Account Executive — Vertriebsmitarbeiter
Abteilung: Vertrieb
Ebene: Operativ
Primäres Ziel: Deals abschließen — von der qualifizierten Opportunity bis zum unterzeichneten Vertrag und ausgestellter Rechnung
Was diese Rolle tut
Der Account Executive übernimmt qualifizierte Opportunities vom SDR und führt sie zum Abschluss. Er erstellt kommerzielle Angebote, verhandelt, stellt Aufträge aus, wandelt diese in Rechnungen um und pflegt die Beziehung nach dem Verkauf. Er trägt die unmittelbare Verantwortung für den generierten Umsatz.
Täglich genutzte Module
| Modul | Wo zu finden | Wofür Sie es nutzen |
|---|---|---|
| Opportunities | CRM → Opportunities | Primäre Warteschlange — aktive Deals |
| Clients | CRM → Clients | Vollständige Beziehungshistorie |
| Proposals | Vertrieb → Angebote | Kommerzielle Angebote erstellen und versenden |
| Proformas | Vertrieb → Proformas | Vorabrechnungsdokumente für Anzahlungen |
| Sales Orders | Vertrieb → Aufträge | Den akzeptierten Auftrag bestätigen |
| Contracts | CRM → Verträge | Vereinbarung unterzeichnen und archivieren |
| Sales Commission | Vertrieb → Provision | Eigene Verdienste verfolgen |
| Price Lists | Vertrieb → Preise | Für den Kunden gültige Preise prüfen |
| Loyalty | CRM → Loyalty | Mitgliedschaftsstufe des Kunden prüfen |
| SmartCRM | CRM → SmartCRM | Datensynchronisation mit externen Systemen |
Tagesablauf
Morgens — Pipeline-Review
- Opportunities öffnen → nach Eigentümer = ich filtern → nach voraussichtlichem Abschlussdatum sortieren
- Deals identifizieren, die diesen Monat abgeschlossen werden sollen — was fehlt noch, um sie voranzubringen?
- Gesendete Angebote prüfen, die nach > 3 Tagen nicht geöffnet wurden → nachfassen
Tagsüber — Deals vorantreiben
- Die Opportunity-Phase nach jeder wesentlichen Interaktion aktualisieren
- Neue Angebote für Opportunities erstellen, die die Phase „Angebot" erreichen
- Akzeptiertes Angebot in Auftrag umwandeln → in Rechnung umwandeln
Wöchentlich — Account-Review
- Historie jedes aktiven Kunden prüfen: überfällige Rechnungen, Verträge, die in 60 Tagen ablaufen
- Upsell-Möglichkeiten auf Basis früherer Aufträge identifizieren
Wichtigste Arbeitsabläufe
Arbeitsablauf 1 — Opportunity bis Rechnung (Standardzyklus)
Opportunity vom SDR erhalten
→ Anforderungsanalyse + Preischeck (Price Lists)
→ Angebot erstellen → An Kunden senden
→ Kunde öffnet Angebot → Telefonisches/schriftliches Nachfassen
→ Angebot akzeptiert → In Auftrag umwandeln
→ Auftrag bestätigt → In Rechnung umwandeln
→ Rechnung gesendet → Zahlung überwachen
Arbeitsablauf 2 — Komplexer Deal mit Vertrag
Hochwertige Opportunity (z. B. > 10.000 RON)
→ Detailliertes Angebot mit Begleitschreiben
→ Konditionen verhandeln → Proforma ausstellen (wenn Anzahlung gewünscht)
→ Anzahlung eingegangen → Vertrag erstellen → Unterzeichnen
→ Lieferung → Auftrag → Schlussrechnung
Arbeitsablauf 3 — Bestehender Kunde, Folgeauftrag
Kunde ruft an/schreibt mit einem neuen Auftrag
→ Historie in Clients prüfen (was wurde früher gekauft)
→ Die dem Kunden zugeordnete Preisliste prüfen
→ Auftrag direkt anlegen (kein Angebot erforderlich)
→ Bestätigen → Rechnung
Zu verfolgende Kennzahlen
| Kennzahl | Bedeutung | Wo nachverfolgen |
|---|---|---|
| Aktiver Pipeline-Wert | Summe offener Opportunities | Opportunities → Wertspalte |
| Win Rate | % gewonnener Opportunities von allen abgeschlossenen | Vertriebsberichte |
| Durchschnittliche Deal-Größe | Durchschnittswert je gewonnener Opportunity | Sales Overview |
| Verkaufszyklusdauer | Tage von der Opportunity-Erstellung bis zum Gewinn | Pipeline-Berichte |
| Aufgelaufene Provision diesen Monat | Bisheriger Verdienst | Vertrieb → Provision |
Wie die Provision funktioniert
Die Provision wird automatisch auf Basis der vom Manager festgelegten Provisionsrichtlinie berechnet:
- Berechnungsgrundlage: Wert der ausgestellten oder bezahlten Rechnung (je nach Richtlinie)
- Typen: fester Prozentsatz, gestaffelt, Beschleuniger bei Quotenüberschreitung
- Transparenz: Sie sehen die Aufläufe in Echtzeit unter Vertrieb → Provision
- Auszahlung: Manager genehmigt und exportiert die Abrechnung am Monatsende unter Provision → Provisionszahlung
Praktische Tipps
Phase sofort nach jedem Meeting aktualisieren. Eine Pipeline, die die Realität widerspiegelt, ermöglicht korrekte Priorisierung. Nicht aktualisierte Phasen beeinträchtigen Ihre Prognose und die Ihres Managers.
Die Benachrichtigung über geöffnete Angebote nutzen. Wenn der Kunde das Angebot öffnet, erhalten Sie eine Benachrichtigung — das ist der optimale Zeitpunkt für einen Nachfass-Anruf, nicht erst am nächsten Tag.
Preisliste vor dem Angebot prüfen. Jeder Kunde kann eine andere Preisliste haben. Ein Angebot mit falschem Preis verursacht Probleme bei der Rechnungsstellung.
Keine Rechnung direkt aus dem Angebot ausstellen, wenn auch ein Vertrag vorhanden ist. Der korrekte Ablauf lautet: Angebot → Auftrag → Vertrag (falls zutreffend) → Rechnung. Rückverfolgbarkeit ist bei Prüfungen entscheidend.
Folgen Sie sofort nach, wenn Sie eine Angebotsöffnungs-Benachrichtigung erhalten — dieser Moment ist das optimale Fenster für einen Anruf, während Sie noch präsent sind.
Wandeln Sie ein Angebot nicht direkt in eine Rechnung um, wenn ein Vertrag auch betroffen ist. Der korrekte Ablauf ist Angebot → Auftrag → Vertrag → Rechnung.