| Mensile | Piccole aziende, basso flusso | Fine mese, prima dell'export contabile |
Raccomandazione: La riconciliazione giornaliera elimina l'accumulo di discrepanze e rende la chiusura di mese molto più rapida.
Documenti di cassa e archiviazione
Ogni transazione di cassa deve avere un documento giustificativo:
| Tipo di transazione | Documento giustificativo |
|---|---|
| Pagamento cliente in contanti | Ricevuta fiscale emessa al cliente |
| Pagamento fornitore in contanti | Ricevuta/fattura fornitore |
| Spesa operativa | Scontrino fiscale o ricevuta |
| Prelievo piccola cassa | Nota di giustificazione + scontrino fiscale |
| Differenza di cassa | Nota esplicativa firmata dal responsabile |
I documenti fisici vengono archiviati mensilmente in raccoglitori cassa numerati in sequenza.
Indicatori da monitorare
| Indicatore | Significato | Obiettivo |
|---|---|---|
| Differenze di cassa giornaliere | Conteggio discrepanze vs. sistema | 0 (tolleranza ±1 EUR massimo) |
| Righe bancarie non riconciliate | Transazioni bancarie non associate | 0 alla fine della riconciliazione periodica |
| Tempo medio di riconciliazione | Ore per riconciliare un estratto conto | < 2h per estratti standard |
| Fondi sotto soglia minima | Conti interni con saldo insufficiente | Reintegrati nella stessa giornata |
Consigli pratici
Conta la cassa prima di aprire il CRM. Un conteggio fisico non influenzato è l'unica vera validazione. Se apri prima il sistema, tendi a contare per confermare il numero che vedi.
Ogni uscita di cassa deve avere un documento prima di essere registrata. Non registrare "porterà la ricevuta domani" — o portano la ricevuta, o il contante non viene erogato.
Le commissioni bancarie sono costi, non errori. Registrale esplicitamente nell'Estratto Conto come uscite con tipo "Commissione bancaria" — altrimenti appaiono come discrepanze nella riconciliazione.
I trasferimenti tra i propri conti non sono ricavi né costi. Un trasferimento da un conto corrente a un deposito o alla piccola cassa deve essere registrato come "trasferimento interno" — non incide sul P&L.