Einkäufer — Beschaffungsspezialist

Abteilung: Einkauf
Ebene: Senior-Ebene
Hauptziel: Bestes Preis-Qualitäts-Lieferzeit-Verhältnis durch strukturierte Beschaffung und rigorose Lieferantenauswahl

Was diese Rolle tut

Der Einkäufer ist der strategische Kern der Beschaffung — organisiert Lieferantenwettbewerb durch RFQs, vergleicht Angebote, wählt den Gewinner aus, verhandelt Rahmenverträge und hält den Artikel- und Lieferantenkatalog aktuell. Er arbeitet mit bestehenden Lieferanten und sucht neue für die von ihm verwalteten Kategorien.

Täglich genutzte Module

Wöchentliche Routine

Montag — Beschaffungsplanung

1. Offene RFQs ohne vollständiges Angebot prüfen → Lieferanten kontaktieren, die nicht geantwortet haben
2. In 60 Tagen ablaufende Verträge prüfen → Verlängerungen planen
3. Häufig gekaufte Artikel ohne Rahmenvertrag identifizieren → Kandidaten für Verhandlung

Täglich — Angebote bearbeiten und auswählen

4. Erhaltene Angebote → neue Angebote vergleichen und auswählen
5. Für jeden RFQ mit allen erhaltenen Angeboten → nach Preis, Lieferzeit, Konditionen vergleichen → Gewinner auswählen → in Bestellung umwandeln
6. Den Sachbearbeiter benachrichtigen, die Bestellung auszustellen (oder selbst ausstellen)

Regelmäßig — Katalog und Lieferanten

7. Verhandelte Preise im Lieferantenartikelkatalog nach jeder Verhandlung aktualisieren
8. Neu qualifizierte Lieferanten mit allen Daten und Dokumenten in Lieferanten aufnehmen
9. Kategorien und Attribute prüfen — sicherstellen, dass neue Artikel korrekt klassifiziert sind

Wichtigste Arbeitsabläufe

Arbeitsablauf 1 — Wettbewerbsfähige Beschaffung per RFQ

Beschaffungsbedarf (aus genehmigter Anforderung oder eigener Initiative)
→ Einkauf → RFQ → Hinzufügen
→ Ausfüllen: Artikel, Mengen, Antwortfrist
→ Eingeladene Lieferanten auswählen (mind. 2-3 aus derselben Kategorie)
→ Senden → Lieferanten erhalten Benachrichtigung

Lieferanten antworten im Portal:
  → Angebot mit Preisen, Konditionen, Gültigkeitsdatum erstellen
  → Angebot erscheint automatisch in Erhaltene Angebote

Eingegangene Angebote vergleichen:
→ Prüfen: Stückpreis, Lieferzeit, Zahlungsbedingungen, angebotene Qualität
→ Gewinner auswählen → Angebot genehmigen → in Bestellung umwandeln
→ Andere Lieferanten erhalten Ablehnungsbenachrichtigung (optional)

Arbeitsablauf 2 — Rahmenvertrag verhandeln und erstellen

Lieferant, von dem häufig Artikel der gleichen Kategorie gekauft werden
→ Bestellhistorie analysieren (Volumen, Häufigkeit, Jahreswert)
→ Verhandeln: Stückpreise bei verschiedenen Mengen, Zahlungsbedingungen, Lieferzeit-SLA
→ Einkauf → Verträge → Hinzufügen
→ Ausfüllen: Lieferant, Kategorie, Artikel, verhandelte Preise, Laufzeit, Bedingungen
→ Unterzeichneten Vertrag anhängen (PDF)
→ Preise im Lieferantenartikelkatalog aktualisieren

Zukünftig:
→ Sachbearbeiter erstellt Bestellungen direkt zu Vertragspreisen
→ Sie werden benachrichtigt, wenn Vertrag abläuft → verlängern oder kündigen

Arbeitsablauf 3 — Neuen Lieferanten qualifizieren

Potenziellen Lieferanten für eine Kategorie identifizieren
→ Einkauf → Lieferanten → Hinzufügen
→ Basisdaten ausfüllen: Name, Steuernummer, Adresse, Kontakt, Konditionen
→ Anhängen: Handelsregistereintrag, Qualitätsnachweise (ISO etc.)
→ Portalzugang aktivieren (Tab Kontakte) → Lieferant erhält Zugangsdaten

Pilot-RFQ:
→ Neuen Lieferanten in erstes RFQ der Kategorie einbeziehen
→ Angebot, Reaktionszeit, Angebotsqualität bewerten
→ Bei Gewinn → Pilot-Bestellung → Lieferung bewerten → zu bevorzugten Lieferanten hinzufügen

Lieferantenartikelkatalog:
→ Einkauf → Katalog → Hinzufügen
→ Interne Artikel auf Artikelnummern und Preise dieses Lieferanten abbilden
→ Sachbearbeiter sieht bei zukünftigen Bestellungen automatisch den richtigen Preis

Arbeitsablauf 4 — Auslaufenden Vertrag verlängern

Hinweis: Vertrag läuft in 60 Tagen ab
→ Lieferantenperformance der letzten 12 Monate analysieren:
  - Pünktliche Lieferungen (% Bestellungen mit eingehaltenem ETA)
  - Gelieferte Qualität (Anzahl ausgestellter Lastschriften)
  - Reaktionsfähigkeit im Portal (durchschnittliche PO-Bestätigungszeit)
→ Bei guter Performance: direkt Verlängerung verhandeln (ggf. mit Preisaktualisierungen)
→ Bei schlechter Performance: Wettbewerbs-RFQ für Kategorie starten
→ Vertrag aktualisieren oder neuen erstellen → unterzeichnetes Dokument anhängen
→ Preise im Lieferantenartikelkatalog aktualisieren

Angebotsvergleich — was analysieren

Bei mehreren Angeboten auf demselben RFQ nicht nur den Preis betrachten. Vollständig bewerten:

Ein Lieferant mit dem niedrigsten Preis aber 45-tägiger Lieferzeit kann teurer sein als einer, der 5% teurer ist aber in 5 Tagen liefert, wenn Sie kritische Lagerbestände haben.

Kennzahlen

Praktische Tipps

RFQ mit realistischer Antwortfrist starten. Lieferanten brauchen mindestens 3-5 Tage für komplexe Angebote. Zu kurze Frist reduziert Beteiligung und Angebotsqualität.

Auswahlgrund dokumentieren. Bei Gewinner-Auswahl eine Notiz in der Plattform mit Begründung hinterlegen — nicht nur Preis, sondern auch Konditionen und Geschichte. Audits und interne Streitigkeiten werden auftreten.

Preise im Katalog sofort nach Verhandlung aktualisieren. Wenn der Sachbearbeiter eine Bestellung zum alten Preis erstellt, entsteht eine Diskrepanz bei der Lieferantenrechnung.

Nicht für jeden Lieferanten einen Vertrag erstellen. Rahmenverträge sind sinnvoll für Lieferanten mit > 6 Transaktionen/Jahr oder hohen Werten. Bei gelegentlichen Einkäufen reichen RFQ + Bestellung.