Recruiter

Abteilung: HR & Personalwesen
Ebene: Operativ
Hauptziel: Die richtigen Kandidaten gewinnen und auswählen — vom Einstellungsbedarf bis zum ersten unterzeichneten Vertrag

Was diese Rolle tut

Der Recruiter verwaltet den gesamten Talent-Akquisitionszyklus in CRMconnect: erstellt Rekrutierungsvorschläge, startet Kampagnen, verfolgt Kandidaten durch die Pipeline, plant Vorstellungsgespräche und übergibt den neuen Mitarbeiter nach Vertragsunterzeichnung an den HR-Spezialisten. Er arbeitet mit einem direkt in das CRM integrierten ATS — keine separaten externen Systeme.

Täglich genutzte Module

Kandidaten-Pipeline — Status und Aktionen

Tagesablauf

Morgens — Pipeline-Review

1. Rekrutierung → Kandidaten → je aktiver Kampagne filtern → nach Status sortieren
2. Neue Kandidaten (Status 1 — Application) von gestern → Lebensläufe prüfen → zu 2 oder ablehnen
3. Kandidaten mit Status 3 (Interview) mit heutigem Gespräch → mit Interviewer bestätigen dass vorbereitet
4. Kandidaten mit Status 5 (Send Offer) ohne Antwort > 3 Tage → nachfassen

Tagsüber

5. Neue Vorstellungsgespräche aus Planungsmodul planen
6. Notizen aus abgeschlossenen Gesprächen dokumentieren
7. Status jedes Kandidaten nach Interaktionen aktualisieren

Wichtigste Arbeitsabläufe

Arbeitsablauf 1 — Neue Stelle öffnen (End-to-End)

Abteilungsleiter identifiziert Einstellungsbedarf
       ↓
Rekrutierung → Vorschläge → Hinzufügen:
  - Position (Stelle)
  - Abteilung
  - Anzahl benötigter Stellen
  - Zeitraum: Start–Enddatum
  - Budgetbegründung
  → Vorschlag zur Managementgenehmigung gesendet
       ↓
Vorschlag genehmigt → Neue Kampagne:
  - Stellentitel + detaillierte Beschreibung
  - Verbreitungskanäle (LinkedIn, eJobs, intern)
  - Bewerbungslink (falls extern) oder internes Formular
       ↓
Lebensläufe erhalten → Kandidaten hinzugefügt → Aktive Pipeline

Arbeitsablauf 2 — Kandidat durch Pipeline führen

Lebenslauf erhalten → Kandidat hinzugefügt (Status: 1 - Application)
       ↓
Lebenslauf prüfen:
  ├── Nicht geeignet → Non-Elect (7) + Dankes-E-Mail
  └── Vielversprechend → Potential (2)
       ↓
Telefon-Vorauswahl (10-15 Min.):
  - Verfügbarkeit, Gehaltsvorstellung, Motivation, Schlüsselerfahrung
  ├── Nicht geeignet → Non-Elect (7)
  └── Geeignet → Interview (3) → Gespräch planen
       ↓
Persönliches / Video-Gespräch:
  - Beurteilungsformular in Plattform ausfüllen
  - Kriterien: fachliche Kompetenzen, Soft Skills, kulturelle Passung, Gehalt
  ├── Nicht bestanden → Non-Elect (7) + freundliche E-Mail
  └── Bestanden → Won Interview (4)
       ↓
Abschlussgespräch mit einstellendem Manager:
  ├── Abgelehnt → Non-Elect (7)
  └── Angenommen → Send Offer (5)
       ↓
Formelles Angebots-E-Mail an Kandidaten:
  - Gehalt, Benefits, Startdatum, Bedingungen
  ├── Lehnt Angebot ab → Unanswer (8) → anderen Kandidaten reaktivieren
  └── Akzeptiert → Elect (6) → Personal automatisch erstellt → an HR-Spezialisten übergeben

Rekrutierungskanäle — Was konfigurieren

Wo: /admin/recruitment/recruitment_channel

Quellen definieren aus denen Kandidaten kommen:

• LinkedIn (organisch + bezahlt)
• eJobs, BestJobs, Stepstone
• Interne Empfehlung (Employee Referral)
• Unternehmenswebsite
• Hochschulen / Partnerschaften
• Externe Personalvermittlungsagentur

Jeder Kandidat hat einen zugehörigen Kanal → am Ende berechnen: Kosten je Einstellung je Kanal, Kandidatenqualität je Quelle.

Kennzahlen

Praktische Tipps

Kandidatenstatus am selben Tag wie die Interaktion aktualisieren. Eine nicht aktualisierte Pipeline ist schlimmer als keine — Entscheidungen werden auf Basis falscher Informationen getroffen.

Abgelehnten Kandidaten Dankes-E-Mail senden. Technisch nicht obligatorisch, aber wesentlich für den Arbeitgeberruf. Der heute abgelehnte Kandidat könnte morgen Ihr Kunde sein.

Ablehnungsgrund dokumentieren. Nicht „nicht geeignet" — sondern „erwartetes Gehalt 2,5x das verfügbare Budget" oder „keine Erfahrung in X". Aggregierte Daten helfen Stellenbeschreibungen zu verbessern.

Kandidaten nicht länger als 5 Tage ohne Aktivität in Interview- oder Won-Interview-Status lassen. Ein guter Kandidat hat andere Angebote auf dem Tisch. Wenn nicht schnell entschieden werden kann, explizit einen Termin kommunizieren.