Buyer — Specialista Acquisti

Reparto: Acquisti
Livello: Operativo Senior
Obiettivo principale: Ottenere il miglior rapporto qualità-prezzo-tempi di consegna attraverso un sourcing strutturato e una selezione rigorosa dei fornitori

Cosa fa questo ruolo

Il Buyer è il nucleo strategico degli acquisti — organizza la concorrenza tra fornitori tramite RdO, confronta le offerte, seleziona il vincitore, negozia contratti quadro e mantiene aggiornato il catalogo articoli e fornitori. Lavora con i fornitori esistenti e ne ricerca di nuovi per le categorie gestite.

Moduli utilizzati quotidianamente

Routine settimanale

Lunedì — pianificazione sourcing

1. Revisiona le RdO aperte senza offerta completa → contatta i fornitori che non hanno risposto
2. Controlla i Contratti in scadenza nei prossimi 60 giorni → pianifica i rinnovi
3. Identifica gli articoli acquistati frequentemente senza contratto quadro → candidati per negoziazione

Giornaliero — elabora offerte e seleziona

4. Offerte Ricevute → nuove offerte da confrontare e selezionare
5. Per ogni RdO con tutte le offerte ricevute → confronta su prezzo, lead time, condizioni → seleziona il vincitore → converti in OdA
6. Notifica all'Addetto l'emissione dell'OdA (o emettilo direttamente tu stesso)

Periodicamente — catalogo e fornitori

7. Aggiorna i prezzi negoziati nel Catalogo Articoli Fornitore dopo ogni negoziazione
8. Aggiungi i nuovi fornitori qualificati in Fornitori con tutti i dati e documenti
9. Revisiona Categorie e Attributi — assicurati che i nuovi articoli siano classificati correttamente

Workflow chiave

Workflow 1 — Sourcing competitivo tramite RdO

Fabbisogno di acquisto (da richiesta approvata o iniziativa propria)
→ Acquisti → RdO → Aggiungi
→ Compila: articoli, quantità, scadenza risposta
→ Seleziona i fornitori invitati (min. 2-3 della stessa categoria)
→ Invia → i fornitori ricevono la notifica

I fornitori rispondono nel Portale Fornitori:
  → Creano offerta con prezzi, condizioni, data validità
  → L'offerta appare automaticamente in Offerte Ricevute

Tu confronti le offerte ricevute:
→ Controlla: prezzo unitario, lead time consegna, termini pagamento, qualità offerta
→ Seleziona il vincitore → approva offerta → converti in OdA
→ Gli altri fornitori ricevono notifica di rifiuto (opzionale)

Workflow 2 — Negoziazione e creazione contratto quadro

Fornitore da cui acquisti frequentemente articoli della stessa categoria
→ Analizza storico ordini (volume, frequenza, valore annuo)
→ Negozia: prezzo unitario a volume diversi, termini pagamento, SLA consegna
→ Acquisti → Contratti → Aggiungi
→ Compila: fornitore, categoria, articoli, prezzi negoziati, periodo, condizioni
→ Allega contratto firmato (PDF)
→ Aggiorna prezzi nel Catalogo Articoli Fornitore

D'ora in poi:
→ L'Addetto crea OdA direttamente ai prezzi contrattuali
→ Vieni avvisato quando il contratto scade → rinnova o recedi

Workflow 3 — Qualificazione nuovo fornitore

Identifichi un potenziale fornitore per una categoria
→ Acquisti → Fornitori → Aggiungi
→ Compila dati di base: nome, P.IVA, indirizzo, contatto, condizioni
→ Allega: certificato iscrizione, attestazione qualità (ISO, ecc.)
→ Attiva accesso Portale (scheda Contatti) → il fornitore riceve le credenziali

RdO pilota:
→ Includi il nuovo fornitore nella prima RdO di quella categoria
→ Valuta offerta, tempi di risposta, qualità proposta
→ Se vince → OdA pilota → valuta la consegna → aggiungi ai fornitori preferiti

Catalogo articoli fornitore:
→ Acquisti → Catalogo Articoli Fornitore → Aggiungi
→ Mappa gli articoli interni agli SKU e prezzi di questo fornitore
→ Sui futuri ordini, l'Addetto vede automaticamente il prezzo e SKU corretto

Workflow 4 — Rinnovo contratto in scadenza

Alert: contratto scade tra 60 giorni
→ Analizza le performance del fornitore negli ultimi 12 mesi:
  - Consegne nei tempi (% ordini con ETA rispettata)
  - Qualità consegnata (numero note di debito emesse)
  - Reattività sul portale (tempo medio di conferma OdA)
→ Se performance buona: negozia il rinnovo direttamente (con eventuali aggiornamenti prezzi)
→ Se performance scarsa: lancia RdO competitiva per la categoria
→ Aggiorna il contratto o creane uno nuovo → allega documento firmato
→ Aggiorna prezzi nel Catalogo Articoli Fornitore

Confronto offerte — cosa analizzare

Quando hai più offerte sulla stessa RdO, non guardare solo il prezzo. Valuta in modo completo:

Un fornitore con il prezzo più basso ma 45 giorni di lead time potrebbe costare più di uno il 5% più caro che consegna in 5 giorni, se hai livelli di scorta critici.

Indicatori chiave

Consigli pratici

Lancia la RdO con una scadenza di risposta realistica. I fornitori hanno bisogno di almeno 3–5 giorni per offerte complesse. Una scadenza troppo breve riduce la partecipazione e la qualità delle offerte.

Documenta il motivo della selezione. Quando selezioni il vincitore, aggiungi una nota nella piattaforma con la motivazione — non solo il prezzo, ma anche condizioni e storico. Arriveranno audit e dispute interne.

Aggiorna i prezzi nel Catalogo immediatamente dopo la negoziazione. Se l'Addetto crea un OdA con il vecchio prezzo, generi una discrepanza sulla fattura del fornitore.

Non creare un contratto per ogni fornitore. I contratti quadro hanno senso per fornitori con > 6 transazioni/anno o valori elevati. Per acquisti occasionali, RdO + OdA è sufficiente.